Committee of the Whole Agenda Preview — April 23, 2026

Summary

One-sentence summary: The April 23, 2026, meeting at 10:15 AM considers the purchase of three new ambulances to replace aging fleet vehicles and addresses a request from the Association of Ontario Roads Supervisors (AORS) for provincial legislation amendments to protect road workers against unsafe working conditions in Oro-Medonte and East Zorra Tavistock. The agenda also reviews a tender award for the reconstruction of Structure 900-363, a motor grader procurement from Toromont Cat, and a minor exemption application for tree clearing at Marlane Farms. Additionally, the meeting evaluates a proposal to implement a Social Point digital engagement platform to centralize communication between the County and member municipalities. The Western Ontario Wardens Caucus update highlights representation across 15 municipalities serving 1.6 million residents and 250,000 businesses, with 90% of the area being rural. Staff indicate that a decision regarding the AORS legislation amendment remains under evaluation.

On April 23, 2026, the Committee of the Whole for Grey County convened to consider infrastructure repairs, fleet modernization, and labor safety requests. The meeting opened with a priority update from Kate Burns Gallagher of the Western Ontario Wardens Caucus, highlighting representation across 15 municipalities. The committee reviewed the consent agenda, which included the award of a tender for the reconstruction of Structure 900-363 and the procurement of a new motor grader. Financial adjustments to the motor grader procurement account for delays in receiving previous equipment. Operational reporting continued with a review of the first-quarter purchasing report for 2026. A significant portion of the discussion focused on public safety, specifically a staff recommendation to purchase three new ambulances. Additionally, the committee considered a formal request from AORS seeking provincial legislation amendments to address unsafe working conditions affecting road workers in Oro-Medonte and East Zorra Tavistock. The session also featured an update on digital engagement platforms intended to enhance inter-municipal communication and a consideration of a minor exemption for invasive species removal at Marlane Farms. Minutes from a joint meeting with other municipalities, held on April 16, 2026, were reviewed.

Top Newsworthy Developments

Key Topics & Sections

Full Transcript

Page 6 of 165  


WHO WE ARE  
‣ 15 Upper and Single Tier   
Municipalities   
‣ 300 Communities,   
117 municipalities   
‣ More than   
1.6 million residents  
‣ 250, 000 businesses   
‣ 1⁄2 million square kilometers  
‣ 90% rural

Page 25 of 165  


1.   
Lancoa Contracting Inc.   
\$714,413.33   
2.   
2274084 Ontario Ltd. o/a GMP Contracting   
\$1,132,520.97   
3.   
E.C. King Contracting   
\$1,319,878.81   
   
The anticipated project window for the construction works is between July 6, 2026, and October   
9, 2026, based on the Contractor’s proposed schedule. There are two property owners who   
currently live on the west side of the existing structure and have no other means of access to   
their property outside of this structure. In order to provide these property owners with continued   
access to their property, the existing structure will be maintained in place throughout   
construction until the new structure is in place and the existing one can be removed.    
The project includes the following work:   
•   
Replacement of Bridge No. 900-363 with a single-span structural plate corrugated   
steel pipe (SPCSP) open-footing box culvert on a new alignment   
•   
Removal of existing bridge structure   
•   
Earth and rock excavation    
•   
Construction of cast-in-place reinforced concrete footings with dowels into bedrock   
•   
Fabrication, delivery, offloading, and installation of the SPCSP box culvert   
•   
Placement of waterbody aggregate and rip rap   
•   
Installation of mechanically stabilized earth (MSE) retaining walls   
•   
Backfilling of SPCSP box culvert and MSE walls   
•   
Temporary flow passage, environmental protection, erosion and sediment control   
•   
Roadway reconstruction and paving   
•   
Temporary traffic control    
•   
Supply & Installation of steel beam guiderail & end treatments   
•   
Reinstatement and landscaping of existing alignment   
Financial and Resource Implications   
*Project Funding  *  
**Item **  
**Excluding HST **  
**Net HST **  
**Approved Total Project Budget**   
** **   
**\$1,377,500.00**   
Tender Award Amount   
\$714,413.33   
\$726,987.00   
Construction Contingency (15%)   
\$107,162.00   
\$109,048.05   
Contract Administration and Inspection    
\$52,800.00   
\$53,729.28   
TR-CW-19-26    
2   
April 23, 2026   
Page 26 of 165  


**Total Tender Projected Costs**   
**\$874,375.33**   
**\$889,764.34**   
Project Surplus** **  
**  **  
\$487,735.66** **  
   
The Reconstruction of Structure 900-363 project was budgeted to utilize \$1,377,500.00 from the   
Transportation Services Major Capital Reserve. The total projected surplus is \$487,735.66, after   
the HST rebate, or 35.41% of the budgeted amount. As the project is fully funded from the   
reserve, the projected surplus will be available for future eligible projects and does not create a   
surplus to the tax levy.   
The 15.0% percent contingency is being applied to cover off possible fluctuations in the Asphalt   
Cement Index, the potential of imposed tariffs, and any unexpected field issues.   
Relevant Consultation   
☐   
Internal (list)   
☐   
AODA Compliance (describe)   
☐   
Contribution to Climate Change Action Plan Targets: Reconstruction of structures   
provides an opportunity to review construction methods and material selection with an   
eye on reducing emissions.   
☐   
External (list)   
Appendices and Attachments   
Structure 900-363 Replacement – Tender Award Report   
RFT-TS-13-26 Site Location Map – Structure 900-363   
   
   
TR-CW-19-26    
3   
April 23, 2026   
Page 27 of 165  


   
TR-CW-19-26    
4   
April 23, 2026   
Page 28 of 165  


   
TR-CW-19-26    
5   
April 23, 2026   
Page 29 of 165  


   
Committee Report   
**To**:   
Warden Matrosovs and Members of Grey County Council   
**Committee Date**:   
April 23, 2026   
**Subject / Report No**:   
TR-CW-21-26   
**Title**:   
Award of Contract to Purchase Motor Grader   
**Prepared by**:   
Shaun Anthony, Operations Manager   
**Reviewed by**:   
Pat Hoy, Director of Transportation Services    
Mike Alguire, Purchasing Manager   
**Lower Tier(s) Affected**:   
None   
Recommendation   
**1.  That report TR-CW-21-26 containing the quotation results for the award of a motor **  
**grader be received; and  **  
**2.  That the contract be awarded to Toromont Cat – Grey County / Owen Sound for a **  
**total amount of \$643,700.00, excluding HST.  **  
Executive Summary   
The request for quote for the provision of one 224 hp motor grader was sought through the   
Canoe Procurement Group of Canada, Contract: 011723-CAT. The quote came from Toromont   
Cat – Grey County / Owen Sound, a local dealer. The quote includes various attachments   
including but not limited to a snow package and one-way Viking plow. This procurement was   
included in the 2026 budget and 10-year capital plan and is a relatively like-for-like replacement   
of a 17-year-old unit. This report recommends that the supply contract be awarded to Toromont   
Cat – Grey County / Owen Sound for a total amount of \$643,700.00, excluding HST. As per the   
County’s Purchasing Policy, Council approval is required for purchases over \$500,000.00.   
Background and Discussion   
Transportation Services and Finance staff sought a quote through the Canoe Procurement   
Group of Canada Program, Contract: 011723-CAT. “Canoe” is a Canadian public sector buying   
group and not-for-profit organization serving over 6,000 municipalities, public sector entities and   
not-for profit organizations across Canada. Canoe’s procurement offers trade-compliant   
contracts already competitively tendered on the public sector’s behalf. The County’s Purchasing   
Policy permits the County’s participation in group purchasing opportunities with Canoe.* *  
TR-CW-21-26    
1   
April 23, 2026

Page 30 of 165  


A quote for a 224 hp motor grader was received from Toromont Cat – Grey County / Owen   
Sound in the amount of \$643,700.00 (excluding HST). The vendor has also provided a trade in   
value of \$104,000.00 for the used 2008 CAT 160M. * *  
As per section 11.2 of the Purchasing Policy, Grey County’s member municipalities will have the   
opportunity to purchase the motor grader being replaced once the new grader has been   
received (estimated September 2026). Appropriate reserve bids are placed on equipment when   
offered for sale. If no bids are received or the reserve bid is not met, the equipment will proceed   
to a public auction. Similarly, if no bids are received or the reserve bid is not met at the public   
auction, the equipment will be traded in for the above-noted amount. In this case, the reserve   
bid will be the quoted trade in value of \$104,000.00.* *  
*Canoe Contract 011723-CAT Quote Results *  
**Bid Amount  **  
**\# **  
**Name of Bidder **  
**(Excluding HST) **  
1.  Toromont Cat – Grey County / Owen Sound   
\$643,700.00   
Financial and Resource Implications   
*Project Funding  *  
**Item **  
**Excluding HST **  
**Net HST **  
Approved Total Project Budget   
   
\$663,000.00   
Tender Award Amount   
\$643,700.00   
\$655,029.12    
Estimated Sale of Used   
   
(\$104,000.00)   
Estimated Required Transfer from Reserve   
   
\$551,029.12   
Budget Transfer from Reserve   
   
\$561,700.00   
   
Project expenditures are under budget by \$7,970.88 and the estimated sale price is \$2,700.00   
higher than budgeted. This will result in \$10,670.88 less being withdrawn from the   
Transportation Services Equipment Replacement Reserve than budgeted and therefore does   
not generate a surplus.    
The Transportation Services Equipment Replacement Reserve is evaluated annually when   
estimating future replacement costs. The Transportation Services Equipment Replacement   
Reserve has a balance at December 31, 2025, of \$2,299,175.42 and a projected ending   
balance at December 31, 2026, of \$172,075.42. A higher amount than usual is being transferred   
from reserve in 2026 due to delays in receiving replacement tandems in 2024 and 2025.   
TR-CW-21-26    
2   
April 23, 2026   
Page 31 of 165  


Relevant Consultation   
☒   
Internal (list)   
☒   
Finance   
☐   
External (list)   
Appendices and Attachments   
None.    
TR-CW-21-26    
3   
April 23, 2026   
Page 32 of 165  


   
Committee Report   
**To**:   
Warden Matrosovs and Members of Grey County Council   
**Committee Date**:   
April 23, 2026   
**Subject / Report No**:   
PDR-CW-15-26   
**Title**:   
Marlane Farms Minor Exemption   
**Prepared by**:   
Sarah Johnson, Trails and Forestry Coordinator     
**Reviewed by**:   
Scott Taylor, Director of Planning   
**Lower Tier(s) Affected**:   
Township of Chatsworth   
Recommendation   
**1.  That report PDR-CW-15-26 be received; and   
2.  That the application for minor exemption under the County’s Forest Management **  
**By-law for Part of Lot 54, Concession 2 EGR, geographic Township of Holland,   
now in the Township of Chatsworth, municipally known as 395656 Concession** **2,   
be approved.  **  
Executive Summary   
The County received a minor exemption application under the County’s Forest Management By-  
law in February 2026 to clear woodlands consisting of approximately 1.4 hectares (3.5 acres) of   
Scots Pine including a small area of Basswood, Sugar Maple and White Elm. The purpose of   
the clearing is for agricultural purposes. County staff are recommending approval of this minor   
exemption application.   
Background and Discussion   
An application for a minor exemption was received for clear-cutting in a woodland under the   
County’s Forest Management By-law. The application is seeking approval to clear   
approximately 1.4 hectares (3.5 acres) of Scots Pine including a small area of Basswood, Sugar   
Maple and White Elm. Map 1 below shows the subject lands, and those lands proposed for   
clearing.   
The subject lands are located at Part of Lot 54, Concession 2 EGR, geographic Township of   
Holland, now in the Township of Chatsworth, municipally known as 395656 Concession 2. The   
majority of the property is farmed and cleared fields, with some woodlands and the total size of   
the property is 41.2 hectares (101.7 acres). As noted above, this application seeks to clear   
approximately 1.4 hectares for agricultural purposes. Surrounding the subject lands are mainly   
farmed and forested lands.    
PDR-CW-15-26    
1   
April 23, 2026

Page 33 of 165  


In the County official plan, this property is designated as ‘Rural’ and ‘Hazard Lands’ on   
Schedule A. The subject lands have a small portion designated as ‘Aggregate Resource Area’   
on Schedule B to the official plan. This proposed tree clearing does not have any impact on the   
aggregate resources on-site. Portions of the subject lands are mapped as ‘significant   
woodlands’ and ‘other wetlands’ on Appendix B to the official plan.  The proposed clearing   
doesn’t occur within the significant woodlands or other wetlands. This application has been   
reviewed and supported by Saugeen Valley Conservation Authority (SVCA) and Planning   
Ecology staff, and a summary of their comments has been included below.   
   
*Map 1 – Proposed area for tree removal *  
The County’s climate change action plan, Going Green in Grey, promotes tree planting across   
the County, including setting tree planting targets. The County’s current Forest Management By-  
law predates Going Green in Grey. The County’s by-law is currently under review. One of the   
objectives of this review is to consider the by-law’s relationship to other County plans and   
strategies such as Recolour Grey, the County official plan, and Going Green in Grey, the   
climate change action plan. Strictly speaking this minor exemption application is being tested   
against the current forest management by-law. Staff are however cognizant that the future   
updated by-law may consider woodland clearing differently, including possibly considering   
replanting plans or offsetting approaches.    
PDR-CW-15-26    
2   
April 23, 2026   
Page 34 of 165  


Agency and Public Comments Received   
Under the County Forest Management By-law, adjacent landowners, conservation authorities,   
and municipalities are to be notified and/or consulted when a minor exemption application is   
received.    
Public Comments   
No public comments were received during the processing of this application.   
Agency Comments   
The SVCA, the Township of Chatsworth, the County’s Forestry By-law Enforcement Officer, and   
the County’s Planning Ecologist provided comments on this application. A summary of each of   
their comments is as follows:    
  SVCA staff have no concerns.   
  The County’s By-law Enforcement Officer does not have concerns with the removal of   
the trees. There would be minimal impact to the loss of the forested habitat given that   
the Scots Pine is not native to Canada, is prone to numerous diseases and limb failure,   
and is invasive in many situations. The smaller pocket of deciduous trees is separated   
from the existing forest by means of an active farm lane/field. Its removal would round off   
the field edge and could be considered a Normal Farming Practice.    
  The Township of Chatsworth had no concerns but noted that it was currently half load   
season and that those restrictions are in place until May 1, 2026.   
  The County’s Planning Ecologist noted that the property contains and/or is adjacent to   
significant woodlands, significant wildlife habitat, potential habitat for threatened and/or   
endangered species, and other wetlands. It is staff’s understanding that the proposed   
tree cutting will be of non-significant woodlands that provide no ecological benefit to   
surrounding woodlands. As such, it is staff’s opinion that the potential impact to natural   
heritage would be negligible.   
Based on the above, staff are recommending approval of the minor exemption application.   
Financial and Resource Implications   
None.   
Relevant Consultation   
☒   
Internal: Planning, Grey County By-law Enforcement Officer, Planning Ecology   
☒   
Contribution to Climate Change Action Plan Targets: see commentary in the   
report regarding the relationship between Going Green in Grey and the County’s   
current forest management by-law review.   
☒   
External: SVCA, Township of Chatsworth, and the public   
PDR-CW-15-26    
3   
April 23, 2026   
Page 35 of 165  


Appendices and Attachments   
None.    
PDR-CW-15-26    
4   
April 23, 2026   
Page 36 of 165  


   
Committee Report   
**To**:   
Warden Matrosovs and Members of Grey County Council   
**Committee Date**:   
April 23, 2026   
**Subject / Report No**:   
FR-CW-09-26   
**Title**:   
Quarterly Purchasing Report Quarter 1 2026   
**Prepared by**:   
Mike Alguire, Purchasing Manager   
Sherri Adams, Buyer   
**Reviewed by**:   
Mary Lou Spicer, Director of Finance   
**Lower Tier(s) Affected**:   
N/A   
Recommendation   
**1.  That Report FR-CW-09-26 regarding the quarterly purchasing report for Quarter 1 **  
**2026 be received for information.  **  
Executive Summary   
Grey County’s Purchasing Policy 7-9, as endorsed by County Council on December 12, 2024,   
through By-law 5209-24, gives Directors the authority to award items and services up to   
\$500,000 that have prior budget approval. This policy requires Directors to provide a summary   
of all purchases between \$75,000 and \$500,000 quarterly.   
Background and Discussion   
The attached chart summarizes all purchases made between \$75,000 and \$500,000 by   
departments between January 1, 2026, and March 31, 2026.   
Transportation   
**Contract **  
**Description **  
**\# of **  
**Awarded Bid **  
**Budget **  
**Awarded **  
**Bids **  
**Amount  **  
**Amount   
(excl. HST) **  
Milling and   
RFT-TS-20-26   
Hot Mix   
(joint tender with   
4   
E.C. King   
\$300,000   
\$271,121.30\*   
Asphalt   
Owen Sound)   
Paving   
   
Long Term Care   
FR-CW-09-26    
1   
April 23, 2026

Page 37 of 165  


**Contract **  
**Description **  
**\# of **  
**Awarded Bid  Budget **  
**Awarded **  
**Bids **  
**Amount  **  
**Amount   
(excl. HST) **  
Design   
Dillon   
RFP-LTC-01-26   
Consultant for   
3   
\$95,000   
\$92,000\*\*   
Consulting   
Rockwood   
   
Economic Development Tourism and Culture   
**Contract **  
**Description **  
**\# of **  
**Awarded Bid  Budget **  
**Awarded **  
**Bids **  
**Amount  **  
**Amount   
(excl. HST) **  
Roof   
Nedlaw   
RFT-EDTC-02-26   
Replacement   
5   
\$385,000   
\$302,607   
Roofing   
Section 4.0   
   
Chief Administrative Officer’s Office   
**Contract **  
**Description **  
**\# of **  
**Awarded Bid  Budget **  
**Awarded **  
**Bids **  
**Amount  **  
**Amount   
(excl. HST) **  
Consultant for   
Waste   
Dillon   
RFT-CAO-01-26   
4   
\$250,000   
\$216,320   
Management   
Consulting   
Study   
   
Community Services   
**Contract **  
**Description **  
**\# of **  
**Awarded Bid  Budget **  
**Awarded **  
**Bids **  
**Amount  **  
**Amount   
(excl. HST) **  
Roof   
RFT-HOU-03-26   
Replacement   
Integriland   
12   
\$200,000   
\$120,000   
Schedule 1   
41 Mark,   
Inc.   
Markdale   
FR-CW-09-26    
2   
April 23, 2026   
Page 38 of 165  


**Contract **  
**Description **  
**\# of **  
**Awarded Bid  Budget **  
**Awarded **  
**Bids **  
**Amount  **  
**Amount   
(excl. HST) **  
Roof   
RFT-HOU-03-26   
Replacement   
Integriland   
12   
\$350,000   
\$208,000   
Schedule 2   
208 Queen,   
Inc.   
Durham   
   
Legislated Requirements   
There are no legislated requirements.   
Legal Considerations    
There are no legal considerations.    
Financial and Resource Implications   
\* RFT-TS-20-26 was a joint tender with Owen Sound. Financials included here are for Grey   
County’s schedule only. Owen Sound will issue their own award for their schedule.   
\*\*RFP-LTC-01-26 funding approved through LTCR-CM-03-26 January 15, 2026 Long- Term   
Care Committee of Management report.   
Relevant Consultation   
☒   
Internal    
☐   
AODA Compliance    
☐   
Contribution to Climate Change Action Plan Targets    
☐   
External    
Appendices and Attachments   
None.    
FR-CW-09-26    
3   
April 23, 2026   
Page 39 of 165  


   
Committee Report   
**To**:   
Warden Matrosovs and Members of Grey County Council   
**Committee Date**:   
April 23, 2026   
**Subject / Report No**:   
PSR-CW-03-26   
**Title**:   
Purchase of 3 New Ambulances   
**Prepared by**:   
Kevin McNab, Director of Paramedic Services   
**Reviewed by**:   
Randy Scherzer, CAO    
**Lower Tier(s) Affected**:   
None    
Recommendation   
**1.  That Report PSR-CW-03-26 regarding ambulance purchases be received and that **  
**the purchase of three ambulances be awarded to TriStar Ambulances in the   
amount of \$743,148.00 plus HST; and **  
**2.  That three ambulances will be disposed of in accordance with the purchasing **  
**policy. **  
Executive Summary   
The approved 2026 capital budget includes funding for the replacement of three ambulances.   
This report seeks Council approval to proceed with an award of three ambulances to TriStar   
Ambulances in the amount of \$743,148.00 plus HST. In recent years, delivery delays from   
manufacturers have resulted in ambulances remaining in frontline service longer than planned,   
leading to higher mileage and increased maintenance and repair costs. Where possible ordering   
ambulances one year in advance continues to be recommended to support fleet reliability.   
PSR-CW-03-26    
1   
April 23, 2026

Page 40 of 165  


Background and Discussion   
Paramedic Services maintains a fleet of 19 ambulances that are replaced on a six-year   
cycle. At the time of replacement, these vehicles typically exceed 275,000 kilometers. In   
recent years, delivery delays from manufacturers have resulted in ambulances   
remaining in service longer than planned, leading to higher mileage and higher fleet   
maintenance and repair costs.  Looking to 2026 and beyond, ambulance delivery   
timelines are expected to improve; however, due to the current delivery time, ordering   
vehicles one year in advance will continue to be recommended where possible.   
The approved 2026 capital budget calls for the replacement of three ambulances. Three   
submissions were received in response to the ambulance tender, one of which was   
deemed non-compliant. The successful bidder was TriStar Ambulances of Nova Scotia.   
TriStar has a long history of supplying ambulances throughout Eastern Canada and   
began supplying vehicles to the Ontario market in 2025. The award price is \$247,716.00   
per vehicle, excluding HST.   
Based on the recommendation of the service’s mechanics, three ambulances will be   
identified for disposal. These vehicles will be disposed of in accordance with the   
County’s Purchasing and Disposal Policy.   
Legislated Requirements   
All ambulances purchased for use in the department must be certified compliant with   
the current Ontario Provincial Land Ambulance and Emergency Response Vehicle   
Standard (Version 7.0, November 2025).   
   
   
PSR-CW-03-26    
2   
April 23, 2026   
Page 41 of 165  


Financial and Resource Implications   
***Project Funding ***  
**Item**    
**Excluding HST**    
**Net HST**    
Approved Budget for 3 ambulances   
N/A   
\$818,964   
Tender Award Amount    
\$743,148   
\$756,227   
Estimated Sale of Used   
(\$31,578)   
(\$32,133)   
Total Project Costs   
\$711,570   
\$724,094   
**Project Surplus **  
**\$93,229 **  
**\$94,870 **  
   
The 2026 approved budget provides funding at a cost per vehicle of \$272,988, therefore the   
TriStar bid price is \$20,912 under budget per vehicle after the HST rebate is considered. This   
ambulance replacement capital project is funded by the Paramedic Services Equipment   
Reserve and is offset by proceeds from the sale of ambulances being replaced.  As a result, this   
results in a lower transfer from reserve than budgeted. The 2027-2036 capital forecast will be   
updated to reflect the adjustment in pricing.   
Relevant Consultation   
☒   
Internal: CAO, Finance   
   
PSR-CW-03-26    
3   
April 23, 2026   
Page 42 of 165  


   
   
**TOWNSHIP OF EAST ZORRA-TAVISTOCK **  
89 LOVEYS STREET, PO BOX 100 HICKSON, ONTARIO, N0J 1L0   
519-462-2697.[ WWW.EZT.CA .](http://www.ezt.ca/)[ EZT@EZT.CA ](mailto:EZT@EZT.CA)  
   
   
April 2, 2026   
** **  
**Re: Township of Oro-Medonte – Association of Ontario Road Supervisors Request for **  
**Provincial Legislation Amendments  **  
** **  
Please be advised that at their regular meeting on April 1, 2026, the Council of the Corporation   
of the Township of East Zorra-Tavistock carried the following resolution:   
   
   
Moved by Councillor Scott Zehr    
Seconded by Councillor Matthew Gillespie     
**THAT** Council supports the resolution from Township of Oro-Medonte regarding the Association   
of Ontario Road Supervisors request for Provincial Legislation Amendments to strengthen   
protections for municipal workers and contractors.   
**AND THAT** a copy of this resolution be sent to:   
•  The Premier of Ontario    
•  Michael Kerzner, Solicitor General of Ontario   
•  Jill Dunlop, Minister of Emergency Preparedness and Response   
•  Rob Flack, Minister of Municipal Affairs and Housing   
•  Prabmeet Sakaria, Minister of Transportation   
•  MPP Ernie Hardeman    
•  Association of Municipalities of Ontario (AMO)   
•  Association of Ontario Roads Supervisors (AORS)   
•  Ontario municipalities   
**CARRIED       **   
   
Please don’t hesitate to contact me if you have any questions or concerns.    
   
Yours truly,   
   
   
Meaghan Vader   
Corporate Initiatives Manager/Clerk   
[mvader@ezt.ca ](mailto:mvader@ezt.ca)   
** **  
Page 43 of 165  


   
   
   
   
   
March 13, 2026   
   
Hon. David Piccini   
Ministry of Labour, Immigration, Training and Skills Development   
14th Floor, 400 University Ave   
Toronto ON M7A 1T7   
   
**Re: Request for Provincial Legislation Amendments, Health and Safety Concerns **  
Dear Minister Piccini,   
At its meeting of Council on March 11, 2026, the Council of the Township of Oro-  
Medonte received correspondence from Association of Ontario Road Supervisors   
(AORS) regarding the above-mentioned request for support.   
The Township of Oro-Medonte fully supports AORS in their request, as our staff have,   
on numerous occasions, been subjected to abusive and aggressive behaviour from   
members of the public. We respectfully request your support in advancing measures   
that will strengthen protections for municipal workers and contractors. With provincial   
partnership, municipalities can better safeguard the individuals who work tirelessly to   
maintain critical services and keep our communities functioning safely.   
   
Sincerely,   
   
Mayor Randy Greenlaw   
   
   
Cc: Premier Doug Ford   
Hon. Michael Kerzner, Solicitor General of Ontario   
Hon. Jill Dunlop, Minister of Emergency Preparedness and Response   
Hon. Rob Flack, Minister of Municipal Affairs and Housing   
Page 44 of 165  


Hon. Prabmeet Sakaria, Minister of Transportation   
Hon. Todd McCarthy, Acting Minister of Infrastructure   
Doug Downey, MPP Barrie – Springwater - Oro-Medonte   
Association of Municipalities of Ontario (AMO)   
Association of Ontario Roads Supervisors (AORS)   
Ontario Municipalities   
Members of Oro-Medonte Council   
Page 45 of 165  


   
   
Minister of Labour, Immigration, Training and Skills Development David Piccini   
14th Floor, 400 University Avenue   
Toronto, ON M7A 1T7   
   
February 5, 2026   
Dear Minister Piccini,   
On behalf of Ontario’s municipal public works professionals, we are writing to raise an urgent health   
and safety concern that is increasingly placing municipal workers and subcontractors at risk while   
they maintain the critical infrastructure our communities rely on every day.   
While the Occupational Health and Safety Act establishes important protections against workplace   
hazards, it does not adequately address a growing and very real threat: unsafe working conditions   
created by interference, harassment, and dangerous actions from members of the public.   
Through consultations with AORS members across the province, we are hearing consistent and   
deeply troubling examples of escalating behaviour directed at municipal workers - particularly   
winter maintenance operators. These are not isolated incidents, but a pattern that is becoming   
increasingly normalized during significant weather events. Examples reported to AORS include:   
• An individual throwing a large chunk of ice at an active piece of municipal equipment while it was   
operating.   
• A resident threatening to kill a sidewalk plow operator.   
• A man climbing onto a snow plow and refusing to get off until the operator agreed to plow his road   
next.   
• Two municipal staff members being confronted, accosted, and aggressively yelled at in public -   
one at a gas station and another while simply standing in line for coffee - by individuals angry about   
road conditions that were not even under that municipality’s jurisdiction, as well as a mailbox that   
had been struck.   
• A voicemail left by a resident threatening to shoot a municipal plow driver with a shotgun the next   
time the street was plowed.   
• A resident angry about snow at the end of their driveway jumping in front of an active plow and   
refusing to move. The plow was delayed for over an hour during a major snow event, placing service   
levels and the municipality’s overall emergency response at risk. The situation was only resolved   
once supervisors and by-law officers arrived on scene.   
These incidents represent only a small sample of what municipal plow drivers and winter   
maintenance crews are experiencing across Ontario. What was once limited to disgruntled   
complaints has escalated into direct threats, physical interference, and dangerous confrontations   
that place workers, subcontractors, and the public at risk. This issue is becoming a systematic   
threat to municipal service delivery and is only amplified during significant weather events.    
Municipal workers and their contracted partners are responsible for maintaining roads, bridges,   
sidewalks, and other essential services - often in extreme weather and high-risk environments.   
When these workers are threatened or obstructed, it becomes not only a workplace safety issue,   
but a broader public safety concern. In some cases, conditions have become so unsafe that   
Page 46 of 165  


municipal staff and subcontractors have walked off job sites, jeopardizing timely service delivery   
during critical events.   
We respectfully ask the Province to consider the following changes:   
• Under the Emergency Management and Civil Protection Act, when a municipality declares a   
Significant Weather Event, municipal winter maintenance vehicles and operators - including   
subcontractors working on behalf of municipalities - should be afforded enhanced protection, with   
interference or obstruction treated with the same severity as interference with police, fire, or   
paramedic services.   
• Establish clear public-safety interference provisions, similar in intent to Ontario’s Slow Down,   
Move Over legislation, that recognize the essential role of municipal roadside workers.   
• Consider adopting provisions similar to Manitoba’s recently passed Bill 38, an amendment to   
their Highway Traffic Act effective January 1, 2026, which requires motorists to maintain a minimum   
distance of 30 metres behind snowplows where speed limits are 80 km/h or lower, and 100 metres   
where speed limits exceed 80 km/h.   
These changes would provide clarity, deterrence, and enforceability—sending a strong message   
that interference with municipal workers performing essential services will not be tolerated. Just as   
Ontario protects first responders from obstruction during emergencies, we must extend similar   
protections to the public works professionals who keep our communities safe, connected, and   
functioning.   
AORS would welcome the opportunity to meet with you and your staff to discuss these concerns   
further and to collaborate on legislative solutions that better protect municipal workers and   
subcontractors while strengthening public safety across the province.   
Thank you for your consideration of this critical issue.   
Sincerely,   
                                        
   
Karla Musso-Garcia, CRS-I   
   
   
   
Kelly Elliott   
President, Association of Ontario Road Supervisors  Interim Executive Director   
               
Operations Manager, Township of Oro-Medonte   
Association of Ontario Road Supervisors   
   
Cc (via e-mail)   
Premier Doug Ford   
Minister of Emergency Preparedness and Response Jill Dunlop   
Minister of Municipal Affairs and Housing Rob Flack   
Minister of Transportation Prabmeet Sarkaria   
Acting Minister of Infrastructure Todd McCarthy   
Scott Butler, Good Roads Executive Director   
Walid Abou-Hamde, Ontario Road Builders’ Association Chief Executive Officer   
   
   
Page 47 of 165  


   
   
Solicitor General of Ontario Michael Kerzner   
George Drew Building, 25 Grosvenor Street   
Toronto, ON  M7A 1Y6   
   
February 5, 2026   
Dear Solicitor General Kerzner,   
On behalf of Ontario’s municipal public works professionals, we are writing to raise serious   
concerns regarding the safety of municipal workers and subcontractors who are increasingly facing   
harassment, threats, and dangerous interference from members of the public while delivering   
essential municipal services - particularly during winter maintenance and emergency operations.   
Across Ontario, municipal public works teams are responsible for maintaining critical infrastructure   
that residents depend on every day, including roads, sidewalks, bridges, and drainage systems.   
During significant weather events, these workers are frontline responders, ensuring emergency   
vehicles can travel safely and that communities remain connected and accessible. However, the   
behaviour directed at them has escalated well beyond routine complaints and has become a direct   
threat to both worker safety and public safety.   
Through consultations with AORS members province-wide, we continue to receive troubling reports   
that illustrate the seriousness of this issue. These include:   
• An individual throwing a large chunk of ice at an active piece of municipal equipment while it was   
operating.   
• A resident threatening to kill a sidewalk plow operator.   
• A man climbing onto a snowplow and refusing to get off until the driver agreed to plow his road   
next.   
• Two staff members confronted and aggressively accosted in public - one at a gas station and   
another while simply waiting in line for coffee - by individuals angry about road conditions and a   
mailbox strike that were not even related to that municipality.   
• A voicemail threatening to shoot a plow driver with a shotgun the next time the street was plowed.   
• A resident jumping in front of an active plow during a major snow event and refusing to move,   
delaying operations for over an hour and jeopardizing service levels and overall emergency   
response.   
These examples represent only a small sample of the experiences municipal plow drivers and   
winter maintenance crews are facing across the province. What was once occasional frustration   
has escalated into intimidation, threats of violence, and direct interference with equipment and   
operations.   
Equally concerning is that municipalities do not always receive consistent enforcement support   
when these incidents occur. We have heard directly from members who contacted the Ontario   
Provincial Police for assistance and were advised that, unless a physical assault had already taken   
place, the situation was “not a police matter.” Waiting until a worker has been physically harmed   
before intervention is neither preventative nor acceptable.   
Page 48 of 165  


This gap leaves municipalities and workers vulnerable and sends an unintended message that   
threatening or obstructive behaviour toward municipal staff carries little consequence. It also   
places supervisors and by-law officers in situations that may exceed their authority or capacity to   
manage safely.   
We believe a proactive and coordinated response is needed. Municipal workers and their   
subcontractors should not have to choose between their personal safety and providing critical   
services during storms and emergencies.   
We respectfully ask that the Province of Ontario and the Ontario Provincial Police take a clear and   
strong stance that interference, threats, and harassment directed at municipal public works staff   
will not be tolerated. Specifically, we would welcome:   
• Clear direction and guidance to police services, including the OPP, that threats, intimidation, and   
obstruction of municipal workers performing essential duties warrant timely enforcement and   
support.   
• Recognition that interference with winter maintenance and emergency public works operations   
presents a broader public safety risk, not merely a municipal operational issue.   
• Enhanced coordination between municipalities and local police services during significant   
weather events and emergency responses to ensure worker safety and continuity of service.   
• Consideration of legislative or policy tools that provide stronger deterrence and consequences for   
those who threaten or obstruct municipal staff and contractors.   
Municipal public works professionals are essential workers. They keep roads open for ambulances,   
fire trucks, school buses, and the travelling public. Their safety should be treated with the same   
seriousness as that of other frontline responders.   
AORS would welcome the opportunity to meet with you and your staff to discuss these concerns   
and explore practical steps to ensure consistent enforcement support and stronger protections for   
municipal workers across Ontario.   
Thank you for your attention to this important matter and for your continued leadership in public   
safety.   
Sincerely,   
                                        
   
Karla Musso-Garcia, CRS-I   
   
   
   
Kelly Elliott   
President, Association of Ontario Road Supervisors  Interim Executive Director   
               
Operations Manager, Township of Oro-Medonte   
Association of Ontario Road Supervisors   
   
Cc (via e-mail)   
Premier Doug Ford   
   
   
Page 49 of 165  


   
   
**Minutes **  
**Joint Municipal Services Committee **  
   
**April 16, 2026 **  
   
Present:   
Councillor Ian Boddy, Councillor Warren Dickert , Councillor   
Shirley Keaveney, Councillor Terry McKay, Councillor Grant   
Pringle   
   
   
Staff Present:   
Randy Scherzer, CAO, Niall Lobley, Deputy CAO, Robert Hatten,   
Communications Manager, Kayla Rier, Executive Advisor,   
Katrina Peredun, Communications Officer, Tara Warder, Clerk,   
Brittany Rier, Deputy Clerk   
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_   
   
**1.  Call to Order**   
The Joint Municipal Services Committee met at the Grey County Administration   
Building on the above date. The Chair called the meeting to order at 2:02 p.m.   
with all members present.    
**2.  Declaration of Interest**   
There were no declarations of interest.    
**3.  Delegations**   
There were no delegations.   
**4.  Items for Direction or Discussion**   
**4.a **  
**CAOR-JMS-10-26 Single Source Purchase of Digital Engagement   
Platform**   
Mike McInerny provided a demo on the Social Point engagement platform.   
He noted that the platform is simple for staff to run in the background   
where community members have the ability to engage. The platform has   
the ability to filter and moderate topics and comments through AI which   
can be shaped around the County's terms of use.   
The platform has a multitude of capabilities including a question-and-  
answer section that can engage staff; staff can then respond directly to a   
question or concern publicly or privately. The platform helps to engage   
   
1

Page 7 of 165  


WHAT WE DO  
▸ WOWC works collectively to:  
▸ Advocate with one unified voice  
▸ Advance shared regional priorities  
▸ Provide research and evidence-  
based solutions  
▸ Build strategic partnerships  
▸ Strengthen local government   
capacity  
Page 8 of 165  


OUR MISSION  
▸ Advocating with a unified voice to   
advance common needs and   
opportunities, supporting sustainable   
economies and prosperous   
communities across Western Ontario.  
Page 9 of 165  


STRATEGIC GOALS  
▸ Voice for the Region  
▸ Information Source  
▸ Asset for Counties  
▸ Valued Partner of Government  
Page 10 of 165  


VOICE FOR THE REGION: STRATEGIC PRIORITIES  
Page 11 of 165  


Priority #1: Infrastructure Development and Funding  
▸ Infrastructure drives growth  
▸ Investment needed for roads,   
bridges, broadband, transit  
▸ Rural municipalities lack per-  
capita revenue capacity  
▸ Growth without infrastructure   
creates economic barriers  
Page 12 of 165  


Priority #2: Housing Affordability and Availability  
▸ Rural housing supply and   
▸ Tools that recognize rural   
affordability  
development realities  
▸ Infrastructure capacity to   
support growth  
Page 13 of 165  


Priority 3#: Workforce Development & Preservation   
▸ Retaining and attracting   
▸ Supporting agriculture,   
talent  
manufacturing, skilled trades  
▸ Aligning training with   
▸ Infrastructure + housing =   
employment demand  
workforce capacity  
Page 14 of 165  


Priority #4: Mental Health, Services and Support  
▸ Dedicated rural supports  
▸ Funding relief  
▸ Wrap-around models  
▸ A sustainable approach to   
health and housing services  
Page 15 of 165  


INFORMATION SOURCE  
Page 16 of 165  


INFORMATION SOURCE  
OUR ROLE AS A RESEARCH &   
INFORMATION SOURCE   
▸ Key initiatives:  
▸ Workforce research  
▸ Housing and infrastructure data  
▸ Regional analytical tools  
▸ Partnerships with post-secondary,   
government and industry  
Page 17 of 165  


ASSET FOR COUNTIES  
Page 18 of 165  


ASSET FOR COUNTIES  
COLLABORATIVE   
INITIATIVES  
▸ Western Ontario Workforce Strategy  
▸ Rural housing systems research  
▸ Supply chain mapping (TICP)  
▸ Broadband partnerships  
▸ Post-secondary research partnerships  
▸ Western Ontario Municipal Conference  
▸ Fall Funders Forum  
Page 19 of 165  


VALUED PARTNER OF GOVERNMENT  
Page 20 of 165  


VALUED PARTNER OF GOVERNMENT  
STRONG ENGAGEMENT  
▸ Minister meetings  
▸ Submissions  
▸ Legislative analysis  
▸ Pre-budget advocacy  
▸ Provincial & federal partnerships  
▸ Policy briefings  
▸ Attendance at major conferences   
(ROMA, AMO, FCM)  
Page 21 of 165  


2026 AND BEYOND  
Page 22 of 165  


OUR PATH FORWARD  
▸ Strong engagement with senior   
governments  
▸ Continued regional research  
▸ Data-informed advocacy  
▸ Advancing solutions, not just asking for   
support  
Page 23 of 165  


THANK YOU  
info@wowc.ca  
www.wowc.ca  
Page 24 of 165  


   
Committee Report   
**To**:   
Warden Matrosovs and Members of Grey County Council   
**Committee Date**:   
April 23, 2026   
**Subject / Report No**:   
TR-CW-19-26   
**Title**:   
Award of Tender RFT-TS-13-26 for the Reconstruction of   
Structure 900-363   
**Prepared by**:   
Trevor Ireton, Engineering Manager   
**Reviewed by**:   
Pat Hoy, Director of Transportation Services    
**Lower Tier(s) Affected**:   
Municipality of Meaford, Municipality of Grey Highlands   
Recommendation   
**1.  That report TR-CW-19-26 containing the tender results for RFT-TS-13-26 regarding **  
**the replacement of structure 900-363 located on the Euphrasia - St. Vincent   
Townline on the border of Municipality of Meaford and the Municipality of Grey   
Highlands be received; and **  
**2.  That Lancoa Contracting Inc. be awarded the tender for a total amount of **  
**\$714,413.33, excluding HST; and  **  
**3.  That action take place prior to Council approval as per section 26.6 b of the **  
**Procedural By-law. **  
Executive Summary   
The purpose of this report is to provide Council with the results of the tender RFT-TS-13-26   
regarding the replacement of Structure 900-363 located on the Euphrasia-St. Vincent Townline,   
0.65 kilometres west of the Blue Mountains-Meaford-Euphrasia Townline. Three bids were   
received for this project. This report recommends that the tender RFT-TS-13-26 be awarded to   
Lancoa Contracting Inc. for a total amount of \$714,413.33, excluding HST.   
Background and Discussion   
The tender was posted on the County's Bonfire portal from March 4, 2026, to April 1, 2026. The   
following bids were received.   
*RFT-TS-13-26 Tender Results *  
**Bid Amount  **  
**\# **  
**Name of Bidder **  
**(Excluding HST) **  
TR-CW-19-26    
1   
April 23, 2026

Page 50 of 165  


   
both the County and lower-tiers through one channel which is one of the   
main purposes of the platform while helping to inform the community on   
upcoming projects while receiving their feedback.   
Mr. McInerny noted that the platform can be used as an extension of the   
website, and can be molded based on how each member municipality   
would like to use it. Staff noted that the mapping tool, event promotions   
and surveys are some of the ways the County would like to implement the   
platform. The platform has tracking tools that help to summarize results   
which in-turn can help streamline information brought back to Council.   
Tracking can be used to show engagement, areas of interest and concern   
while honing in on demographics if needed.   
The Committee discussed accessibility of the platform where Mr. McInerny   
confirmed the platform has an accessibility widget that can be added to   
help community members meet their accessibility needs.   
The Committee discussed how staff will get the word out on the tool. Staff   
noted that there would need to be a marketing and communication plan to   
launch the site using current channels. Funds from the 2026 advertising   
budget would be used to increase public awareness.   
The Committee expressed the value and opportunity for a centralized   
platform and noted the potential not only with collaboration and awareness   
across the community, but amongst the nine member municipalities.   
JMSC03-26    
Moved by: Councillor Keaveney   
Seconded by: Councillor Dickert   
**Whereas Grey County and its member municipalities increasingly   
use a variety of engagement tools to inform service delivery, support   
decision making and to provide information to their Councils; and,**   
    
**Whereas striving to increase equitable access to information and   
opportunities to influence public services is essential in providing   
open and transparent governance; and,**   
    
**Whereas emerging technology provides innovative means of   
engaging with residents and communities in enhanced ways that   
reduce barriers and increase opportunities; and,**   
    
**Whereas the Joint Municipal Services Committee has sought to   
identify opportunities, aligned with the Strategic Plan, Working Better   
Together, to maximize effective shared use of resources and that **  
   
2   
Page 51 of 165  


   
**Social Point has extended beneficial rates for a potential enterprise   
engagement solution; it is therefore recommended,**   
    
**That report CAOR-JMS-10-26 regarding the single source purchase   
of the Social Point engagement platform be received; and**   
    
**That Grey County move forward with the purchase of the Social   
Point digital engagement platform in-year in 2026; and**   
    
**That the purchase be funded from the one-time general reserve and   
the annual renewal be included in the 2027 communications   
operating budget.**   
Carried   
   
**5.  Correspondence**   
There was no correspondence.   
**6.  Other Business**   
The Committee discussed the announcement from the office of Paul Vickers   
today in regards to increased funding for primary care access in the region.   
The Committee discussed the introduction of the Better Regional Governance   
Act and how it will affect municipalities across Ontario.   
**7.  Next Meeting Date**   
Monday, June 22, 2026, at 2:00 p.m.   
**8.  Adjournment**   
On motion of Councillors Pringle and McKay, the Joint Municipal Services   
Committee adjourned at 3:04 p.m. to the call of the Chair.   
   
3   
Page 52 of 165  


   
   
Committee Report   
**To**:   
Warden Matrosovs and Members of Grey County Council   
**Committee Date**:   
April 23, 2026   
**Subject / Report No**:   
PDR-CW-17-26   
**Title**:   
Addendum to PDR-CW-05-26, Rural Event Venues   
**Prepared by**:   
Cassondra Dillman, Intermediate Planner   
**Reviewed by**:   
Scott Taylor, Director of Planning   
**Lower Tier(s) Affected**:   
All Municipalities in Grey County except for the City of Owen   
Sound and Town of Hanover   
Recommendation   
**1.  That PDR-CW-17-26 regarding a University of Guelph Student project entitled **  
**‘Best Practices in Rural Event Venues’ be received; and **  
**2.  That staff be directed to use the student report as a resource to inform future **  
**planning policy recommendations; and **  
**3.  That the student report be shared with member municipalities across Grey **  
**County. **  
Executive Summary   
The County partnered with a team of students from the University of Guelph Masters of Rural   
Planning and Development program to undertake a study to inform best planning practices and   
considerations for rural event venues. The project was completed as part of coursework for their   
Masters of Planning and will benefit the County and member municipalities.   
Background research, a review of other municipal approaches, interviews with local planners,   
were completed to inform the study. The recommendations from this work may be used to   
inform future County or municipal planning policy updates.   
   
Background and Discussion   
From January to April 2026, County Planning staff worked with students from the University of   
Guelph Masters of Rural Planning and Development program on a student project:   
-   
Best Practices in Rural Event Venues completed by Ashely Feeney, Bailey Cole and   
Negin Bamoueifard   
PDR-CW-17-26    
1   
April 23, 2026   
Page 53 of 165  


   
A link to their report can be found in the Attachment section of this report.   
*Summary *  
Grey County has a diverse rural economy. Land uses in the countryside include farmland,   
natural areas, recreational areas, and areas for resource extraction. The County is also a tourist   
destination. From wedding barns to rural concert venues, staff receive many inquiries for rural   
event venues. Yet, managing the opportunities and challenges that stem from these diverse   
rural business opportunities can be difficult.   
Based on direction from the Provincial Planning Statement (PPS) and the Grey County official   
plan, the County promotes a diverse rural economy, opportunities for sustainable tourism, and   
permits a wide range of on-farm economic opportunities. Permitting and operating rural event   
venues can also cause concern within our communities. Members of the public have expressed   
concerns such as noise, traffic management, servicing, environmental impacts, and emergency   
service access. Balancing these needs when designing, siting, permitting, and operating a rural   
event venue is crucial to its success.    
To support the County and member municipalities regarding the review of rural event venue   
proposals, the student team undertook the following research:   
-   
a policy review and jurisdictional scan of other municipal approaches,   
-   
a review of existing County and Municipal policies and background documents,   
-   
a review of provincial policy including the PPS,    
-   
interviewed local planners, and   
-   
identified key issues and recommended best practices.   
The student report contains several best practice recommendations that staff can consider,   
including those listed in Table 1 below.    
**Best Practice **  
**Summary **  
**Require Site-Specific **  
A consistent best practice is to avoid permitting rural event   
**Approvals Rather Than **  
venues as‑ of‑ right in rural or agricultural zones. Instead,   
**As-of-Right Permissions**   
venues should proceed through site‑ specific Zoning By‑ Law   
Amendments (ZBLAs). This allows municipalities to tailor   
permissions to site conditions.   
**Clearly Distinguish **  
Best practice is to clearly identify when an event remains a   
**On**‑ **Farm Diversified Uses **  
secondary, farm‑ supportive use versus when it functions as   
**(OFDUs) from Commercial **  
more of a standalone commercial operation. Larger or more   
**Event Uses**   
frequent events, that go beyond ODFU scale and sizing,   
should be treated as independent land uses requiring higher   
levels of scrutiny.**  **  
**Establish Clear **  
Include clear quantitative performance standards, embedded   
**Performance Standards **  
directly into site-specific zoning, such as maximum number of   
**Through Zoning**   
events per year, maximum number of attendees per event,   
PDR-CW-17-26    
2   
April 23, 2026   
Page 54 of 165  


   
permitted hours of operation, limits on outdoor events or   
amplified sound, and minimum parking requirements.   
**Use Technical Studies to **  
Use study findings to directly inform zoning provisions. For   
**Shape Zoning Provisions**   
example, noise studies inform hours of operation and sound   
mitigation measures, traffic studies inform parking   
requirements, access design, and event caps, and servicing   
studies to confirm capacity limits for events. This approach   
improves defensibility and consistency and aligns technical   
evidence with land use permissions.   
**Manage Compatibility **  
Effective rural event venues address compatibility concerns   
**Proactively**   
up front, not reactively. Best practices include locating event   
spaces away from nearby dwellings where possible,   
prioritizing indoor events or enclosed structures, providing   
buffering, setbacks, and landscape screening, and limiting   
lighting spillover and evening activities.   
**Treat Overnight **  
The report highlights that best practice is to regulate   
**Accommodation as a **  
accommodation separately from event uses, rather than   
**Separate and Distinct Issue**  assuming it is a natural accessory. Small scale beds and   
breakfasts within existing dwellings may be appropriate if   
clearly defined and limited. Cabins, glamping, or multiple   
accommodation units significantly increases intensity and   
servicing demands.   
**Apply Consistent **  
A key best practice is alignment between County and local   
**Evaluation Criteria Across **  
municipal policy. County level policies should establish   
**the County**   
common evaluation criteria, while local municipalities should   
implement those criteria through local official plan polices,   
zoning, and approvals. This reduces uncertainty, prevents   
conflicting interpretations, and supports fair decision making   
**Plan for Long Term **  
Successful municipalities anticipate that event venues may   
**Enforcement and **  
evolve over time. Best practices include embedding clear   
**Compliance**   
limits and definitions in zoning using site plan agreements or   
holding provisions.   
**Encourage Early **  
Early engagement can clarify expectations for applicants,   
**Pre**‑ **Submission **  
identifies required studies early, reduces processing delays,   
**Consultation **  
and can improve project design before public review.   
Consultation may need to occur with County and municipal   
staff (i.e. planning, fire department, building, transportation,   
and public works), Indigenous communities, Ministry of   
Transportation, and/or the local conservation authority.   
Pre‑ submission consultation is particularly valuable in rural   
PDR-CW-17-26    
3   
April 23, 2026   
Page 55 of 165  


   
contexts with private servicing and sensitive neighbouring   
uses.** **  
*Table 1: Summary of Student Recommendations *  
The report concludes that the issue is not whether rural event venues should be permitted, but   
how they should be regulated consistently, transparently, and with enforceability, to balance   
rural economic diversification with agricultural protection and community compatibility.   
Legal and Legislated Requirements   
There are no legal or legislative considerations at this time.   
Financial and Resource Implications   
The work completed by the student consulting team is largely without cost to the County and   
done as part of the coursework for their Masters degree. County staff are grateful for the   
students’ efforts in this regard and would note that having to pay a consultant to complete a   
similar guideline would likely cost between \$25,000 - \$35,000.   
Relevant Consultation   
☒    
Internal: Planning and Economic Development, Tourism, and Culture staff   
☒   
External: Municipal staff, and relevant stakeholders    
Appendices and Attachments   
[Best Practices in Rural Event Venues Guelph Student Project ](https://countyofgrey.sharepoint.com/:b:/s/Extranet/IQDCm5Vz5pIfRoi5t_RaxLi5AZPmBjNfzAaHFiR38nCzxL0?e=tcNLDg)  
PDR-CW-17-26    
4   
April 23, 2026   
Page 56 of 165  


   
   
   
** **  
   
Best Practices in Rural   
Event Venues   
Grey County, Ontario    
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and   
RPD6280 – Planning Practice   
April 14, 2026   
Ashley Feeney   
University of Guelph   
   
Page 57 of 165  
   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**Table of Contents  **  
[**Certification ......................................................................................................................... iii** ](agenda-01.html#60)  
[**Executive Summary ...............................................................................................................iv** ](agenda-01.html#61)  
** **  
[**1.** ](agenda-01.html#63)  
[**Introduction ............................................................................................................... 1** ](agenda-01.html#63)  
[**2.** ](agenda-01.html#64)  
[**Background ................................................................................................................ 2** ](agenda-01.html#64)  
[2.1. ](agenda-01.html#65)  
[AI Use Disclaimer ](agenda-01.html#65)  
[3 ](agenda-01.html#65)  
[**3.** ](agenda-01.html#66)  
[**Policy Review ............................................................................................................. 4** ](agenda-01.html#66)  
[3.1. ](agenda-01.html#66)  
[Planning Act ](agenda-01.html#66)  
[4 ](agenda-01.html#66)  
[3.2. ](agenda-01.html#67)  
[Provincial Planning Statement (PPS) ](agenda-01.html#67)  
[5 ](agenda-01.html#67)  
[3.3. ](agenda-01.html#67)  
[On-Farm Diversified Use ](agenda-01.html#67)  
[5 ](agenda-01.html#67)  
[3.3.1. ](agenda-01.html#68)  
[Municipal Policies for On-Farm Diversified Uses ](agenda-01.html#68)  
[6 ](agenda-01.html#68)  
[**4.** ](agenda-01.html#70)  
[**Grey County ............................................................................................................... 8** ](agenda-01.html#70)  
[4.1. ](agenda-01.html#72)  
[Grey County Official Plan ](agenda-01.html#72)  
[10 ](agenda-01.html#72)  
[4.1.1. ](agenda-01.html#73)  
[Official Plan Amendment 23 ](agenda-01.html#73)  
[11 ](agenda-01.html#73)  
[4.2. ](agenda-01.html#76)  
[Municipal Frameworks ](agenda-01.html#76)  
[14 ](agenda-01.html#76)  
[4.2.1. ](agenda-01.html#76)  
[Town of The Blue Mountains ](agenda-01.html#76)  
[14 ](agenda-01.html#76)  
[4.2.2. ](agenda-01.html#77)  
[Municipality of Grey Highlands ](agenda-01.html#77)  
[15 ](agenda-01.html#77)  
[4.3. ](agenda-01.html#78)  
[Learnings from Interviews with Planners ](agenda-01.html#78)  
[16 ](agenda-01.html#78)  
[4.4. ](agenda-01.html#78)  
[Grey County Case Studies ](agenda-01.html#78)  
[16 ](agenda-01.html#78)  
[4.4.1. ](agenda-01.html#78)  
[Spy Cider House and Distillery ](agenda-01.html#78)  
[16 ](agenda-01.html#78)  
[4.4.2. ](agenda-01.html#80)  
[Highland Estates ](agenda-01.html#80)  
[18 ](agenda-01.html#80)  
[**5.** ](agenda-01.html#82)  
[**Other Municipalities ................................................................................................. 20** ](agenda-01.html#82)  
[5.1. ](agenda-01.html#82)  
[Haldimand County ](agenda-01.html#82)  
[20 ](agenda-01.html#82)  
[5.1.1. ](agenda-01.html#86)  
[Haldimand County Case Study – Cottonwood Mansion Museum ](agenda-01.html#86)  
[24 ](agenda-01.html#86)  
[5.2. ](agenda-01.html#87)  
[Essa Township ](agenda-01.html#87)  
[25 ](agenda-01.html#87)  
[5.3. ](agenda-01.html#90)  
[Essa Township Case Study ](agenda-01.html#90)  
[28 ](agenda-01.html#90)  
[5.3.1. ](agenda-01.html#90)  
[Ivy Ridge ](agenda-01.html#90)  
[28 ](agenda-01.html#90)  
[5.4. ](agenda-01.html#93)  
[Teeswater (Bruce County) Case Study ](agenda-01.html#93)  
[31 ](agenda-01.html#93)  
[5.4.1. ](agenda-01.html#93)  
[The Post and Beam ](agenda-01.html#93)  
[31 ](agenda-01.html#93)  
[**6.** ](agenda-01.html#97)  
[**Ontario Building Code .............................................................................................. 35** ](agenda-01.html#97)  
[**7.** ](agenda-01.html#98)  
[**Discussion ................................................................................................................ 36** ](agenda-01.html#98)  
[7.1. ](agenda-01.html#98)  
[Feedback from Online Sources ](agenda-01.html#98)  
[36 ](agenda-01.html#98)  
[7.2. ](agenda-01.html#98)  
[Feedback from Highland Estates, Spy Cider House and Distillery ](agenda-01.html#98)  
[36 ](agenda-01.html#98)  
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 58 of 165  
   
   
   
   
i   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
[**8.** ](agenda-01.html#100)  
[**Key Issues................................................................................................................. 38** ](agenda-01.html#100)  
[8.1. ](agenda-01.html#100)  
[Key Issue #1 – Clear Definitions ](agenda-01.html#100)  
[38 ](agenda-01.html#100)  
[8.2. ](agenda-01.html#100)  
[Key Issue #2 – Distinction Between Small-Scale Farm & Large-Scale Commercial ](agenda-01.html#100)  
[38 ](agenda-01.html#100)  
[8.3. ](agenda-01.html#101)  
[Key Issue #3 – Scale and Intensity ](agenda-01.html#101)  
[39 ](agenda-01.html#101)  
[8.4. ](agenda-01.html#101)  
[Key Issue #4 – Land Use Compatibility ](agenda-01.html#101)  
[39 ](agenda-01.html#101)  
[8.5. ](agenda-01.html#101)  
[Key Issue #5 – Overnight Accommodations and Ancillary Uses ](agenda-01.html#101)  
[39 ](agenda-01.html#101)  
[8.6. ](agenda-01.html#102)  
[Key Issue #6 – Servicing Capacity ](agenda-01.html#102)  
[40 ](agenda-01.html#102)  
[8.7. ](agenda-01.html#102)  
[Key Issue #7 – Protections of Agricultural Land ](agenda-01.html#102)  
[40 ](agenda-01.html#102)  
[8.8. ](agenda-01.html#102)  
[Key Issue #8 – Planning Structure ](agenda-01.html#102)  
[40 ](agenda-01.html#102)  
[8.9. ](agenda-01.html#102)  
[Key Issue #9 – Enforcement and Compliance ](agenda-01.html#102)  
[40 ](agenda-01.html#102)  
[**9.** ](agenda-01.html#103)  
[**Recommendations ................................................................................................... 41** ](agenda-01.html#103)  
[9.1. ](agenda-01.html#104)  
[Grey County Official Plan ](agenda-01.html#104)  
[42 ](agenda-01.html#104)  
[9.2. ](agenda-01.html#106)  
[Local Municipal Official Plans ](agenda-01.html#106)  
[44 ](agenda-01.html#106)  
[9.3. ](agenda-01.html#106)  
[Local Zoning-Bylaws ](agenda-01.html#106)  
[44 ](agenda-01.html#106)  
[9.4. ](agenda-01.html#107)  
[Best Practices for Applicants ](agenda-01.html#107)  
[45 ](agenda-01.html#107)  
[**10.** ](agenda-01.html#110)  
[**Conclusion ............................................................................................................... 48** ](agenda-01.html#110)  
[**11.** ](agenda-01.html#111)  
[**References ............................................................................................................... 49** ](agenda-01.html#111)  
** List of Figures   
**[Figure 1-1. Cover Photo of the Spy Cidery (Spy Cider House and Distillery, 2019) ](agenda-01.html#62)  
[v ](agenda-01.html#62)  
[Figure 3-1. Legislative Framework in Ontario ](agenda-01.html#66)  
[4 ](agenda-01.html#66)  
[Figure 3-2. On-Farm Diversified Uses (Ontario Ministry of Agriculture, Food and Rural Affairs, ](agenda-01.html#68)  
[2016). ](agenda-01.html#68)  
[6 ](agenda-01.html#68)  
[Figure 4-1. Grey County Rural Areas (Grey County, n.d.). ](agenda-01.html#70)  
[8 ](agenda-01.html#70)  
[Figure 4-2. Grey County Map, with member municipalities (Grey County, 2023). ](agenda-01.html#72)  
[10 ](agenda-01.html#72)  
[Figure 4-3. Spy Cidery (Spy Cider House and Distillery, 2019) ](agenda-01.html#80)  
[18 ](agenda-01.html#80)  
[Figure 5-1. Cottonwood Mansion Museum (Cottonwood Mansion Museum, n.d.). ](agenda-01.html#86)  
[24 ](agenda-01.html#86)  
[Figure 5-2. Cottonwood Mansion Museum (Cottonwood Mansion Museum, n.d.). ](agenda-01.html#87)  
[25 ](agenda-01.html#87)  
[Figure 5-3. Essa Agriplex, a large-scale event venue (2026). ](agenda-01.html#88)  
[26 ](agenda-01.html#88)  
[Figure 5-4. Ivy Ridge Wedding Space (Ivy Ridge Weddings & Events, n.d.). ](agenda-01.html#91)  
[29 ](agenda-01.html#91)  
[Figure 5-5. Ivy Ridge Wedding Space (Ivy Ridge Weddings & Events, n.d.). ](agenda-01.html#92)  
[30 ](agenda-01.html#92)  
[Figure 5-6. The Post and Beam Event Space (Bruce County, 2026). ](agenda-01.html#93)  
[31 ](agenda-01.html#93)  
[Figure 5-7. The Post and Beam Event Space (The Post & Beam, 2024a). ](agenda-01.html#94)  
[32 ](agenda-01.html#94)  
[Figure 5-8. The Post and Beam Event Space (The Post & Beam, 2024a) ](agenda-01.html#96)  
[34 ](agenda-01.html#96)  
**  **  
   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 59 of 165  
   
   
   
   
ii   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**Certification **  
**PREPARED BY: **  
   
   
   
   
   
   
Ashley Feeney, MBA, PMP   
   
Negin Bamoueifard, B.Eng.(UP)   
Master of Planning Student   
Master of Planning Student   
University of Guelph   
University of Guelph   
   
   
   
   
    
   
   
   
   
   
Bailey Cole, B.Sc., CAN-CISEC   
   
   
Master of Planning Student   
University of Guelph   
   
   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 60 of 165  
   
   
   
   
iii   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**Executive Summary **  
This report examines best practices for regulating rural event venues in Grey County, in response   
to increasing interest in uses such as wedding venues, agri-tourism destinations, and rural event   
spaces.  While  these  uses  present  opportunities  to  support  farm  viability,  diversify  the  rural   
economy,  and  enhance  tourism,  they  also  introduce  planning  challenges  related  to  land  use   
compatibility, servicing, and policy clarity.    
A review of the provincial framework confirms that rural economic diversification is supported   
through  the  Provincial  Planning  Statement,  particularly  where  development  builds  on  rural   
character and is sustainable within existing service levels. However, in prime agricultural areas,   
uses must remain secondary to the agricultural operation and limited in scale. This distinction is   
critical  in  evaluating  rural  event  venues,  particularly  where  proposals  begin  to  function  as   
standalone commercial operations rather than on-farm diversified uses.   
An analysis of Grey County’s Official Plan and local zoning by-laws indicated that while some policy   
direction exists at the County level, including recent updates by way of Official Plan Amendment   
23, rural event venues are not consistently defined or regulated. As a result, municipalities often   
rely  on  site-specific  zoning  by-law  amendments  and  case-by-case  evaluations.  This  approach   
provides flexibility but creates uncertainty, complex decision-making, and challenges in managing   
cumulative  impacts.  To  reduce  these  challenges,  the  County  is  looking  to  provide  a  clear  and   
consistent framework for evaluating proposals.     
Case  studies  from  Grey  County  and  other  municipalities,  including  Haldimand  County,  Essa   
Township,  and  Teeswater  Township,  highlight  common  issues  and  approaches.  Successful   
applications, such as Spy Cider House and Distillery, demonstrate the importance of having clear   
and  well-defined  provisions  that  establish  expectations  for  scale,  ensure  the  use  remains   
secondary  to  the  principal  agricultural  operation,  limit  the  size  and  frequency  of  events,  and   
address servicing, access, and compatibility with surrounding rural uses. Whereas the Highland   
Estates  proposal  illustrates  the  challenges  associated  with  larger,  hybrid  developments  that   
include both event venues and overnight accommodations, particularly where policy direction is   
unclear, and community concerns are significant.    
Based on this analysis, several key issues were identified. These include a lack of clear definitions,   
difficulty distinguishing between small-scale and commercial uses, the absence of thresholds for   
scale  and  intensity,  land  use  compatibility  concerns,  and  the  increasing  complexity  of  hybrid   
developments that include accommodations. Additional challenges relate to servicing capacity,   
protection of prime agricultural lands, inconsistent implementation across the two-tier planning   
system, and enforcement of approved conditions.    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 61 of 165  
   
   
   
   
iv   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
In response, this report recommends a coordinated, two-tier policy approach. At the County level,   
clear  policy  direction,  definitions,  and  evaluation  criteria  should  be  established,  along  with  a   
standardized framework for required studies. At the local level, recommendations for member   
municipalities should implement these policies through their Official Plans and Zoning By-Laws,   
requiring site-specific zoning by-law amendments for all rural event venues. By working together,   
both the County and the member municipalities can apply consistent performance standards for   
rural event venues.    
Overall, the recommendation approach seeks to balance economic development opportunities   
with  the  protection  of  agricultural  resources  and  rural  character.  By  providing  clearer  policy   
direction and improving coordination between the County and its member municipalities, Grey   
County  can  support  appropriate  rural  event  venues  while  ensuring  that  land  use  impacts  are   
effectively managed and community interests are protected.   
** **  
**Figure 1-1. **Cover Photo of the Spy Cidery (Spy Cider House and Distillery, 2019)** **  
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 62 of 165  
   
   
   
   
v   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**1. **  
**Introduction **  
Grey County’s rural economy is characterized by a diverse range of activities that reflect evolving   
opportunities  in  agriculture,  tourism,  and  rural  enterprise.  In  recent  years,  there  has  been  a   
noticeable increase in proposals for rural event venues, including wedding barns, concert spaces,   
and agri-tourism destinations. These proposals vary significantly in scale and intensity. Some are   
modest and align with policy considerations for on-farm diversified uses, while others are larger   
operations that may generate broader economic benefits but also introduce more complex land   
use conflicts. In certain cases, event venues are integrated with existing agricultural operations   
such  as  small-scale  wineries  or  cideries,  while  in  others,  they  are  proposed  on  scenic  rural  or   
natural properties that are not active agricultural operations and may include other accessory   
uses such as camping or glamping.   
This  growing  interest  presents  both  opportunities  and  challenges  for  municipalities,  including   
Grey County. On one hand, rural event venues can contribute to farm viability, support tourism,   
and enhance local economic development. On the other hand, they highlight important planning   
considerations related to land use compatibility, infrastructure capacity, environmental impacts,   
and  potential  conflicts  with  neighbouring  properties.  Existing  policy  frameworks,  including   
permissions for on-farm diversified uses and agri-tourism, do not always provide sufficient clarity   
to  address  the  range  and  scale  of  proposals  currently  being  considered.  These  policies  were   
generally  developed  to  support  small-scale,  accessory  activities  that  complement  and  remain   
secondary to the principal agricultural use. However, many contemporary proposals, particularly   
those involving weddings, event venues, and accommodations, operate at a scale and intensity   
that extend beyond what was originally contemplated.   
This report will provide an objective and comprehensive assessment of these issues. It draws on   
a  review  of  comparable  municipalities  that  have  faced  similar  development  pressures.  Case   
studies from the Town of  The Blue Mountains, the Municipality of Grey Highlands,  Haldimand   
County,  Essa  Township,  and  Teeswater  Township  illustrate  a  variety  of  regulatory  approaches,   
including  zoning  provisions,  licensing  systems,  and  site-specific  controls.  These  examples  offer   
valuable  insight  into  how  municipalities  have  sought  to  balance  economic  development   
objectives with the need to minimize land use conflicts and protect rural character.   
Building  on  this  analysis,  the  report  identifies  key  issues,  evaluates  policy  alternatives,  and   
presents recommendations tailored to the Grey County context. The intent is to support a clear,   
consistent, and defensible approach to managing rural event venues, enabling appropriate forms   
of rural diversification while safeguarding the long-term sustainability and compatibility of the   
County’s rural landscape.   
   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 63 of 165  
   
   
   
               Page \| 1   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**2. **  
**Background **  
While  rural  event  venues  are  not  a  new  concept,  they  have  seen  a  significant  increase  in   
popularity over the last 10 years. Since the COVID-19 pandemic, there has been a significant push   
for Canadians to stay and shop local. This change in habitats has resulted in an interesting growth   
and diversification within the rural event sector.    
Just some of the rural event venue types we are currently seeing across the province include:    
⚫   
Private island weddings (Muskoka District Rentals, n.d.);    
⚫   
Laid-back outdoor weddings (Sara Monika, n.d.);    
⚫   
Private and secluded yurts (GlampingHub, n.d.);    
⚫   
Sleep in a bunkie next to Highland cows (AirBnB, 2026)    
⚫   
Stay in a 26 ft geodesic/glass dome on the shoreline of a northern lake (Sunrise Eco-Resort,   
n.d.)   
⚫   
Stay  in  a  Japanese-style  cottage,  overlooking  sixteen-mile  creek,  and  complete  with  a   
cherry blossom orchard (Destination Ontario, 2026; Inn The Orchard, 2026)    
To support the push to stay and shop local, Destination Ontario (and many local municipalities)   
has created tourist guides, including:    
⚫   
Cideries worth a road trip in Ontario (Destination Ontario, 2026a);    
⚫   
Farm Stays and Agritourism Vacations in Ontario (Destination Ontario, 2026b);    
⚫   
Things to Do, Farm Experiences (Destination Ontario, 2026c);    
⚫   
Spas and Wellness Retreats (Destination Ontario, 2026d); and   
⚫   
Charming Small Towns (Destination Ontario, 2026e).    
As  a  result,  two  conditions  have  created  challenges  for  members  of  the  public  and  municipal   
planners alike:    
⚫   
Diversification within the sector has resulted in operations and proposals which don’t fit   
clearly ‘inside the box’ (i.e. definitions) laid out in municipal official plans and zoning by-  
laws; and    
⚫   
The number, size, and complexity of event venues proposed each year have increased.    
To help alleviate this problem, we have prepared this Recommendation Report, which outlines   
the  best  practices  for  rural  event  venues.  As  part  of  this  Recommendation  Report,  our  team   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 64 of 165  
   
   
   
               Page \| 2   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
completed  a  comprehensive  review  of  the  policies  for  rural  event  venues  across  Grey County,   
compared  those  policies  with  those  of  other  rural  municipalities,  highlighted  key  issues  and   
challenges,  and  prepared  a  detailed  set  of  recommendations  and  best  practices  for  future   
implementation.    
**2.1.  AI Use Disclaimer **  
As part of this project, artificial intelligence (AI) tools have been used in a limited and supportive   
capacity to assist with research and communication tasks. The use of AI includes:    
⚫   
An  initial scan  or  first-pass  review  of  Official  Plans,  Zoning  By-Laws,  and  other  policy   
documents  to identify relevant  themes  and  provisions,  with  all  findings  subject   
to subsequent review, interpretation, and validation by the project team; and   
⚫   
Preparation of meeting minutes.   
While  a  useful  tool,  it  is  important  to  note  that  AI-generated  outputs  have  not  replaced   
professional  judgment,  academic  analysis,  or  planning expertise.  All  substantive  analysis,   
conclusions,  policy  interpretations,  and  recommendations  have  been  developed,  reviewed,   
and finalized by the student team. Responsibility for the accuracy, integrity, and appropriateness   
of all project deliverables remains with the student team.    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 65 of 165  
   
   
   
               Page \| 3   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**3. **  
**Policy Review **  
In Ontario, provincial legislation and policies set the tone for development. The province outlines   
a series of goals and minimum requirements, and the municipalities prepare Official Plans which   
must  be  consistent  with  the  provincial  policies.  While  these  are  considered  the  minimums,   
municipalities can go above and beyond these goals and policies within their local official plan   
documents to address matters of importance to their communities, unless doing so conflicts with   
any policy in the Provincial Planning Statement (PPS).   
**Figure 3-1. Legislative Framework in Ontario **  
   
**3.1.  Planning Act **  
The *Planning Act* (Government of Ontario, 1990) was developed to manage land use planning   
conflicts within the province. It identifies several provincial goals, including the goal of promoting   
sustainable economic development (Section 1.1). The Planning Act also identifies several matters   
of provincial interest (Section 2), which include, but are not limited to:    
⚫   
(a) the protection of ecological systems, including natural areas, features and functions;   
⚫   
(b) the protection of the agricultural resources of the Province;    
⚫   
(h.1) the accessibility for persons with disabilities to all facilities, services and matters;    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 66 of 165  
   
   
   
               Page \| 4   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
⚫   
(o) the protection of public health and safety; and   
⚫   
(p) the appropriate location of growth and development,    
To support these goals, the province developed the *Provincial Planning Statement *(PPS;   
Ministry of Municipal Affairs and Housing, 2024), which is a policy statement issued under the   
authority of Section 3 of the *Planning Act* and came into effect on October 20, 2024. * *The   
*Guidelines on Permitted Uses in Ontario’s Prime Agricultural Areas, Publication 851* (Ministry of   
Agriculture, Food and Rural Affairs, 2016) provides additional policy guidance and is intended to   
explain the intent of some PPS policies and definitions related to permitted uses in prime   
agricultural areas   
**3.2.  Provincial Planning Statement (PPS) **  
The  Provincial  Planning  Statement  provides  policy  direction  on  matters  of  provincial  interest   
related  to  land  use  planning  and  development.  Some  of  the  key  policies  for  rural  areas  in   
municipalities are outlined in Chapter 2.5 and include:    
⚫   
“a) building upon rural character, and leveraging rural amenities and assets”;    
⚫   
“e)  promoting  diversification  of  the  economic  base  and  employment  opportunities   
through goods and services, including value-added products…”; and    
⚫   
“f)  providing  opportunities  for  sustainable  and diversified tourism,  including  leveraging   
historical, cultural, and natural assets”; among others.    
The PPS also recognizes that growth and development should be considered firstly within rural   
settlement areas, then rural lands, and then prime agricultural areas. The PPS goes a step further   
to also state that on rural lands, “development that can be sustained by rural service levels should   
be promoted” (Section 2.6.2).    
In prime agricultural areas* *(PAA’s), permitted uses include agricultural uses, agricultural-related   
uses, and on-farm diversified uses (Section 4.3.2.1).    
**3.3.  On-Farm Diversified Use **  
On-farm diversified uses (OFDUs) are a type of permitted use in rural areas intended to enable   
farm operators to diversify and supplement their farm income, and to accommodate value-added   
and agri-tourism uses in prime agricultural areas. The *Guidelines on Permitted Uses in Ontario’s   
Prime  Agricultural  Areas*  (Publication  851)  provides  direction  on  how  these  policies  should  be   
interpreted and applied (Ontario Ministry of Agriculture, Food and Rural Affairs, 2016).   
According to the Guidelines, OFDUs must be secondary to the principal agricultural use, limited   
in  scale  and  area,  and  compatible  with  surrounding  agricultural  operations.  These  uses  are   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 67 of 165  
   
   
   
               Page \| 5   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
intended to supplement farm income while maintaining the agricultural function of the property   
and should not remove significant amounts of land from production or require major servicing or   
infrastructure (Ontario Ministry of Agriculture, Food and Rural Affairs, 2016).   
Examples  of  OFDUs  include  agri-tourism  activities,  farm  retail,  home  occupations,  and  other   
value-added uses that support agricultural operations, as illustrated in **Figure 3-2 **below.   
In the context of rural event venues, OFDUs represent a potential pathway for permitting event-  
related  activities  where  they  remain  occasional,  small-scale,  and  clearly  secondary  to  farming   
operations.  However,  larger  or  more  intensive  event  venues,  such  as  those  involving  frequent   
events, permanent infrastructure, or commercial-scale operations, typically exceed the scope of   
OFDUs (Ontario Ministry of Agriculture, Food and Rural Affairs, 2016).   
**Figure 3-2. **On-Farm Diversified Uses (Ontario Ministry of Agriculture, Food and Rural Affairs,   
2016).   
   
***3.3.1.  Municipal Policies for On-Farm Diversified Uses  ***  
Across the province, the designation of Agricultural lands and the uses that are permitted within   
them, are generally the same as Municipalities aim to conform to the same minimums within   
the PPS.    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 68 of 165  
   
   
   
               Page \| 6   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
Within Official Plans, lands that comprise the Ontario Agricultural System are designated as   
Agriculture (or PAA in some municipalities). These designations prioritize the protection of   
agricultural lands and support the long-term viability of agricultural operations.   
Development  within  Agricultural  areas  is  generally  limited  to  uses  that  support  agricultural   
production  and  related activities,  such as  livestock,  cash  crops,  and  local  food.  Permitted  uses   
include:   
⚫   
Agricultural uses and normal farm practices;    
⚫   
Agriculture-related uses;    
⚫   
OFDU’s;    
⚫   
Farm dwellings;    
⚫   
An accessory residential use associated with farming operations.    
OFDU’s can further include:    
⚫   
agritourism activities;    
⚫   
farm retail operations (produce outlets, wineries, etc.);    
⚫   
seasonal events or farm-based experiences; and   
⚫   
farm-related hospitality uses.    
In most municipalities where small-scale home industries or retail operations are permitted as   
an OFDU, there are limits to both the size and proportion of usage, as well as the number of   
employees.    
   
   
   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 69 of 165  
   
   
   
               Page \| 7   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**4. **  
**Grey County **  
Grey  County is  an  upper-tier  municipality  located  in  southwestern  Ontario,  characterized  by a   
diverse  rural  landscape  that  includes  agricultural  lands,  small  rural  communities,  and  natural   
features  such  as  the  Niagara  Escarpment  and  the  Georgian  Bay  shoreline.  Agriculture  plays  a   
significant role in the County’s economy, alongside tourism and other rural economic activities.    
Grey County is a powerhouse in agricultural diversity, with over 2,300 active farms generating   
more  than  \$460  million  in  annual  revenue  (Hatten,  2017).  The  region  plays  a  leading  role  in   
Ontario’s  agricultural  sector,  ranking  first  in  direct-to-consumer  farm  sales  with  over  400   
producers selling directly to buyers (Made in Grey, n.d.). It is also a major hub for livestock and   
specialty  crops,  including  beef  cattle,  sheep,  and  apples,  producing  approximately  24%  of   
Ontario’s total apple acreage (Made in Grey, n.d.). Beyond production, Grey County’s agricultural   
strength  is  supported  by  initiatives  such  as  Grey  Agricultural  Services,  land  use  planning  that   
protects prime agricultural areas, and programs that promote sustainability and biodiversity. This   
strong  and  evolving  agricultural  base  reinforces  the  importance  of  maintaining  policies  that   
prioritize agricultural viability while carefully managing non-farm uses within the rural landscape.   
In recent years, planning staff have received an increasing number of inquiries related to rural   
event venues, including wedding barns, agricultural tourism venues, and event spaces associated   
with wineries, cideries, and other farm-based businesses. While these uses can provide important   
economic opportunities for rural landowners, they can also introduce potential land use conflicts   
related to noise, traffic, servicing, and compatibility with surrounding agricultural and rural land   
uses.   
**Figure 4-1. **Grey County Rural Areas (Grey County, n.d.).    
   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 70 of 165  
   
   
   
               Page \| 8   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
Grey County operates within a two-tier municipal planning framework. The County establishes   
overarching land use policies through the Grey County Official Plan (GCOP), which guides growth,   
development,  and  land  use  across  the  region.  Within  the  County,  there  are  nine  member   
municipalities responsible for implementing these policies through local official plans, zoning by-  
laws, and development approvals.   
As interest in rural event venues continues to grow, municipalities are increasingly required to   
consider  how  such  uses  can  be  permitted  while  maintaining  compatibility  with  surrounding   
agricultural  and  rural  land  uses.  This  study  reviews  existing  policy  frameworks  and  regulatory   
approaches to rural event venues, beginning with an examination of the Grey County Official Plan   
and related policy context.   
As an upper-tier municipality, Grey County is comprised of nine member municipalities:    
⚫   
City of Owen Sound,    
⚫   
Municipality of Grey Highlands,   
⚫   
Municipality of Meaford,    
⚫   
Municipality of West Grey,    
⚫   
Town of Hanover,    
⚫   
Town of The Blue Mountains,    
⚫   
Township of Chatsworth,    
⚫   
Township of Georgian Bluffs, and   
⚫   
Township of Southgate (Grey County, 2024).    
Each member municipality has their own Zoning By-law, and some have a local Official Plan,   
which must conform to the GCOP. Grey County is the approval authority for local official plans,   
changes to the Grey County Official Plan, and all plans of subdivision/condominium, except for   
those within the City of Owen Sound. All municipalities in Grey County, except for the Town of   
Hanover and the City of Owen Sound, have rural and agricultural lands as described in this   
study.    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 71 of 165  
   
   
   
               Page \| 9   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**Figure 4-2. **Grey County Map, with member municipalities (Grey County, 2023). ** **  
   
**4.1.  Grey County Official Plan **  
The Grey County Official Plan (2019) provides the overarching policy framework guiding land use   
planning  across  the  County  for  the  next  25  years.  As  an  upper-tier  municipality,  Grey  County   
establishes policy direction that must be implemented through the Official Plans and zoning by-  
laws of its member municipalities. Grey County’s countryside consists of farmlands, recreational   
areas, and resource areas. Farming, resource production, and tourism are critical to the County’s   
economy. Given the County’s location – close to the GTA and along the shores of Georgian Bay –   
and  its  natural  features  like  the  Niagara  Escarpment  and  river  valleys,  Grey  County  is  also   
experiencing increasing interest in rural tourism and farm diversification, including agritourism   
activities,  farm-based  hospitality  uses,  and  rural  event  venues.  As  a  result,  the  Official  Plan   
contains policy direction intended to balance opportunities and the protection of the countryside   
with the need for continued economic growth. (Grey County, 2019).   
   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 72 of 165  
   
   
   
               Page \| 10   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**Rural Lands **  
The Rural designation within the Official Plan permits a broader range of land uses compared to   
Agricultural areas while still maintaining the rural character of the countryside.   
Permitted uses within the Rural designation include:   
⚫   
Agricultural uses (i.e. all those permitted with Agricultural lands);    
⚫   
Resource based recreational uses;    
⚫   
Small-scale buildings and yards associated with skilled trades;    
⚫   
Residential farm cooperatives;    
⚫   
Agri-minimums;    
⚫   
Institutional uses;    
⚫   
Recreational or tourist-based rural clusters (i.e. cottages, yurts, etc.); and    
⚫   
Small-scale special event venues (Section 5.4.1).    
The  above noted uses  are  subject to  additional policies related  to  lot  size,  lot  coverage,  MDS,   
building code requirements, etc.    
***4.1.1. Official Plan Amendment 23  ***  
Through  Official  Plan  Amendment  23  (OPA  23),  Grey  County  introduced  policy  language   
recognizing  small-scale  rural  event  venues  within  the  Rural  designation.  These  venues  may  be   
permitted where they meet applicable policy requirements and demonstrate compatibility with   
surrounding land uses (Grey County, 2019). In practice, however, municipalities are not typically   
encountering challenges with small-scale venues that clearly function as on-farm diversified uses.   
Rather, it is the larger, more intensive event venue proposals that are creating difficulty.   
The County initiated OPA 23 as a result of changes to the PPS 2024, and to clarify interpretation   
issues with respect to the Rural land use designation policies. In response to increasing interest   
in rural event venues, OPA 23 also added some policy direction regarding how these uses should   
be evaluated within the County’s planning framework. The amendment establishes that such uses   
must remain appropriately scaled and consistent with the rural context, rather than functioning   
as standalone commercial developments.   
OPA 23 also contains the concept of recreational or tourist-based rural clusters. While this term   
is not explicitly defined within the Official Plan, it relates to similar tourist-based uses that form   
an interconnected network, i.e. are generally reliant on one another.     
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 73 of 165  
   
   
   
               Page \| 11   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
The amendment also outlines more specific criteria that must be addressed when evaluating a   
proposal:    
   
*5.4.2 13) Small Scale special event venues, such as dedicated wedding, concert, or *  
*performance  venues,  may  be  considered  subject  to  a  site-specific   
amendment to the municipal zoning by-law, which addresses the following   
criteria: *  
*a)  A  description  of  the  proposed  facility,  including  the  proposed  indoor *  
*and outdoor event uses proposed, *  
*b) How  the size and scale of the use are compatible with  neighbouring *  
*land uses, *  
*c)  How  noise  and  light  impacts  will  be  mitigated  to  neighbouring  land *  
*uses, *  
*d) A description of the frequency and size of proposed events,   
e) How the use will minimize the removal of land from active agricultural  *  
*production  and  minimize  impacts  to  future  resource  uses  such  as   
aggregate extraction, *  
*f) How the use will be serviced in accordance with Section 8 of this Plan, *  
*and whether the servicing will be permanent or seasonal/portable in   
nature, *  
*g)  How  the  local  road  network  will  serve  the  traffic  demands  of  the *  
*proposed use, *  
*h) How parking or shuttle transportation needs will be addressed,   
i) Whether the use is co-located with other complimentary permitted uses, *  
*and *  
*j)  How  the  use  will  minimize  impact  on  surrounding  natural  heritage *  
*features  as  per  Section  7  of  this  Plan  and  how  these  impacts  will  be   
mitigated.  *  
*   
Small scale special event venues are encouraged to: *  
*a)  Limit  amplified  noise  or  performance  spaces  to  indoor  or  enclosed *  
*sections of the site to minimize impacts on neighbours, *  
*b) Adaptively reuse existing buildings or structures on-site, provided the *  
*reuse  does  not  significantly  limit  agricultural  uses  or  other  types  of   
resource use onsite,  *  
*c) Consider which buildings and structures are permanently sited, versus *  
*which buildings and structures may be temporary or seasonal in nature   
(e.g., tents, porta-potties, etc.), and *  
*d)  Co-locate  with  agricultural  uses  or  agricultural-related  uses,  which *  
*provide added agri-tourism opportunities on-site, such as wineries or   
cideries. *  
* *  
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 74 of 165  
   
   
   
               Page \| 12   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
*Notwithstanding this section of the Plan, the following uses shall not be considered *  
*a  small-scale  special  event  venue,  and  therefore  are  not  subject  to  this   
section of the Plan: *  
*i) Infrequent agriculturally focused events (i.e., annual or bi-annual), such *  
*as  but  not  limited  to;  harvest  festivals,  maple  syrup  festivals,  farm   
education events, or farm equipment demonstrations, etc., or *  
*ii) Small event spaces co-located within an agricultural-related use (e.g., a *  
*tasting  room  within  a  winery  or  cidery),  which  are  not  intended  for   
weddings,  concerts,  or  large  performances,  but  may  hold  short-term   
tours, tastings, or meetings, or *  
*iii) One-off special events such as a single wedding or a family reunion in *  
*a temporary facility (e.g., a tent) and shall be permitted subject to any   
municipal  policies  or  by-laws  in  place  for  such  special  events  *(Grey   
County, 2019).   
OPA 23 reflects an effort by Grey County to provide clearer guidance for evaluating rural event   
venues; however, the policies remain relatively high-level.  The intent is for municipalities to rely   
on  site-specific  zoning  by-law  amendments  and  technical  studies  to  assess  small-scale  special   
event venue proposals and manage site-specific impacts (Grey County, 2025).   
**Path Forward **  
Applicants seeking to establish a rural event venue within Grey County may be required to obtain   
several planning approvals depending on the scale and location of the proposed development.   
For example, this may include a(n):    
⚫   
**Official Plan Amendment** through the County or member municipality, where the   
proposed use does not meet the current policy framework;    
⚫   
**Zoning By-law Amendment** through the applicable lower-tier municipality where the use   
is not permitted within the existing zoning framework;    
⚫   
**Site Plan Approval** to address matters such as building placement, parking areas,   
landscaping, lighting, and site access; and   
⚫   
**Additional Technical Studies **to support a proposal on an as-needed basis:   
o  **Traffic Impact Study** where the proposed use may generate significant traffic   
volumes on rural roads;    
o  **Noise Study** where amplified music or late evening events are anticipated;    
o  **Servicing Studies** to demonstrate adequate water supply and/or septic   
capacity; and   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 75 of 165  
   
   
   
               Page \| 13   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
o  **Environmental Impact Study** where development is proposed near natural   
heritage features.    
These approvals and supporting studies allow municipalities to evaluate potential impacts and   
ensure that rural event venues remain compatible with surrounding agricultural and rural land   
uses.   
**Summary **  
The  Grey  County  Official  Plan  supports  opportunities  for  rural  economic  diversification  while   
maintaining strong protection for agricultural lands. On-farm diversified uses and certain small-  
scale  rural  event  venues  may  be  permitted  where  they  remain  secondary  to  agricultural   
operations.  Larger or  more  intensive  event  venues  may require  additional  planning  approvals.   
Through this policy framework, Grey County seeks to balance rural economic development with   
the protection of agricultural resources and rural land use compatibility.   
**4.2.  Municipal Frameworks  **  
The following section reviews how selected member municipalities regulate rural event-related   
uses through their official plan and zoning frameworks.   
***4.2.1. Town of The Blue Mountains ***  
The  Town  of  The  Blue  Mountains  is  located  in  Grey  County  along  the  southern  shoreline  of   
Georgian Bay. The municipality includes several small settlement areas as well as extensive rural   
and agricultural lands. Agriculture, tourism, and recreation are major economic drivers within the   
municipality,  particularly  due  to  its  proximity  to  Georgian  Bay,  the  Niagara  Escarpment,  and   
regional tourism destinations.   
Land  use  within  the  municipality  is  designated/regulated  through  the  Town  of  The  Blue   
Mountains Official Plan (2016) and the Town of The Blue Mountains Comprehensive Zoning By-  
law  2018-65  (2018),  which  establishes  permitted  uses,  zoning  standards,  and  development   
regulations across the Town.    
**Official Plan Approach to Event Venues **  
The Town of Blue Mountains supports their agricultural sector by permitting agri-tourism uses   
within their Agricultural, Special Agricultural, and Rural land use designations (Section B4.1.2).   
This  allows  a  larger  variety  of  uses,  including  equipment  exhibitions,  farm  tours,  petting  zoos,   
hayrides and sleigh rides, small-scale themed playgrounds, and small-scale educational facilities,   
subject to some minor restrictions related to parking, sewage, and compatibility. The Town of The   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 76 of 165  
   
   
   
               Page \| 14   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
Blue  Mountains  also  permits  Estate  Wineries  and  Farm  Wineries  within  these  areas  (Section   
B4.1.3, and B4.1.4).    
**Zoning Approach to Event Venues **  
The Town of The Blue Mountains zoning by-law does not contain a specific land use category for   
rural event venues. Instead, activities commonly associated with event venues are interpreted   
through other land use categories such as agri-tourism uses, farm wineries, or assembly-related   
uses.   
Because  of  this,  larger  or  more  intensive  event  venues  are  typically  addressed  through  site-  
specific  zoning  by-law  amendments.  These  amendments  allow  municipalities  to  establish   
regulations  tailored  to  the  individual  property,  including  limits  on  building  size,  parking   
requirements, and operational considerations.   
***4.2.2. Municipality of Grey Highlands ***  
The  Municipality  of  Grey  Highlands  is  located  in  the  southern  portion  of  Grey  County  and  is   
characterized by a predominantly rural landscape consisting of agricultural lands, forests, natural   
heritage features, and small rural communities. Agriculture remains an important land use within   
the municipality, alongside growing interest in rural tourism, farm diversification, and recreation-  
related activities.   
Land  use  within  Grey  Highlands  is  designated/regulated  through  the  Municipality  of  Grey   
Highlands Official Plan (2017) and the Municipality of Grey Highlands Comprehensive Zoning By-  
law 2004-50 (2004), which establishes permitted land uses, zoning standards, and development   
regulations across the municipality.    
**Official Plan Approach to Event Venues **  
The Municipality of Grey Highlands does not permit any types of rural event venues as-of-right   
within any land use designations, regardless of type or size.  The only type of venue that could be   
permitted without an Official Plan Amendment is a Resource Based Recreational Use within their   
Rural  lands,  subject  to  a  site-specific  zoning  by-law  amendment.  Where  resource-based   
recreational uses is defined as:    
*“shall  mean  those  recreational  uses  where  the  prime  reason  for  location  by  their  very   
nature,  require  certain  natural  attributes  for  their  location  including  the  availability  of   
large  lots  or  land  areas.  Uses  permitted  may  include  passive  and  active  recreational   
facilities  and  associated  commercial  and  residential  uses.  Such  uses  shall  be  defined  to   
include  golf  courses,  water  based  recreation,  campgrounds,  lodges/resorts  and   
skiing/snowboarding facilities.” *(Municipality of Grey Highlands, 2017).    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 77 of 165  
   
   
   
               Page \| 15   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**Zoning Approach to Event Venues **  
Within the Municipality of Grey Highlands, all rural event venues are addressed through a site-  
specific  zoning  by-law  amendment.  These  amendments  allow  the  municipality  to regulate  the   
scale  and  intensity  of  the  proposed  use  and  may  include  provisions  related  to  building  size,   
parking requirements, and operational considerations.   
**4.3.  Learnings from Interviews with Planners  **  
In addition to formal policy documents such as the Official Plan and zoning by-laws, interviews   
with  County  and  member  municipal  planning  staff  provided  important  insight  into  how  rural   
event venues are being interpreted and implemented in practice. These discussions indicated that   
in  the  absence  of  clearly  defined  and  consistently  applied  policy  frameworks,  planners  are   
frequently required to evaluate proposals on a case-by-case basis.    
Across interviews, County and municipal planning staff consistently identified a common set of   
considerations that inform their review of rural event venue applications. These include potential   
noise  impacts  on  surrounding  residents,  traffic  generation  and  road  capacity,  the  adequacy  of   
private servicing, and overall compatibility with adjacent agricultural operations. Planners also   
emphasized  ongoing  challenges  in  establishing  appropriate  thresholds  for  size,  scale,  and   
frequency of events.   
A  key  theme  emerging  from  these  interviews  is  the  difficulty  in  classifying  larger  or  hybrid   
proposals,  especially  those  that  incorporate  multiple  components  such  as  event  spaces,  food   
services, and overnight accommodations. Planners noted that these types of developments do   
not  fit  neatly  within  existing  policy  categories,  leading  to  varied  interpretations  across   
municipalities and, at times, within the same jurisdiction.    
In practice, municipalities frequently rely on site-specific zoning by-law amendments and tailored   
planning approvals to regulate rural event venues. This approach allows flexibility in addressing   
unique site conditions but may also result in inconsistencies and uncertainty for applicants. As a   
result,  there  is  a  recognized  need  for  clearer  policy  direction  and  standardized  guidance  to   
support decision-making related to evaluating rural event venues.   
**4.4.  Grey County Case Studies **  
***4.4.1. Spy Cider House and Distillery  ***  
Spy  Cider  House  and  Distillery  is  located  at  808108  24th  Sideroad  in  the  Town  of  The  Blue   
Mountains and operates as a farm-based cider production and agri-tourism destination. A recent   
expansion of the proposal involved the development of a new event building to support rural   
event  functions  such  as  weddings,  corporate  events,  and  community  gatherings,  and  provide   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 78 of 165  
   
   
   
               Page \| 16   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
additional  agriculture-related  storage  areas  (apples)  and  office  space.  The  application  was   
intended to expand on-farm diversified uses and enhance agri-tourism activities associated with   
the existing agricultural operation.   
**Planning Framework and Approvals **  
The proposal was reviewed under the Town of The Blue Mountains Official Plan and Zoning By-  
law,  the  Grey  County  Official  Plan,  and  provincial  policy  related  to  on-farm  diversified  uses.  A   
complete application was received in early 2025 and evaluated through Staff Report PBS.25.015.   
Supporting  materials  included  a  Planning  Justification  Report,  Noise  Impact  Study,  and  other   
technical submissions.   
The application required a site-specific Zoning By-law Amendment, as event venue uses are not   
permitted as-of-right. Through this process, a site-specific zone was established to permit event-  
related uses while regulating the scale and operation of the venue.   
**Key Planning Considerations **  
Several key planning considerations were identified through the review process:   
⚫   
**On-farm diversified use status:** whether the event space remained secondary to the   
agricultural operation and met the size criteria per the GCOP;    
⚫   
**Agricultural function:** ensuring the primary farm use, being specialty agriculture for   
apple production, was maintained;    
⚫   
**Noise impacts:** potential impacts on neighbouring properties and mitigation measures;    
⚫   
**Servicing:** reliance on private servicing to support event-related uses;    
⚫   
**Traffic and access:** impacts on rural road infrastructure; and    
⚫   
**Scale and intensity:** appropriateness of recurring events within an agricultural context.    
**Outcome **  
Staff recommended approval of the application through Staff Report PBS.25.015, and the Zoning   
By-law Amendment was approved by Town Council on June 2, 2025 (Town of The Blue Mountains,   
2025).  The  proposal  received  strong  community  support,  including  multiple  letters  of  support   
submitted during the review process.   
**Considerations **  
The  Spy  Cidery  case  illustrates  how  municipalities  may  use  site-specific  zoning  by-law   
amendments  to  accommodate  rural  event  venues  within  agricultural  areas  while  maintaining   
control over their scale and intensity. By framing the proposal as an on-farm diversified use, the   
application was able to align with existing policy direction supporting agricultural viability and   
agri-tourism.   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 79 of 165  
   
   
   
               Page \| 17   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
At the same time, the case highlights ongoing challenges in clearly defining the limits of on-farm   
diversified uses, particularly where event venues begin to function on a more commercial scale.   
While the intent is to review these proposals on a case-by-case basis through site-specific zoning   
by-law amendments, this approach underscores a broader gap in standardizing policy direction.   
Greater  consistency  is  needed  in  how  site-specific  zones  are  structured,  including  the  use  of   
technical studies to inform and establish clear, defensible zoning provisions.   
**Figure 4-3. **Spy Cidery (Spy Cider House and Distillery, 2019)   
    
***4.4.2. Highland Estates ***  
The proposed Highland Estates development in Grey County provides a detailed local example of   
the policy and approval challenges associated with rural event venues that exceed the scope of   
existing  agricultural  and  rural  permissions.  The  proposal  included  a  wedding  and  event  venue   
supported by accessory accommodation in the form of cabins and tent sites. Given the scale and   
nature of the use, amendments were required at both the upper-tier and lower-tier levels.   
At the County level, an Official Plan Amendment was required to permit a special event venue for   
up to 95 guests with accessory accommodation for up to 50 guests.   
At  the  local  level,  an  amendment  to  the  Municipality  of  Grey  Highlands  zoning  By-law  was   
required.  The  Zoning  By-law  amendment  would  have  established  a  new  or  modified  zone   
category to permit the use. This included provisions related to event functions, number and type   
of  short-term  accommodation  units,  parking  requirements,  setbacks,  and  buffering  measures.   
Performance  standards addressing  noise,  traffic generation,  hours  of  operation,  and  minimum   
separation  distances  from  sensitive  land  uses  would  also  have  been  necessary  to  address   
compatibility concerns.   
During the application review and circulation process, numerous comments were received from   
members of the public, both for and against the proposed development. Those in favour of the   
development  consisted  predominantly  of  local  businesses.  Those  against  were  largely   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 80 of 165  
   
   
   
               Page \| 18   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
neighbouring property owners who were concerned about the noise, traffic and environmental   
impacts of the proposed development.    
**Outcome **  
The refusal of the application reflects the complexity of interpreting and applying existing County   
and  local  policy  frameworks  to  larger,  hybrid  proposals.  It  is  noteworthy  that  these  proposed   
applications were processed prior to the County adopting OPA 23 into its Official Plan. In this case,   
both County and Municipal planning staff recommended approval, concluding that the proposal   
was  consistent  with  the  intent  of  the  County  and  Local  Official  Plans  and  represented  an   
appropriate  form  of  rural  diversification,  subject  to  conditions  and  further  technical  review   
(Hillyer,  Taylor,  2025).  However,  Council  ultimately  refused  the  application,  illustrating  a   
divergence in how policy was interpreted and applied in decision-making. No matter the policy   
alignment, the impact of public opinion and comments received during the application review   
process has the potential to influence the Council’s decision-making.   
**Considerations **  
While the proposal did not necessarily conflict with the broader intent of the policy framework,   
it raised concerns regarding scale, intensity, and long-term impact. As identified in the staff report,   
considerations  such  as  the  size  of  the  proposed  event  venue,  the  inclusion  of  overnight   
accommodations,  traffic  generation,  and  potential  compatibility  impacts  were  central  to  the   
evaluation (Hillyer, Taylor, 2025). Council’s decision suggests that these factors were viewed as   
extending beyond what would typically be considered ancillary or secondary to the rural context.   
The case further demonstrates that, in the absence of clearly defined thresholds or criteria for   
large-scale,  hybrid  developments,  decision-making  relies  heavily  on  interpretation.  The  staff   
report acknowledged the need to assess the proposal through site-specific zoning provisions and   
supporting technical studies; however, without more explicit policy direction, this approach can   
result  in  differing  conclusions  between  staff  and  Council  and  contribute  to  uncertainty  in  the   
evaluation process (Hillyer, Taylor, 2025).   
As a case study, Highland Estates illustrates the level of policy change that may be required to   
accommodate similar proposals in the future. It highlights the need for coordinated amendments   
between  upper-tier  and  lower-tier  planning  documents,  as  well  as  the  importance  of  clearly   
defined criteria to manage scale, intensity, and land use compatibility. This example reinforces   
the  value  of  establishing  a  proactive  and  comprehensive  policy  framework  to  guide  decision-  
making for rural event venues across Grey County.   
   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 81 of 165  
   
   
   
               Page \| 19   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**5. **  
**Other Municipalities **  
**5.1.  Haldimand County **  
Haldimand County is located in southern Ontario along the north shore of Lake Erie, southeast of   
Hamilton and southwest of the Niagara Region, and operates as a single-tier municipality. The   
County  is  predominantly  rural  and  includes  several  urban  communities  such  as  Dunnville,   
Caledonia, Hagersville, Cayuga, Jarvis, and Townsend, in addition to numerous rural hamlets and   
agricultural  areas.  Municipal  water  and  sewer  services  are  generally  available  in  larger  urban   
settlements, whereas the majority of rural properties rely on private wells and septic systems.   
Agriculture is a dominant land use within the County, with extensive areas of prime agricultural   
land  supporting  crop  production,  livestock  operations,  and  greenhouse  agriculture.  In  recent   
years,  the  County  has  also  experienced  growing  interest  in  rural  economic  diversification,   
including agritourism, farm-based experiences, and rural event venues.   
Rural event venues in Haldimand County are subject to the Haldimand County Official Plan (2024),   
the  Haldimand  County  Comprehensive  Zoning  By-law  HC-1-2020,  and  applicable  provincial   
planning policies, including the Provincial Planning Statement.   
**Agricultural Lands **  
Agricultural  land  use  policy  places  a  strong  emphasis  on  protecting  the  long-term  viability  of   
agricultural  lands  while  allowing  for  limited,  appropriate  diversification.  Within  this  context,   
agricultural  events  that  exceed  the  scale  of  an  on-farm  diversified  use  are  subject  to  a  more   
rigorous  planning  framework  to  ensure  that  agricultural  priorities  are  maintained  (Haldimand,   
2024).   
Specifically, larger-scale agricultural events are only permitted temporarily through a Temporary   
Zoning  By-law  Amendment.  Where  such  events  are  intended  to  occur  on  a  recurring  or   
permanent  basis,  a  full  Zoning  By-law  Amendment  is  required  and  must  be  justified  to  the   
satisfaction  of  the  County.  Approval  is  contingent  on  meeting  key  criteria,  including  avoiding   
specialty  crop  areas,  prioritizing  locations  on  poorer  quality  soils  where  no  reasonable   
alternatives exist, and directing such uses to lands that are already fragmented or less suitable   
for  agricultural  production  due  to  topography.  In  addition,  proposals  must  demonstrate   
compatibility with surrounding agricultural and sensitive land uses and minimize the amount of   
land removed from active agricultural production (Haldimand, 2024).   
Together,  these  provisions  reinforce  the  principle  that  larger-scale  event  uses  should  only  be   
permitted where they do not undermine the agricultural land base and are carefully located and   
designed to mitigate potential impacts.   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 82 of 165  
   
   
   
               Page \| 20   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
*Agricultural events, that are beyond the scale of an on-farm diversified use, shall   
only  be  permitted  on  a  temporary  basis  through  a  temporary  Zoning  By-law   
amendment. Where the event is of a recurring or permanent nature, a Zoning   
By-law  amendment  will  be  required  and  the  use  can  be  justified,  to  the   
satisfaction of the County, in accordance with the following criteria: *  
*i) *  
*The land does not comprise a specialty crop area;  *  
*ii) *  
*The  use  is  proposed  in  an  area  of  poorer  quality  soils  and  there  are  no   
alternative sites available on poorer agricultural land;  *  
*iii) *  
*The use is proposed in an area where the fragmentation of lands is evident   
or  the  topography  of  the  lands  is  such  that  the  site  is  less  suitable  for   
agriculture;  *  
*iv) *  
*The  use  is  compatible  with  surrounding  agricultural  and  sensitive  uses;   
and  *  
*v) *  
*The use minimizes land taken out of agricultural production. (Haldimand,   
2024). *  
Notably, Haldimand County has established Zoning By-law HAL36.455, which provides   
clear  and  specific  direction  regarding  what  types  of  events  are  permitted  within  an   
agricultural context:   
*a)  Section  28.1  (Permitted  Uses)  of  the  “Agriculture  Zone  (A)”  shall  also    
include:  *  
*i) *  
*Overnight accommodations be permitted in the form of the four   
(4) modular units that currently exist on the site and the five (5)   
rooms in the clubhouse facility. *  
*ii) *  
*Corporate meetings and team building events are permitted up   
to three (3) days in length and may occur up to ten (10) times per   
year.   *  
*iii) *  
*Receptions and similar social events are permitted up to ten (10)   
days per year.   *  
*iv) *  
*Cooking  demonstrations  are  permitted  up  to  five  (5)  times  per   
year.   *  
*v) *  
*Fundraising events, including barbeques, car shows, craft sales,   
birds of prey demonstrations and similar events, may take place   
up to ten (10 days per year.   *  
*vi) *  
*The aggregate of all events is permitted to a maximum of forty   
(40) days per calendar year.   *  
*vii)  The organizer will be required to obtain a clearance letter from *  
*the General Manager of Community and Development Services *  
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 83 of 165  
   
   
   
               Page \| 21   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
*prior  to  the  commencement  of  one  of  the  above  noted  events.   
The following details must be submitted for review:    
a) *  
*Submission  of  a  written  description  of  the  events  and   
anticipated number of attendees;  *  
*b) *  
*Submission of a parking plan for the anticipated number of   
attendees;  *  
*c) *  
*Description of any outdoor noise associated with the event   
including identification of the sources and intensities, and   
the hours at which they will occur; *  
*d) *  
*Description  of  any  outdoor  activities  associated  with  the   
event and duration of same; *  
*e) *  
*Written  clearance  from  the  OPP  and  Emergency  Services   
(EMS) prior to the event, if required (depends on the type/   
scale of the event); and  *  
*f) *  
*Notice  to  abutting  property  owners  for  any  events  where   
more  than  one  hundred  (100)  people  are  expected  to   
attend.  *  
*viii)  The uses are to be limited in size and aerial extent to what exists *  
*on the date of passing of this by-law (Haldimand, 2020).   *  
**Rural Lands **  
The Rural designation permits a broader range of land uses; however, these uses are generally   
directed  to  designated  Hamlets  and  are  not  permitted  as-of-right,  requiring  a  development   
application and planning approval.   
*New  commercial,  industrial,  institutional  and  agriculturally  related  uses  may   
also be permitted within Hamlets in accordance with the following criteria:  *  
*a) *  
*The use employs a small number of persons, does not require significant   
quantities of water, does not produce undue amounts of sewage waste   
and where serviced by an on-site sanitary sewage system, such system is   
designed and installed as per the Ontario Building Code and such use is   
compatible with surrounding uses;  *  
*b) *  
*The  use  will  not  generate  undue  noise,  traffic,  odour,  fumes,  dust  or   
vibration  to  the  extent  of  interfering  with  the  ordinary  enjoyment  of   
surrounding properties;  *  
*c) *  
*Adequate on-site parking for the use must be provided;  *  
*d) *  
*The  development  should  be  buffered,  where  possible,  from  adjacent   
residential areas by planted, landscaped areas;  *  
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 84 of 165  
   
   
   
               Page \| 22   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
*e) *  
*The designation and development of land for industrial purposes shall be   
considered  in  accordance  with  the  appropriate  Provincial  guidelines   
regarding  separation  distances  between  industrial  and  sensitive  land   
uses; and  *  
*f) *  
*To the extent possible, commercial, industrial and institutional uses shall   
be separated from residential uses and shall be consolidated into groups   
rather than scattered throughout the Hamlet (Haldimand, 2024). *  
**Establishing a Rural Event Venue in Haldimand County **  
Applicants seeking to establish a rural event venue within Haldimand County may be required to   
undertake a range of planning approvals and submit supporting studies depending on the scale   
and location of the proposal. These reports are noted in the Official Plan.   
While  certain  agritourism  uses  may  be  permitted  where  they  meet  the  definition  of  on-farm   
diversified uses, rural event venues are typically not permitted as-of-right within the Agricultural   
zone due to their scale and potential impacts.   
Within the Rural Lands, a wider range of uses may be permitted, including rural residential uses   
and  small-scale  rural  commercial  activities.  However,  larger  tourism  or  entertainment  uses   
typically require a site-specific zoning amendment.   
**Site-Specific Zoning **  
Haldimand  County  has  addressed  rural  event  venues  in  several  instances  through  site-specific   
zoning provisions. These amendments allow a specific property to operate an event venue while   
imposing conditions that regulate the scale and intensity of the use.   
Typical regulations within site-specific zones may include:   
⚫   
maximum building size,    
⚫   
minimum parking requirements,    
⚫   
limits on the number of events per year,    
⚫   
maximum number of attendees per event, and    
⚫   
restrictions on outdoor events or amplified music.    
These  site-specific  zoning  provisions  allow  the  County  to  manage  potential  impacts  while   
enabling rural economic diversification.   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 85 of 165  
   
   
   
               Page \| 23   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**Summary **  
Based on the policies contained within the Haldimand County Official Plan and Zoning By-law HC-  
1-2020, rural event venues are generally not considered permitted uses within the Agricultural   
designation unless they qualify as on-farm diversified uses.   
Larger or more intensive event venues that do not fit within OFDU classification typically require:   
⚫   
a Zoning By-law Amendment;    
⚫   
supporting technical studies; and/or    
⚫   
Site Plan Approval.    
Through this approach, Haldimand County seeks to balance opportunities for rural tourism and   
economic  diversification  with  the  protection  of  prime  agricultural  land  and  compatibility  with   
surrounding rural land uses.   
***5.1.1. Haldimand County Case Study – Cottonwood Mansion Museum ***  
The Cottonwood Mansion Museum case provides a clear example of how  Haldimand has used   
site-specific  zoning  to  recognize  and  regulate  event-related  activities  within  an  agricultural   
context.   
**Figure 5-1. **Cottonwood Mansion Museum (Cottonwood Mansion Museum, n.d.). ** **  
   
Cottonwood Mansion is a historic 1860s estate that operates as a house museum offering tours,   
educational programming, and a range of events, including weddings, rentals, and community   
gatherings.  These  activities  are  generally  small-scale  and  tied  to  the  heritage  function  of  the   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 86 of 165  
   
   
   
               Page \| 24   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
property, such as intimate weddings, cultural programming, and scheduled events that activate   
the site while maintaining its historic character.    
Through Zoning By-law Amendment 1344-HC-23, Haldimand County rezoned the property to a   
site-specific  Agriculture  (A.8)  zone  to  formally  recognize  the  existing  museum  use  and  its   
associated activities. The amendment permits a museum and accessory uses, including special   
events, but introduces a key limitation by restricting such events to a maximum of 10 days per   
year. It also requires site plan control, ensuring that operational and site-specific considerations   
are addressed through detailed review.   
Importantly, the amendment was intended to reflect and legitimize activities already occurring   
on-site,  acknowledging  that  the  property  functions  as  a  cultural  and  tourism  asset  within  the   
agricultural area. Rather than treating events as a standalone commercial use or attempting to fit   
them within agricultural definitions, the municipality clearly framed them as an accessory to the   
primary museum use.   
This case demonstrates a structured and controlled approach to event permissions. By explicitly   
permitting events as an accessory use, limiting their frequency, and tying them to the principal   
institutional function, Haldimand County was able to support heritage tourism while maintaining   
compatibility with the surrounding context.    
**Figure 5-2. **Cottonwood Mansion Museum (Cottonwood Mansion Museum, n.d.).** **  
   
**5.2.  Essa Township **  
Essa Township is located within Simcoe County, in central Ontario, immediately east of Barrie.   
Essa Township is comprised of 3 communities, Angus, Baxter, and Thornton, plus several smaller   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 87 of 165  
   
   
   
               Page \| 25   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
hamlets (Township of Essa, 2012). One of its communities (Angus) has municipal servicing, but   
the remainder are privately serviced. Its demographics are predominantly middle-aged (i.e. 25-  
64), with the vast majority working at Canadian Forces Base (CFB) Borden.    
Rural event venues in Essa Township are subject to the *Official Plan of the Township of Essa* (The   
Corporation of the Township of Essa, 2001), the *Zoning By-law 2003-50* (The Corporation of the   
Township of Essa, 2003), and the *County of Simcoe Official Plan* (County of Simcoe, 2013). Essa   
Township is predominantly comprised of and designated as Agricultural (Schedule A of their OP).    
**Figure 5-3. **Essa Agriplex, a large-scale event venue (2026).** **   
   
**Rural Lands**    
Section  7.2  of  the  Essa  Township  OP  allows  most  types  of  development  within  the  rural   
designation. Permitted uses include:    
⚫   
*those uses permitted in the Agricultural designation,  *  
⚫   
*uses such as forestry, resource management, small-scale industrial, and commercial uses   
which are agriculturally-related,  *  
⚫   
*home  occupation  and  home  industry,  farm  produce  stands,  bed  and  breakfast   
establishments, *  
⚫   
*single detached dwelling on existing vacant lots,   *  
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 88 of 165  
   
   
   
               Page \| 26   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
⚫   
*Non-agricultural uses such as highway and service commercial, tourist commercial, public   
use, institutional, kennels, private club and open space may also be permitted,  *  
⚫   
*In filling in accordance with the policies of Section 26.3.1.k is also permitted, and  *  
⚫   
*A garden suite is also a permitted use and is subject to the policies of Section 6.3.14. *  
Section 7.3.5 of the Essa Township OP also permits the following uses, subject to an amendment   
of their ZBL:    
*Minor non-agricultural rural uses such as highway and service commercial uses, tourist   
and recreational commercial uses, public uses, institutional uses, private clubs and open   
space uses may be permitted subject to an amendment to the Zoning By-law. *   
With the clarification that:    
*For  the  purposes  of  this  Section,  the  term  “minor”  shall  be  generally  defined  as  a  use   
having low traffic generation, no nuisance effects on surrounding uses, a scale consistent   
with existing uses, and no negative environmental impact there shall be recognition of the   
cumulative impacts of these non-agricultural uses to the surroundings.  *  
While uses are somewhat flexible with the Rural designation, the Essa Township OP includes a   
strong  statement  that:  *Agricultural  uses  which  exist  within  the  Rural  designation  shall  be   
preserved and protected from incompatible land uses and shall take precedence over all other   
land uses* (Section 7.3.1)   
**Establishing a Rural Event Venue in Essa Township **  
Applicants seeking to develop a rural event venue on lands that are currently designated as rural   
may be required to produce the following:    
⚫   
Agricultural  Justification  Report  (Section  7.3.6)  describes  why  a  location  within  a   
settlement or a business park area is not more appropriate   
⚫   
MDSF (Section 7.3.2) to demonstrate that the proposed development would not interfere   
with or hinder existing or future agricultural operations   
⚫   
Zoning By-Law amendment (Section 7.3.5) for certain use types   
⚫   
Cultural Heritage Impact Assessment (Section 13.2.4) where structures or landscapes are   
identified in the Township’s Cultural Heritage Resource Inventory;    
⚫   
Archaeological Assessment (Section 13.2.6) where the property contains archaeological   
resources and/or there is a moderate to high potential for resources;    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 89 of 165  
   
   
   
               Page \| 27   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
⚫   
Environmental Impact Study (Section 21.3.1.c) where development is proposed within or   
adjacent  to  lands  designated  as  Environmental,  a  natural  heritage  or  a  natural  hazard   
feature;    
⚫   
Permit  from  Nottawasaga  Valley  Conservation  Authority  (Section  21.3.1.g)  where   
development is occurring within their regulated areas;    
⚫   
Detailed Hydrogeological and Engineering Design Studies (Section 25.1.c) for certain types   
of sewage facilities;    
⚫   
Contaminated Sites Assessment (Section 27.2.1) where sensitive uses are proposed, and   
contamination may be present; and    
⚫   
Stormwater Management Plan (27.2.3) at Council’s discretion.    
**Zoning By-Law**   
While  home  occupations  are  a  permitted  use  within  the  Agricultural  Zone,  they  are  severely   
limited in their extent, and most rural event venues would not be considered a home occupation.   
Therefore, event venues would not be a permitted use within the agricultural zone, except where   
they are considered an OFDU.    
The  Township  of  Essa  has  taken  a  blanket  approach  with  its  rural  zone,  which  has  the  same   
permitted uses described in Section 7.2 as their agricultural zone. As such, a rural event venue   
would  not  be  considered  an  as-of-right  permitted  use  within  the  Rural  zone.  However,  as   
discussed previously, they can be permitted through a ZBA.    
**Summary**    
Based on the policies contained within the Essa Township OP and their ZBL, rural event venues   
are  not  considered permitted  uses  within  the  agricultural  or  rural designation  unless  they  are   
considered an OFDU. While the Essa Township OP allows rural event venues within rural lands, as   
per their OP, they are not considered an as-of-right use, and a site-specific ZBA is required for all   
proposals.  While  Essa  Township’s  OP  does  not  provide  a  clear  list  of  additional  studies  and   
requirements for rural event venues, it provides general policies and requirements for all types   
of development.    
**5.3.  Essa Township Case Study **  
***5.3.1. Ivy Ridge ***  
Ivy Ridge Weddings and Events offers “dream weddings in the historic spirit of Ivy Ridge” with   
dedicated ceremony, cocktail, and dinner spaces. They mainly focus on weddings; however, they   
also host other social or corporate events and large parties (Ivy Ridge Weddings & Events, n.d.).    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 90 of 165  
   
   
   
               Page \| 28   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
Located at 7511 9th Line in Essa Township, their event space is nestled into the side of a woodland   
and  surrounded  by  agricultural  uses.  The  Ivy  Orange  Hall  (a  community  center)  and  the  Essa   
Agriplex (hosts fairs and shows) are both located nearby. Within the community of Ivy, there are   
some lands designated as R1 Low Density Residential; however, outside of the main intersection   
(9th Line and 20th Sideroad) the remaining lands are generally zoned Rural (Schedule A of the ZBL;   
Township of Essa, 2003).    
**Figure 5-4. **Ivy Ridge Wedding Space (Ivy Ridge Weddings & Events, n.d.).    
   
As described in **Section[ 5.2 ](agenda-01.html#87)above, no rural event venue types are permitted within Essa County   
as of right. In order to permit their current use of the property, Ivy Ridge Weddings and Events   
(also known as The County Event Facility) sought a ZBA (2020-28).    
*East Part Lot 21, Concession 9 (7511 9th Line) Country Event Facility (2020-28)  *  
*Notwithstanding any provisions of this Zoning By-law, By-law No. 2003-50, to the contrary,   
on those lands zoned “RL-2” on Schedule “A” of this By-law an on-farm diversified use in   
the  form  of  a  Country  Event  Facility  shall  be  permitted  in  addition  to  all  other  uses   
permitted within a “RL” Zone subject to the following:  *  
*(1)  for  the  purposes  of  this  subsection  a  Country  Event  Facility  is  defined  as  a  building   
designated  in  accordance  with  the  Ontario  Building  Code  to  accommodate  group   
gatherings for wedding ceremonies, wedding receptions, wedding showers, engagement   
parties, anniversaries, birthdays, family reunions, art shows, seminars, debate forums and   
similar uses;  *  
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 91 of 165  
   
   
   
               Page \| 29   
**


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
*(2) on those lands zoned “RL-2 Zone”, the following special zoning regulations shall apply: *  
-  *Maximum building area – 350 m2    
*-  *Minimum number of parking spaces – 70    
*-  *Maximum number of events per operational season is *  
*in  accordance  with  the  current  Site  Plan  Control   
Agreement applicable to this property  *  
-  *Maximum cumulative number of persons permitted at *  
*one  time  –  230  (inclusive  of  all  persons  related  to  an   
event)  *  
-  *Overnight  accommodations,  including  camping,  are *  
*prohibited  in  conjunction  with  any  permitted  events*   
(Section 7.4.2.1).    
Through this ZBA, the Township of Essa provided a new definition for ‘County Event Venue’ with   
a description of the permitted uses within the use type. Ivy Ridge also obtained permission to   
hold  events  for  up  to  230  people,  but  did  not  obtain  permission  to  accommodate  overnight   
visitors.  The  Township  of  Essa  opted  to  use  the  Site  Plan  Control  process  to  manage  other   
common issues with rural event venues, like the total number of events per year. Although this   
document is not publicly available, it can also be used to prescribe restrictions related to parking,   
traffic, noise, lights, nuisances, etc.    
**Figure 5-5. **Ivy Ridge Wedding Space (Ivy Ridge Weddings & Events, n.d.).**   **   
   
**Considerations**   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 92 of 165  
   
   
   
               Page \| 30   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
Ivy Ridge Wedding & Events has an ideal location within a rural event cluster. It has maintained   
its boutique atmosphere, where limited services are offered. Many of the structures located at   
Ivy Ridge and showcased on their website are open-air, whether it be the gazebos or barns within   
large open doors. While the site-specific ZBA did not require a noise assessment, this is likely due   
to their location and the existing compatibility with nearby uses.    
**5.4.  Teeswater (Bruce County) Case Study **  
***5.4.1. The Post and Beam ***  
The  Post  and  Beam  is  “an  exclusive,  luxurious  riverside  retreat  for  private  events”  located  in   
Teeswater,  Ontario  (The  Post  &  Beam,  2024a).  They  offer  event  space  for  corporate  retreats,   
weddings  (including  accommodations),  private  events,  and  holiday  rentals,  in  addition  to   
partnering with other local businesses to offer ‘package’ deals for golfing, cannabis or beer tours.   
In total, they have 10 rooms and accommodation for up to 20 people.    
The Post and Beam, which is located at 33 Andrew Street, is at the end of a residential street, with   
approximately 20 other homes. While it is located within the urban boundary of Teeswater, it fits   
into the rural event venues category due to its size (approximately 9 ha), location along natural   
features, and agriculturally-related current and historic uses (as shown in Figure 5-6 below). The   
remaining  properties  along  Andrew  Street  are  zoned  R1  Low-Density  Residential.  R1  zoning   
permits  single  detached  dwellings,  duplexes,  accessory  residential  uses  (ARUs),  and  Home   
Occupation  –  Domestic  and  Professional,  as  well  as  Home  Occupation  –  Bed  &  Breakfast   
Establishment, among other uses (Section 8.2 of the ZBL).    
**Figure 5-6. **The Post and Beam Event Space (Bruce County, 2026).**    **  
   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 93 of 165  
   
   
   
               Page \| 31   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**Figure 5-7. **The Post and Beam Event Space (The Post & Beam, 2024a).   
   
To support the use of the property as a rural event venue, a site-specific ZBA was obtained (By-  
law No. 2023-20),    
*South  Bruce  By-law  No.  2023-20  (Dalgard  and  Billings,–  Con  7  Pt  Lot  18  Plan   
144;Park Pt Lot15 Andrew St Pt;Blk J Water Course And Tail;Race Over 2-144 \[33   
Andrew St\], Teeswater)  *  
*8.5..4 Notwithstanding their 'R1’ zoning designation, those lands delineated as   
'R1-4-H' on Schedule 'A' to this By-law shall be used in compliance with the 'R1'   
zone  provisions  contained  in  this  By-law,  and  shall  comply  with  the  following   
regulations which shall prevail in the event of conflict:  *  
*(i) Outdoor weddings and similar outdoor ceremonies shall be a permitted ‘Home   
Occupation – Domestic and Professional Use’ and shall comply with the following   
regulations which shall prevail in the event of conflict with Section 3.9 Section 3.8   
of By-law No. 2011-63:  *  
*a) The maximum number of people permitted per ceremony shall be 100,   
including but not limited to guests, vendors, the property owners and two   
(2) assistants. *  
*b)  The  ceremonies,  including  set-up  and  clean-up,  shall  be  permitted   
Thursday, Friday, Saturday, and Sunday between the hours of 10:00 am   
and 8:00 pm local time.  *  
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 94 of 165  
   
   
   
               Page \| 32   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
*c) Portable washroom facilities shall be provided.  *  
*d) The ceremonies shall not include a reception; and  *  
*e) The ‘H’ Holding Zone provision may only be removed by Council once   
the following conditions have been met:  *  
*a.  A  traffic  analysis  has  been  received  to  the  satisfaction  of  the   
Zoning  Administrator  and  Operations  Manager  at  the   
Municipality  of  South  Bruce  and  the  recommendations  of  that   
report (if any) have been implemented to the satisfaction of the   
Zoning Administrator and Operations Manager.  *  
*b. The number of off-street parking spaces has been confirmed to   
the  satisfaction  of  the  Zoning  Administrator  and  Operations   
Manager at the Municipality of South Bruce; and  *  
*c. A detailed Site Plan has been received to the satisfaction of the   
Zoning  Administrator  and  Operations  Manager  at  the   
Municipality of South Bruce and the details of that Site Plan have   
been implemented to the satisfaction of the Zoning Administrator   
and Operations Manager, including but not limited to installation   
of off-street parking in accordance with II. above. *  
Through this site-specific ZBA, the Post and Beam obtained permission to hold ceremonies (i.e.   
events),  with  up  to  100  people  in  attendance.  The  ZBA  required  that  traffic  and  parking  be   
considered, but  did  not  include  any  noise  provisions.  While it  specifically  prohibits  ‘reception’   
type events, this is a somewhat vague use type that is not defined. Instead, they rely on Section   
3.9, which outlines that “The Home Occupation - Domestic and Professional Uses shall not create   
or become a ‘nuisance’ in regard to noise, odours, vibrations, traffic generated or parking.”    
While  the  site-specific  ZBA  provided  permissions  for  the  Post  and  Beam  to  hold  wedding   
ceremonies, it does not consider their use as an overnight accommodation. Bed and Breakfast   
Establishments,  which  are  a  permitted  use  within  the  R1  and  subsequently  R1-4-H  zone  only   
permit up to 3 guest rooms or 6 guests; the Post and Beam currently have 10 rooms for up to 20   
guests (The Post & Beam, 2024b). Based on their current accommodation options, they would fit   
under  the  definition  of  a  Hotel/Motel  within  the  ZBL  which  permits  over  6  guest  rooms,   
recreational facilities, restaurants, etc.    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 95 of 165  
   
   
   
               Page \| 33   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**Considerations **  
The Post and Beam has a less-than-ideal location at the end of a rural residential road with lots   
of  neighbours  in  close  proximity.  While  they  initially  received  a  ZBA  to  permit  weddings  and   
corporate  events,  they  have  since  expanded  their  business  model  significantly  to  also  include   
motel-like accommodations and other services. As not all documents are publicly available (i.e.   
Site  Plan  Approval  and  any  other  contracts),  it  is  difficult  to  determine  whether  additional   
agreements have since been implemented that permit these additional uses. Nevertheless, this   
case study is a prime example of the challenges faced by municipalities in the approval of varying   
and growing rural event venues and the challenges of ensuring compliance.    
**Figure 5-8. **The Post and Beam Event Space (The Post & Beam, 2024a)   
   
   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 96 of 165  
   
   
   
               Page \| 34   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**6. **  
**Ontario Building Code **  
In addition to the relevant planning policies at the provincial, county and local level, rural event   
venues are also subject to the Ontario Building Code (OBC; collectively Government of Ontario,   
1992; Ministry of Municipal Affairs and Housing, 2025a-b).    
The OBC was implemented to regulate the construction, demolition, conversion, and general use   
of buildings to address ongoing and future/potential risks to public health and safety and property   
across the province. In 2025, the OBC received significant updates to ‘catch up’ to modernizations   
in construction, including changes to construction methods, building types and uses.    
Where  the  use  of  a  building  or  structure  is  primarily  agricultural  occupancy,  there  are  fewer   
requirements to be met under the OBC; most of which relate to fire protection, occupant safety,   
hazardous  substances,  and  structural  loads  (Volume  1,  Part  2).  However,  the  OBC  classifies   
building types based on their occupancy; and therefore, once a building has more than 1 person   
per  40  m2**,  **the  building  is  considered  a  major  occupancy,  and  the  agricultural  exemptions  no   
longer apply (Volume 1, Part 2, Section 2.1.2.2(2)).   
This  can  pose  significant  challenges  to  those  looking  to  open  a  rural  event  venue,  specifically   
those intending to upgrade or use existing agricultural facilities like barns. As the use type has   
changed, the structure or building now has substantially more requirements to be met under the   
building code (Volume 1, Part 3). This includes fire protection and safety, accessibility and barrier-  
free  design,  height  and  area  of  rooms,  window  and  door/exit  designs,  roof  coverings,  glass,   
plumbing, food, among others.     
   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 97 of 165  
   
   
   
               Page \| 35   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**7. **  
**Discussion **  
**7.1.  Feedback from Online Sources **  
A  review  of  online  sources,  including  local  news  articles  and  municipal  planning  materials,   
highlights  several  recurring  concerns  related  to  rural  event  venues  within  Grey  County  and   
surrounding municipalities.   
A  key  issue  identified  is  the  appropriateness  of  rural  event  venues  within  agricultural  areas,   
particularly in relation to on-farm diversified use policies. In Grey County, a proposed wedding   
venue  was refused  after  planning  staff  and  council  determined  that  the use  did  not  meet  the   
criteria for an on-farm diversified use and was not appropriate within the agricultural designation   
(CollingwoodToday, 2024a).   
Compliance and enforcement challenges are also evident. In Grey Highlands, a rural event venue   
sought retroactive planning approvals after being constructed and operated without the required   
permits,  raising  concerns  about  the  municipality’s  ability to regulate  development  and  ensure   
compliance with planning policies and regulations (CollingwoodToday, 2024b).   
Noise impacts are consistently identified as a concern in both public discussions and municipal   
processes. In the Town of The Blue Mountains, municipal staff reports highlight noise associated   
with event-based uses as an ongoing issue requiring consideration through by-law enforcement   
and regulatory controls (Town of The Blue Mountains, 2024).** **  
**7.2.  Feedback from Highland Estates, Spy Cider House and Distillery **  
Feedback gathered from the Highland Estates and Spy Cider House and Distillery project examples   
reveal  several  consistent  themes  related  to  policy  clarity,  process  coordination,  and  the   
management of land use impacts.   
The  Highland  Estates  proposal  highlights  the  challenges  that  arise  when  existing  policy   
frameworks  do  not  clearly  address  the  scale  and  nature  of  rural  event  venues.  A  key  issue   
identified through both the application materials and stakeholder feedback was the absence of   
clear direction on whether the use should be classified as an on-farm diversified use, a resource-  
based  recreational  use,  or  a  standalone  commercial  operation.  This  resulted  in  differing   
interpretations between the County and local municipality, particularly regarding the need for an   
Official Plan Amendment. The lack of alignment created uncertainty in the review process and   
contributed to complexities in decision-making (Cole, 2026).    
From  a  land  use  compatibility  perspective,  the  Highland  Estates  application  raised  significant   
concerns related to noise, servicing, and the intensity of use. The proposal had been operating   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 98 of 165  
   
   
   
               Page \| 36   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
without  full  approvals  prior  to  the  application,  which  negatively  affected  public  trust  and   
heightened  community  opposition.  Noise  impacts  emerged  as  the  most  prominent  issue,   
requiring detailed technical review and the use of peer-reviewed acoustic studies to support the   
evaluation.  Despite  staff  recommendations  that  considered  the  proposal  acceptable  with   
conditions, Council ultimately refused the application, reflecting the weight of public concerns   
and the perceived risk of setting a precedent for similar developments (Cole, 2026).    
In contrast, the Spy Cider House and Distillery application demonstrates a more supportive and   
streamlined approval process, largely due to stronger alignment with policy intent and positive   
community  reception.  The  proposal  was  generally  consistent  with  the  concept  of  an  on-farm   
diversified use and did not present the same level of conflict with surrounding land uses. Council   
supported the project due to demonstrated economic benefits and an established track record of   
events without complaints (Cole, 2026).    
The  Spy  case  also  illustrates  how  municipalities  can  manage  these  uses  through  site-specific   
zoning  provisions,  including  controls  on  the  timing  and  frequency  of  events.  However,  it  also   
revealed challenges in existing policy and regulatory tools. Staff identified challenges in defining   
key terms such as “special event venue” and distinguishing these uses from broader commercial   
activities. (Cole, 2026).    
Across both case studies, several key lessons emerge. First, there is a clear need for more precise   
and consistent policy language to guide the classification and evaluation of rural event venues.   
Ambiguity in definitions for small to large-scale operations that do not fall under an OFDU can   
lead  to  inconsistent  interpretations.  Second,  coordination  between  the  County  and  local   
municipalities is critical to ensure a unified approach to approvals, required studies, and policy   
application. Third, managing operational impacts such as noise, traffic, and frequency of events   
requires clearly defined performance standards that can be implemented and enforced over time.   
Overall,  these  examples  demonstrate  that  while  rural  event  venues  can  support  economic   
diversification,  their  successful  integration  into  rural  areas  depends  on  clear  policy  direction,   
strong inter-municipal coordination, and proactive management of land use impacts.   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 99 of 165  
   
   
   
               Page \| 37   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**8. **  
**Key Issues **  
**8.1.  Key Issue #1 – Clear Definitions **  
A  primary  issue  is  the  lack  of  clear  definitions.  Presently,  rural  events  are  often  interpreted   
through  related  categories  such  as  on-farm  diversified  uses,  agri-tourism,  tourist  commercial   
uses, assembly uses, or resource-based recreational uses. This creates uncertainty for applicants,   
staff, and councils. It can lead to inconsistent interpretations between approval authorities. Clear   
definitions are needed for rural event venue, special event venue, agri-tourism, and associated   
accessory uses to establish a common understanding and improve decision-making consistency.   
However, the challenge may not rest solely with the absence or quality of definitions themselves,   
but also with the inherently large classification of event venues. Rural event venues often span   
multiple use categories depending on their scale, frequency, location, and operational uses. For   
example,  a  single  venue  may  function  as  an  agricultural  use  when  tied  to  farm  operations,  a   
tourism use when attracting visitors, and an assembly use when hosting large gatherings. This   
overlap makes it difficult to neatly classify event venues within a single definition, even where   
definitions do exist.     
As  a  result,  the  issue  may  be  less  about  creating  entirely  new  definitions  and  more  about   
recognizing that event venues do not fit cleanly into one category. A more efficient approach may   
involve  clarifying  how  event  venues  are  to  be  interpreted  across  multiple  use  permissions  or   
establishing  a  framework  that  identifies  when  and  how  a  use  transitions  between  categories.   
Without this clarity, even well-defined terms may continue to produce ambiguity and inconsistent   
application across municipalities.    
**8.2.  Key Issue #2 – Distinction Between Small-Scale Farm & Large-**  
**Scale Commercial **  
A  related  issue  is  the  need  to  distinguish  between  small-scale  farm-based  events  and  larger   
commercial operations. Provincial policy supports on-farm diversified uses only where they are   
secondary  to  the  principal  agricultural  operation.  Many  recent  proposals,  however,  include   
weddings, catering, amplified music, and  overnight stays in a way that  begins to function as a   
standalone commercial business.  Policy should more clearly identify when a proposal remains an   
on-farm diversified use and when it becomes a separate commercial land use requiring a higher   
level of review by the County and its member municipalities.   
It is recommended that the County establish a clear policy framework that distinguishes between   
small-scale,  farm-based  events  permitted  as  on-farm  diversified  uses  and  larger,  standalone   
commercial event operations. This framework should introduce defined criteria and thresholds   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 100 of 165    
   
   
               Page \| 38   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
that determine when an event use remains secondary to the principal agricultural operation and   
when it transitions into a commercial land use.    
Key considerations should include the scale and frequency of events, number of attendees, extent   
of  built  form,  provision  of  services  such  as  catering  and  overnight  accommodations,  parking   
requirements, and the degree to which the use generates traffic, noise, and other off-site impacts.   
Where these factors exceed defined thresholds, the use should no longer be considered accessory   
to agriculture and should instead be classified as a commercial or assembly-type use.    
The  policy  should  also  require  applicants  to  demonstrate  that  on-farm  diversified  event  uses   
remain  clearly  subordinate  to  and  supportive  of  the  agricultural  operation.  For proposals  that   
meet or exceed the established thresholds, a higher level of planning review should be triggered.   
**8.3.  Key Issue #3 – Scale and Intensity **  
The  third  key  issue  is  the  lack  of  clear  thresholds  for  scale  and  intensity.  Municipalities  are   
frequently  left  to  determine  on  a  site-specific  basis  what  is  an  acceptable  number  of  events,   
parking,  hours  of  operations,  and  building  size  and  type.  This  creates  uncertainty  and  raises   
concerns  about  precedent.  Grey  County  would  benefit  from  clearer  policy  direction  on  scale,   
frequency, and intensity so that proposals can be assessed more consistently across the County.    
**8.4.  Key Issue #4 – Land Use Compatibility **  
Land use compatibility is also a central issue. The case studies presented in this report identify   
noise, traffic, lighting, servicing, and neighbourhood impacts as the main concerns brought forth   
by the community and municipality staff. These issues are especially significant where venues are   
located closer to residences or active farm operations. Stronger compatibility criteria are needed   
to  guide  setbacks,  buffering,  event  timing,  outdoor  vs  indoor  activity,  and  other  operational   
impacts.    
**8.5.  Key Issue #5 – Overnight Accommodations and Ancillary Uses  **  
Another key issue is the treatment of overnight accommodation and ancillary uses. These hybrid   
developments that look to incorporate cabins, camping, glamping, bed and breakfast, or other   
accommodations  create  more  intensive  use  of  the  land,  and  create  additional  servicing,   
environmental, and other compatibility concerns. Policy should clarify whether and where such   
uses would be permitted, or considered, and whether they should be evaluated separately from   
the event venue itself.   
Specific  attention  should  be  given  to  bed  and  breakfast  uses  within  the  existing  residential   
building on the property. A modest bed and breakfast in an existing dwelling may be appropriate   
as an accessory use in rural contexts, particularly where it remains clearly secondary and limited   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 101 of 165    
   
   
               Page \| 39   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
in scale. However, policy should prevent this type of use from gradually expanding into a larger   
inn, lodge, or motel-style operation. Clear limitations should be established on matters such as   
the number of guest rooms, whether meals will be provided, if new accommodation buildings are   
permitted, and when a proposal exceeds the scope of a bed and breakfast and must instead be   
treated as a commercial accommodation use.    
**8.6.  Key Issue #6 – Servicing Capacity **  
Servicing capacity on privately serviced rural lands may become another issue. Event venues and   
associated  accommodations  can  place  significant  demands  on  existing  wells,  septic  systems,   
stormwater  facilities,  and  rural  roads.  Grey  County  should  provide  clearer  direction  by   
establishing  defined  thresholds  and  criteria  that  trigger  the  requirement  for  technical  studies,   
such  as  servicing  capacity,  hydrogeological,  traffic,  and  noise  assessments  and  explore  when   
temporary servicing, such as portable toilets, may be considered. This direction should specify   
when such studies are required based on factors such as event size, frequency, site intensity, and   
introduction of features like overnight accommodation or permanent event structures, ensuring   
that potential impacts are appropriately evaluated and managed.    
**8.7.  Key Issue #7 – Protections of Agricultural Land **  
Protection of agricultural land remains a key policy concern. In prime agricultural areas, event-  
related uses must not undermine the long-term viability of farming, remove significant land from   
production  or  create  conflicts  with  normal  farm  practices.  Policy  should  continue  to  clearly   
distinguish  between  opportunities  that  support  farm  viability  and  uses  that  are  more   
appropriately directed to rural or settlement areas.    
**8.8.  Key Issue #8 – Planning Structure **  
There is also an implementation challenge with Grey County’s two-tier planning structure. The   
Highland Estates example showed that inconsistent interpretation between the County and its   
member  municipalities  can  complicate  the  approval  process.  Clearer  County-level  policy  and   
shared  guidance  would  help  create  a  more  consistent  approach  across  all  the  member   
municipalities.    
**8.9.  Key Issue #9 – Enforcement and Compliance **  
Lastly, enforcement and compliance should be considered. Several case studies show that even   
where approvals are granted, municipalities may face challenges in monitoring event frequency,   
noise, attendance, and unauthorized expansion of uses. Grey County and member   
municipalities should consider whether zoning, site plan control, licensing, or other tools are   
needed to better manage operations after their approval.    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 102 of 165    
   
   
               Page \| 40   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**9. **  
**Recommendations **  
Based  on  the  review  of  the  current  policies  within  Grey  County  and  other  comparable  rural   
municipalities across Southern Ontario, the following approach is recommended for regulating   
rural event venues:   
**County Level **  
Rural event venues, including a range of types, scales and operational characteristics, should be   
permitted  within  rural  designations,  subject  to  a  site-specific  Zoning  By-Law  Amendment  and   
appropriate  supporting  studies.  The  County  Official  Plan  should  establish  overarching  policy   
direction,  including  evaluation  criteria  and  a  standardized  list  of  potential  studies  (i.e.  noise,   
traffic, servicing, environmental), while allowing flexibility for refinement at the local level.     
Evaluation criteria could include, for example, the scale and intensity of the proposed use (e.g.,   
maximum number of attendees, frequency of events), the extent of built form and permanent   
infrastructure, and whether the use remains secondary to a principal agricultural or rural use.   
Additional  considerations  may  include  compatibility  with  surrounding  land  uses  (including   
minimum  separation  distances  and  buffering),  impacts  on  rural  road  networks  and  access,   
adequacy  of  private  servicing  (wells,  septic  systems,  stormwater  management),  and  potential   
noise or nuisance effects on nearby sensitive receptors. Environmental constraints such as natural   
heritage features, floodplains, and topography should also be assessed, along with the extent to   
which the proposal minimizes the removal of land from active agricultural production.   
By  establishing  these  types  of  criteria  at  the  County  level,  Grey  County  can  support  a  more   
consistent  and  transparent  approach  to  evaluating  rural  event  venue  applications,  while  still   
allowing  municipalities  to  tailor  site-specific  zoning  provisions  based  on  local  context  and   
technical findings.   
**Local Official Plan Level**   
Local  municipalities  should  permit  rural  event  venues  within  rural  areas  where  appropriate,   
subject to a site-specific Zoning By-Law Amendment and supporting studies.  Local Official Plans   
should provide clear direction on required and optional studies, as well as criteria related to scale,   
intensity,  compatibility,  and  servicing.  This  will  support  consistent  and  transparent  decision-  
making aligned with County policy.     
**Local Zoning By-Law Level**   
Rural event venues should not be permitted as-of-right in any land use zone. Instead, all proposals   
should  proceed  through  a  site-specific  Zoning  By-Law  Amendment  process.    Zoning  By-Laws   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 103 of 165    
   
   
               Page \| 41   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
should include clear and explicit definitions for rural event venues and related uses, along with   
standardization provisions that can be applied through site-specific exceptions to regulate scale,   
intensity, and operational impacts.    
Best practices for zoning by-law implementation include establishing a consistent suite of core   
provisions that are applied to all approved event venues, with flexibility to refine them through   
site-specific  zoning.  These  provisions  may  include  maximum  attendance  limits,  caps  on  the   
number  of  events  per  year,  and  defined  hours  of  operation  (particularly  for  amplified  sound).   
Zoning should also address built form by limiting the size, location, and permanence of event-  
related  structures,  and  clearly  regulating  accessory  uses  such  as  food  service  areas  or   
accommodations.   
Additional  best  practices  include  requiring  minimum  setbacks,  buffering,  and  landscaping  to   
protect adjacent agricultural and rural residential uses, as well as specifying parking standards,   
access  requirements,  and  internal  circulation.  Zoning  provisions  can  also  incorporate   
performance-based  standards  informed  by  technical  studies,  such  as  noise  limits  at  property   
lines, demonstrated servicing capacity for private wells and septic systems, and requirements tied   
to road capacity or traffic impacts.   
To improve consistency across applications, municipalities and/or the County may also develop   
standard  zoning  templates  or  schedules  for  rural  event  venues  that  outline  typical  provisions,   
which  can  then  be  tailored  through  site-specific  exceptions.  This  approach  supports  greater   
predictability  while  still  allowing  flexibility  to  respond  to  unique  site  conditions.  Overall,   
embedding these best practices within zoning by-laws helps ensure that rural event venues are   
appropriately  scaled,  compatible  with  their  surroundings,  and  supported  by  clear,  defensible   
planning controls.   
**9.1.  Grey County Official Plan **  
OPA  23 to  the  Grey County OP  already  provides  for  some  additional  event  venue  usage  types   
within rural lands, including on Agricultural land, and as OFDUs. However, larger-scale rural event   
venues may require a site-specific OPA.    
Moving forward, we recommend that Grey County:    
⚫   
Continue providing definitions for rural event venues and associated land-use types;    
⚫   
Consider implementing the idea of rural event clusters by including a definition, and/or   
identifying suitable areas where they might be preferred;    
⚫   
Add in language that requires all local municipalities to adopt policies into their OP that   
are related to rural event venues, specifically that require:   
o  A site-specific ZBA for all rural event venues; and    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 104 of 165    
   
   
               Page \| 42   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
o  A list of mandatory and supplementary studies and reports.    
⚫   
Continue to permit rural event venues within rural land designations, subject to a site-  
specific  ZBA  and  the  completion  of  necessary  studies  (as  determined  through  pre-  
consultation).    
At the County level, we recommend that the following reports be identified to support all Rural   
Event Venues:    
⚫   
Planning Justification Report;    
⚫   
Traffic Management Plan;   
⚫   
Hydrogeological and Servicing Studies; and    
⚫   
Noise Impact Assessment.    
⚫   
Detailed  site  plan,  showing  all  structures,  setbacks,  parking  areas,  signage,  lighting,   
garbage storage areas, servicing (well, septic, stormwater, etc.), mapped natural heritage   
features, fencing, etc.    
Where additional site-specific features are present, within the property or on nearby properties,   
the following additional reports may also be required:    
⚫   
Agricultural Impact Assessment;    
⚫   
Minimum Distance Separation (MDS) Setbacks;    
⚫   
Cultural Heritage Impact Assessment;    
⚫   
Archaeological Assessment;    
⚫   
Environmental Impact Study and/or Arborist Report;    
⚫   
Contaminated Sites Assessment; and   
⚫   
Stormwater Management Plan.    
⚫   
Landscaping Plan   
As for all development within the County, additional permits and approvals may be required from   
other levels of government, including but not limited to:    
⚫   
Permit/Approval from regulating conservation authority; and    
⚫   
Environmental Compliance Approval, from the MECP.    
The  number  and  scope  of  supplemental  studies  and  approvals  required  should  be  discussed   
during a pre-consultation meeting with the County and the local municipality.    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 105 of 165    
   
   
               Page \| 43   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**9.2.  Local Municipal Official Plans  **  
As seen through our review of the Town of The Blue Mountains OP and the Municipality of Grey   
Highlands OP, most (if not all) of the local municipalities within Grey County do not contain any   
policies, definitions, or requirements for rural event venues.    
For the local municipalities, a similar approach as described in **Section[ 9.1 ](agenda-01.html#104)is recommended. In   
order for the approval process for rural event venues to flow smoothly, for both the planners and   
the public, County and Local OPs must be updated concurrently to reflect the same goals and   
objectives, and the local OP builds upon the County OP. As such, we have provided the following   
recommendations:    
⚫   
Update definitions for rural event venues and associated land-use types to match those   
used within the County OP, add in new and diverse definitions as the economy changes;    
⚫   
Add in language that requires all rural event venues to complete;    
o  A site-specific ZBA; and    
o  A list of mandatory and supplementary studies and reports.    
The  list  of  required  and  supplementary  studies  and  reports,  and  additional  approvals,  as   
described in **Section[ 9.1 ](agenda-01.html#104)should remain the same within the local OP.    
**9.3.  Local Zoning-Bylaws **  
Similar to the local OPs, most local ZBLs within Grey County do not contain policies, definitions,   
or requirements for rural event venues. To support the proposed changes to the County OP as   
described in **Section[ 9.1,](agenda-01.html#104) and the proposed changes to the Local OP’s as described in **Section[ 9.2.   
](agenda-01.html#106)**The following additional updates are recommended:    
⚫   
Continue permitting OFDUs in agricultural areas, in accordance with provincial legislation;    
⚫   
Continue  to  require  site-specific  zoning  by-law  amendment  for  rural  event  venues.  For   
clarity, rural event venues should not be considered as an ‘as-of-right’ use; and     
⚫   
Ensure that definitions are clear, consistent with local and county OP’s, and are updated   
frequently to ensure that they represent the current economic market and event types.    
Within a site-specific ZBA, it is important to include the following details:    
⚫   
Type of rural event venue (including a definition if it is not already a pre-defined use);    
⚫   
The portion of the property to be used as part of the rural event venue;    
⚫   
The type of events;    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 106 of 165    
   
   
               Page \| 44   
******


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
⚫   
The maximum number of events to be held each year (using Spy Cider as an example,   
allowing for a maximum of 22 events per year would allow the venue to hold an event   
each weekend during the peak season);    
⚫   
The maximum number of occupants at each event should be established based on the   
site-specific factors such as lot size, parking capacity, servicing limitations and proximity   
to sensitive uses;    
⚫   
Whether the event venue will also be utilizing other as-of-right zoning permissions, such   
as  the  bed  &  breakfast  or  hotel  provisions  (including  a  specification  on  the  number  of   
rooms  and  their  location).  As  a  guideline,  properties  that  will  be  utilizing  an  existing   
residential dwelling should be limited to the existing by-law for bed and breakfast use. If   
additional permanent or temporary structures are being introduced, those limits need to   
be established based on site-specific factors such as lot size, parking capacity, servicing   
limitations and proximity to sensitive uses; and   
⚫   
Whether  additional  studies  are  required  before  lifting  a  holding  provision  (i.e.  noise   
assessment, traffic impact assessment, etc.).    
In many situations, it is also advisable to prepare a contract between the rural event venue and   
the local municipality. This contract should outline any additional concerns and how the event   
venue  intends  to  address  those  concerns  over  the  short  and  long-term.  This  agreement  could   
include further details on how the business intends to comply with other local bylaws, such as   
garbage, noise, property standards, etc. In some instances, the preparation of pamphlets for both   
nearby residents and facility attendees is a great opportunity to educate, show respect for, and   
truly appreciate the local community.     
**9.4.  Best Practices for Applicants **  
Applying for a site-specific Zoning By-law Amendment can be a complex process that requires   
careful planning, coordination, and communication. The following best practices are intended to   
help  applicants  better  understand  expectations,  avoid  common  challenges,  and  improve  the   
overall  efficiency  of  the  review  process.  Taking  a  proactive  and  informed  approach  from  the   
outset  can  help  streamline  approvals  and  lead  to  stronger,  more  successful  development   
proposals.   
**1.  Engage Qualified Professionals Early **  
⚫   
Work with a Registered Professional Planner (RPP) to guide and manage the application   
process;    
⚫   
Retain  additional  experts  as  needed,  such  as  engineers,  environmental  consultants,   
acoustic specialists, or architects; and    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 107 of 165    
   
   
               Page \| 45   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
⚫   
Ensure all studies and materials are prepared by qualified professionals.    
**2.  Participate in a Pre-Submission Consultation Meeting**   
⚫   
Meet with municipal planning staff early to confirm project requirements and to identify   
potential concerns;     
⚫   
Consult with both the County and member municipalities, where applicable; and     
⚫   
Be honest, open, and up front about project goals, priorities, and hurdles.    
**3.  Understand the Policy Framework**   
⚫   
Review the County and member municipality Official Plans, the Zoning By-law, and other   
applicable legislation (i.e. provincial planning statement, noise bylaws, etc.);     
⚫   
Ensure your proposal aligns with applicable policies and demonstrates good planning; and    
⚫   
Clearly demonstrate through your application how your proposal fits within the broader   
planning context.     
**4.  Be Realistic About Timelines and Budget**   
⚫   
Recognize  that  planning applications  can  take  time,  especially  if revisions  or  additional   
supporting materials are needed;    
⚫   
Budget for application fees, consultation costs, and supporting studies; and     
⚫   
Allow flexibility for unexpected delays or additional work.     
**5.  Prioritize Meaningful and Early Public Engagement**   
⚫   
Speak with neighbours and project stakeholders early in the process;     
⚫   
Clearly communicate your proposal and listen to feedback; and     
⚫   
Demonstrate  in  your  application  how  community  input  has  been  considered  in  your   
design.    
**6.  Design with Context in Mind**   
⚫   
Ensure the proposal ‘fits’ within the surrounding land uses and community character;     
⚫   
Consider building height, proposal scale, and its compatibility with adjacent properties;   
and    
⚫   
Address potential impacts such as privacy, shadowing, and noise.     
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 108 of 165    
   
   
               Page \| 46   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**7.  Minimize Impacts on Infrastructure and Natural Features**   
⚫   
Incorporate design approaches that reduce strain on infrastructure;     
⚫   
Consider low-impact options such as advanced septic systems and permeable paving; and    
⚫   
Limit tree removal and protect natural heritage features, wherever possible.     
**8.  Prepare a Complete and High-Quality Submission**   
⚫   
Submit all required materials as outlined by the County and member municipality during   
the pre-consultation process;     
⚫   
Ensure plans and reports are clear, consistent, and professionally prepared; and    
⚫   
Double-check submissions to avoid delays caused by incomplete applications or errors in   
submission materials.    
**9.  Be Responsive and Collaborative**   
⚫   
Respond to municipal and agency comments promptly;     
⚫   
Be open to revising plans and addressing feedback; and     
⚫   
Maintain clear and ongoing communication with staff.     
**10. Anticipate Council and Public Considerations**   
⚫   
Understand that Council decisions are influenced by planning merit and public input;     
⚫   
Be prepared to clearly explain the purpose and benefits of your proposal; and    
⚫   
Consider how your application will be perceived by the broader community.     
**11. Think Long-Term**   
⚫   
Consider how the proposal will function, evolve, and/or grow over time;     
⚫   
Plan for servicing, maintenance, and future compatibility with surrounding uses; and    
⚫   
Demonstrate long-term sustainability and good planning practices.     
**12. Overall Approach**   
⚫   
Focus on early planning, clear communication, and thoughtful design;     
⚫   
Take a proactive and collaborative approach throughout the process; and     
⚫   
Going  beyond  minimum  requirements  can  help  strengthen  relationships,  creating  a   
smoother and more efficient approval process.    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 109 of 165    
   
   
               Page \| 47   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**10.  Conclusion **  
Rural event venues represent a growing and evolving component of Grey County’s rural economy.   
As demonstrated throughout this report, these uses can support farm viability, enhance tourism,   
and contribute to local economic development. However, they also introduce complex planning   
considerations,  particularly  where  proposals  increase  in  scale,  intensity,  or  deviate  from   
traditional agricultural or OFDU’s.    
The review of provincial policy, Grey County’s existing framework, and comparable municipalities   
highlights that the primary challenge is not whether rural event venues should be permitted, but   
rather  how  they  should  be  regulated.  Current  approaches,  which  rely  heavily  on  case-by-case   
evaluations  and  site-specific  zoning  amendments,  provide  flexibility  but  lack  consistency  and   
clarity.  This  can  result  in  uncertainty  for  applicants,  inefficiencies  in  the  approval process,  and   
difficulties in managing land use compatibility and long-term impacts.    
The case studies further reinforce the importance of clear policy direction. Projects that align with   
agricultural uses and are supported by well-defined conditions are more likely to be approved   
and accepted by the community. In contrast, proposals that exceed existing policy frameworks or   
lack  clear  classification  can  face  significant  opposition  and  uncertainty.  These  examples   
demonstrate the need for a more proactive and coordinated policy approach.    
Moving  forward,  Grey  County  can  strengthen  its  policy  framework  by  establishing  clear   
definitions,  thresholds  for  scale  and  intensity,  and  consistent  evaluation  criteria.  Improved   
alignment between the County and its member municipalities will be critical to ensuring a unified   
and  transparent  approach.  In  addition,  stronger  tools  for  managing  operational  impacts  and   
enforcing conditions will help maintain compatibility with surrounding rural and agricultural uses.    
In conclusion, a clear, consistent, and coordinated policy framework will enable Grey County to   
support appropriate rural event venues while protecting agricultural land, maintaining rural   
character, and addressing community concerns. By proactively addressing these issues, the   
County can better position itself to manage future development pressures and support   
sustainable rural growth.   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 110 of 165    
   
   
               Page \| 48   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
**11.  References **  
AirBnB. (2026). Highland Cow Farm Stay – The Highland Bunkie. https://www.airbnb.ca/rooms/   
800986291703653840?fbclid=IwY2xjawQtO3hleHRuA2FlbQIxMABicmlkETFQMEZIWFhK  
WU00VVF0UkhRc3J0YwZhcHBfaWQQMjIyMDM5MTc4ODIwMDg5MgABHibvj2S8w_lihb  
3ysYPM37UrAJO_n4GgeJ-e4Mg5fzp5c-FiG7ckNcwyXAiM_aem_cEp5Z_7AkWaUrcjsYdFe   
7A&locale=en&\_set_bev_on_new_domain=1774214184_EAY2M5YTg1YWM2Mm&set_e  
verest_cookie_on_new_domain=1774214184.EAMDgyN2E3MTJkMzBhYj.E1qj9Uet7qja  
MUjFs05egXaYQwF7FDAo2WVBj979kM4&source_impression_id=p3_1774214185_P3sP-  
RnbDX0OyeBk       
Bruce County. (2026). Bruce County Maps. https://maps.brucecounty.on.ca/Geocortex/   
Html5Viewer/index.html?viewer=BruceMaps     
Cole, Bailey. (2026, March 4). Meeting with Becky. University of Guelph. LINK   
Cole, Bailey. (2026, March 4). Meeting with Diksha. University of Guelph. LINK    
CollingwoodToday. (2024a). Grey County council says “I don’t” to wedding venue proposal.   
[https://www.collingwoodtoday.ca/the-blue-mountains-and-grey-highlands/grey-county-  
council-says-i-dont-to-wedding-venue-proposal-11100054 ](https://www.collingwoodtoday.ca/the-blue-mountains-and-grey-highlands/grey-county-council-says-i-dont-to-wedding-venue-proposal-11100054)  
CollingwoodToday. (2024b). Wedding venue built without permits seeks retroactive approvals   
from Grey Highlands.[ https://www.collingwoodtoday.ca/the-blue-mountains-and-grey-  
highlands/wedding-venue-built-without-permits-seeks-retroactive-approvals-from-grey-  
highlands-9728410 ](https://www.collingwoodtoday.ca/the-blue-mountains-and-grey-highlands/wedding-venue-built-without-permits-seeks-retroactive-approvals-from-grey-highlands-9728410)  
Cottonwood Mansion Museum. (n.d.). Tours & Events.   
https://cottonwoodmansionmuseum.com/tours-and-events    
County of Simcoe. (2013, April 19). County of Simcoe Official Plan. Consolidated February 2023.   
[https://simcoe.ca/wp-content/uploads/2024/01/SCOP-Office-Consolidation-February-  
2023-FINAL-Certified.pdf ](https://simcoe.ca/wp-content/uploads/2024/01/SCOP-Office-Consolidation-February-2023-FINAL-Certified.pdf)    
Destination Ontario. (2026a). Cideries Worth a Road Trip in Ontario.   
[https://www.destinationontario.com/en-ca/articles/cideries-worth-road-trip-ontario ](https://www.destinationontario.com/en-ca/articles/cideries-worth-road-trip-ontario)   
Destination Ontario. (2026b). Farm Stays and Agritourism Vacations in Ontario.   
[https://www.destinationontario.com/en-ca/articles/ontario-farm-stays-and-food-  
experiences ](https://www.destinationontario.com/en-ca/articles/ontario-farm-stays-and-food-experiences)    
Destination Ontario. (2026c). Things to Do, Farm Experiences.   
[https://www.destinationontario.com/en-ca/things-to-do/farm-experiences ](https://www.destinationontario.com/en-ca/things-to-do/farm-experiences)    
Destination Ontario. (2026d). Spas and Wellness Retreats.   
[https://www.destinationontario.com/en-ca/things-to-do/spas-and-wellness-retreats ](https://www.destinationontario.com/en-ca/things-to-do/spas-and-wellness-retreats)    
Destination Ontario. (2026e). Charming Small Towns.[ https://www.destinationontario.com/en-](https://www.destinationontario.com/en-ca/travel-resources/itineraries-road-trips#category-7)  
[ca/travel-resources/itineraries-road-trips#category-7 ](https://www.destinationontario.com/en-ca/travel-resources/itineraries-road-trips#category-7)    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 111 of 165    
   
   
               Page \| 49   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
Essa Agriplex. (2026). Welcom[e. https://www.essaagriplex.ca/home ](https://www.essaagriplex.ca/home)   
Fernandes, M.T. (2025, June 26). Grey Highlands’ answer is « no”, to Highland Estates wedding   
venue proposa[l. https://www.pentictonherald.ca/spare_news/article_c1d9aa62-58fe-  
5ece-830c-43abcc34efa6.html ](https://www.pentictonherald.ca/spare_news/article_c1d9aa62-58fe-5ece-830c-43abcc34efa6.html)    
GlampingHub. (n.d.). Yurt Camping Rentals in Ontario.   
[https://glampinghub.com/rentalsearch/unique-yurt-rentals-ontario-canada/ ](https://glampinghub.com/rentalsearch/unique-yurt-rentals-ontario-canada/)    
Government of Ontario. (1990). Planning Act, R.S.O. 1990, c. P.13. Consolidated November 27,   
2025.    
Government of Ontario. (1992). Building Code Act, 1992, S.O. 1992, c.23. Consolidated July 1,   
2025.    
Grey Agricultural Services. (n.d.). https://www.greyagservices.ca/   
Grey County. (n.d.) Official Plan Amendment 2[3. https://www.grey.ca/government/special-](https://www.grey.ca/government/special-projects/official-plan-amendment-23)  
[projects/official-plan-amendment-23 ](https://www.grey.ca/government/special-projects/official-plan-amendment-23)   
Grey County. (2019, June 7). Recolour Grey: County of Grey Official Plan. Consolidated May 6,   
2025.  https://countyofgrey.sharepoint.com/:b:/s/Extranet/EbFuRoZ5xNBCmusIC3K4-  
IQBUpXg0h39nglDqb3XXanIpQ?e=mhzh9b    
Grey County. (2023, March 31). Municipal Boundary. Updated March 31, 2023.    
[https://maps.grey.ca/datasets/grey::municipality-boundary-  
2/explore?location=44.415031%2C-80.812466%2C9  ](https://maps.grey.ca/datasets/grey::municipality-boundary-2/explore?location=44.415031%2C-80.812466%2C9)   
Grey County. (2025). Amendment No. 23 to the County of Grey Official Plan. DRAFT.   
https://countyofgrey.sharepoint.com/:b:/s/Extranet/EUslUuNfkABKmjPXeCsXeGYBOM75  
uQtrL0wK2fM1CnWhIA?e=ESJfrp    
Haldimand County. (2020). Comprehensive Zoning By-Law HC 1-2020.   
https://www.haldimandcounty.ca/media/ssybo5g4/pdd-haldimand-county-  
comprehensive-zoning-by-law-hc-1-2020-04-2025.pdf    
Haldimand County. (2023). By-Law Number 1344-HC/23. https://www.haldimandcounty.ca/   
media/yohl5143/pdd-zoning-by-law-amendment-1344-hc-23.pdf    
Haldimand County. (2024). Official Plan. https://www.haldimandcounty.ca/   
media/utdf4fjl/haldimand-county-official-plan-2024.pdf   
Hatten, Rob. (2017). Agriculture in Grey County by the Numbers.   
https://www.grey.ca/news/agriculture-grey-county-numbers   
Hillyer, Becky, and Taylor, Scott. (2025). Committee Report: 42-08-180-OPA-22 Beacalm Inc.   
(Highland Estate) Recommendation Report. https://pub-  
grey.escribemeetings.com/Meeting.aspx?Id=f630928e-37cd-4957-a8c5-  
7de43768dfa7&lang=English&Agenda=Merged&Item=13&Tab=attachments    
Inn The Orchard. (2026). Home Away From Home.[ https://inntheorchard.com/ ](https://inntheorchard.com/)    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 112 of 165    
   
   
               Page \| 50   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
Ivy Ridge Weddings & Events. (n.d.) Ceremony[. https://ivyridge.ca/the-grounds/multi-](https://ivyridge.ca/the-grounds/multi-gallery.php?id=2)  
[gallery.php?id=2 ](https://ivyridge.ca/the-grounds/multi-gallery.php?id=2)    
Made in Grey. (n.d.). Agriculture. https://madeingrey.ca/business-  
environment/agriculture#:~:text=Grey%20County%20ranks%20number%20one,to%20d  
ownload%20the%20rack%20cards.   
Ministry of Agriculture, Food and Rural Affairs. (2016). Guidelines on Permitted Uses in Ontario’s   
Prime Agricultural Areas, Publication 851[. https://www.ontario.ca/files/2024-04/omafra-  
publication-851-guidelines-on-permitted-uses-in-ontarios-prime-agricultural-areas-en-  
04-02-2024.pdf ](https://www.ontario.ca/files/2024-04/omafra-publication-851-guidelines-on-permitted-uses-in-ontarios-prime-agricultural-areas-en-04-02-2024.pdf)    
Ministry of Municipal Affairs and Housing. (2024). Provincial Planning Statement, 2024.    
Ministry of Municipal Affairs and Housing. (2025a, January 16). 2024 Building Code   
Compendium. Volume 1.    
Ministry of Municipal Affairs and Housing. (2025b, January 16). 2024 Building Code   
Compendium. Volume 2.    
Municipality of Grey Highlands. (2004). Comprehensive Zoning By-law 2004-50 (Office   
consolidation 2024). https://greyhighlands.civicweb.net/filepro/document/327512/   
Zoning%20By-law%202004-50%20-%20Office%20Consolidation%202024.pdf    
Municipality of Grey Highlands. (2017, September 22). Official Plan. Consolidated February 11,   
2022. https://greyhighlands.civicweb.net/filepro/documents/187671/?preview=187365    
Muskoka District Rentals. (n.d.). Cherry Island[. https://muskokadistrictrentals.com/rent-a-](https://muskokadistrictrentals.com/rent-a-cottage/lake-of-bays-cottage-rentals/cherry-island/)  
[cottage/lake-of-bays-cottage-rentals/cherry-island/ ](https://muskokadistrictrentals.com/rent-a-cottage/lake-of-bays-cottage-rentals/cherry-island/)    
Sara Monika. (n.d.). Top 10 Laid-back Outdoor Wedding Venues in Ontario.   
[https://www.saramonika.com/wedding-planning-tips/top-10-laid-back-outdoor-  
wedding-venues-in-ontario ](https://www.saramonika.com/wedding-planning-tips/top-10-laid-back-outdoor-wedding-venues-in-ontario)    
Spy Cider House and Distillery[. https://www.spydistillery.com/ ](https://www.spydistillery.com/)    
Spy Cider House and Distillery. (2019). Visit Us. https://www.spydistillery.com/?srsltid   
=AfmBOooAcznmFT7gVOnTbDxS8N\_-XFcaDNrqmG--sTdza9dAEtq1Ymqo      
Sunrise Eco-Resort. (n.d.) Your Private Retreat in the Forest[. https://www.sunndecoresort.com/ ](https://www.sunndecoresort.com/)    
The Corporation of the Municipality of South Bruce. (2024, April 4). By-Law Number 2024-34. A   
By-law to Regulate the Use of Lands and the Character, Location and Use of Buildings   
and Structures in the Municipality of South Bruce.   
[https://www.southbruce.ca/media/jf0ccgcs/south-bruce-zoning-by-law_040424-1.pdf ](https://www.southbruce.ca/media/jf0ccgcs/south-bruce-zoning-by-law_040424-1.pdf)    
The Corporation of the Township of Essa. (2003) Zoning By-law 2003-50.   
[https://www.essatownship.on.ca/media/xoph05gq/zbl-master-updated-january-12th-  
2026.pdf ](https://www.essatownship.on.ca/media/xoph05gq/zbl-master-updated-january-12th-2026.pdf)    
The Corporation of the Township of Essa. (2001, July 6). Official Plan of the Township of Essa.   
[https://www.essatownship.on.ca/media/vwflxzxp/official-plan-  
2001_upd_jan_12_2025.pdf ](https://www.essatownship.on.ca/media/vwflxzxp/official-plan-2001_upd_jan_12_2025.pdf)    
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 113 of 165    
   
   
               Page \| 51   


**Recommendation Report    
Best Practices in Rural Event Venues    
Grey County, Ontario    
April 14, 2026 **  
The Post & Beam. (2024a). Welcome to the Post and Bea[m. https://thepostandbeam.ca/ ](https://thepostandbeam.ca/)    
The Post & Beam. (2024b). Floorplan[. https://thepostandbeam.ca/floorplan ](https://thepostandbeam.ca/floorplan)    
The Town of the Blue Mountains. (2016, June). Town of the Blue Mountains Official Plan.   
https://www.thebluemountains.ca/sites/default/files/2021-  
06/document_viewer%20%2810%29.pdf    
Town of The Blue Mountains. (2018). Comprehensive Zoning By-law 2018-65 (Office   
consolidation May 2024)[. https://www.thebluemountains.ca/sites/default/files/2024-  
05/Comprehensive%20Zoning%20By-law%20-  
Town%20of%20The%20Blue%20Mountains%202018-  
65%20Office%20Consolidation%20%28May%202024%29.pdf ](https://www.thebluemountains.ca/sites/default/files/2024-05/Comprehensive%20Zoning%20By-law%20-Town%20of%20The%20Blue%20Mountains%202018-65%20Office%20Consolidation%20%28May%202024%29.pdf)   
Town of The Blue Mountains. (2024). Staff report regarding noise and event-related concerns.   
[https://pub-bluemountains.escribemeetings.com/filestream.ashx?DocumentId=21484 ](https://pub-bluemountains.escribemeetings.com/filestream.ashx?DocumentId=21484)  
Town of The Blue Mountains. (2025). Spy Cider House and Distillery.   
[https://www.thebluemountains.ca/planning-building-construction/current-  
projects/planning-development-projects/spy-cider-house-and-distillery ](https://www.thebluemountains.ca/planning-building-construction/current-projects/planning-development-projects/spy-cider-house-and-distillery)     
Township of Essa. (2012). Community Profile.   
[https://www.essatownship.on.ca/media/rhfnztn1/community-profile.pdf ](https://www.essatownship.on.ca/media/rhfnztn1/community-profile.pdf)    
   
   
Bailey Cole, Negin Bamoueifard, and Ashley Feeney   
RPD\*6280 – Planning Practice   
University of Guelph   
   
   
   
   
   
Page 114 of 165    
   
   
               Page \| 52   


   
Committee Report   
**To**:   
Warden Matrosovs and Members of Grey County Council   
**Committee Date**:   
April 23, 2026   
**Subject / Report No**:   
FR-CW-07-26   
**Title**:   
2025 Year End Transfers   
**Prepared by**:   
Garrett Reed, Manager of Accounting   
**Reviewed by**:   
Mary Lou Spicer, Director of Finance and Sue Murray, Deputy   
Treasurer   
**Lower Tier(s) Affected**:   
   
Recommendation   
**1.  That Council receive FR-CW-07-26 titled 2025 Year-End Transfers and approve the **  
**recommendations as contained and estimated in the report; and **  
**2.  That Council approve any surplus/deficit arising in the 2025 budget being **  
**transferred to/(from) the respective departmental reserve; and **  
**3.  That remaining unfunded capital costs as of December 31, 2025 for the **  
**administration building renovation, Chatsworth paramedic base and Grey Gables   
roof be funded by an unbudgeted transfer from the One Time Funding Reserve of   
\$4,144,174, further to resolution CW187-25. **  
Executive Summary   
The purpose of this report is to provide Council with information regarding the estimated year-  
end surplus/deficit amounts by functional area and to provide staff with the authority to make the   
following adjustments necessary to finalize the County’s 2025 year-end financials:   
  Year-end surplus and deficit transfers – identifies estimated surplus and/or deficit and   
recommends how to allocate these surplus or deficit funds.   
  Year-end transfers for donations – donations received for specific purposes are   
recommended to be transferred to reserve to be utilized for these purposes when work is   
undertaken.   
  Unbudgeted Transfer from One Time Funding Reserve to fund the early repayment of   
the County’s internally financed debentures.   
FR-CW-07-26    
1   
April 23, 2026   
Page 115 of 165  


Background and Discussion   
The financial statements have been reviewed for each functional area and projections have   
been made to estimate the year-end surplus or deficit for the 2025 audit.  These projections   
have been used to recommend the 2025 transfers to and from reserves and are considered   
estimates until MNP completes the audit.  Committee of the Whole will receive the final year-  
end figures when the audited financial statements are presented in June 2026.   
During the course of the year, donations are received that are intended for specific purposes;   
these donations are required to be transferred to a reserve for use when eligible work is   
undertaken.   
The administration building renovation, Chatsworth paramedic base and Grey Gables roof   
replacement were financed through internally financed debentures. To find reductions in the   
2026 budget and future budget years, Council approved removing the annual principal and   
interest repayments.  These debentures were internally financed and shown as an unfinanced   
liability on the County’s books that was repaid through annual levy contributions. To fund the   
unfunded liability at December 31, 2025, an unbudgeted transfer from the One Time Funding   
Reserve of \$4,144,174 is required. This report and motion provide staff with the authority to   
make this unbudgeted transfer. After this transfer and other recommended transfers in this   
report, the One Time Funding Reserve has a \$6,924,000 projected 2025 year-end balance.   
Summary   
The following table summarizes the projected year-end surplus or deficit by functional area that   
have been estimated by Finance with input from each department.  The 2025 year-end financial   
review projects a corporate year-end surplus of \$1,814,500; this is broken down into a \$495,400   
operating budget shortfall and a \$2,309,900 capital surplus.     
The 2025 budget required \$78,362,800 to be raised from taxation; the projected 2025 surplus   
represents 2.32% of the taxation (also known as levy) amount. Many services that Grey County   
delivers are supported by provincial and federal funding that is a best estimate based on   
historical increases at the time the budget is prepared.  The 2025 budgeted gross expenditures   
totaled \$302.5M, with \$176.0M for operating purposes and \$126.5M for capital purposes   
(\$51.2M of the capital budget is for the Rockwood Terrace Redevelopment project). As a   
percentage of gross budgeted expenditures, this represents 0.60%, this number is relevant as it   
provides context to the County’s entire budget which includes levy, grants and user fees.   
The year-end surplus/deficit has been influenced by the following:   
  Higher supplemental taxes and lower write-offs resulting in a \$785,000 surplus.   
  Savings in salaries and benefit costs due to staffing vacancies and lower than budgeted   
benefit rates    
  Deficit in Long Term Care of \$602,200. There are a number of reasons for the shortfall   
that include collective agreement retroactive payments for 2023 and 2024 following an   
arbitrated award in 2025 which exceeded accruals made during those years as well as   
work to harmonize rates in two other collective agreements. The difference between the   
accruals and estimated payouts were transferred as surpluses, transferred to reserve, in   
FR-CW-07-26    
2   
April 23, 2026   
Page 116 of 165  


2023 and 2024 and will offset this deficit in 2025. Other variances differ depending on   
the home and are discussed below.   
  Childcare savings of \$344,200 in Early Learning and Child Care due to provincial   
funding changes resulting in a reduced County minimum contribution and prior year   
funding reconciliation   
  County owned housing surplus of \$315,800 and \$225,000 surplus from lower than   
budgeted subsidy provided to non-profit housing providers   
  Transportation Major Construction surplus of \$3,152,700, which was reduced by the   
unbudgeted replacement of the Chatsworth sand storage building and operating deficit   
for winter and vehicle maintenance to a departmental surplus of \$42,900   
**Summary of Projected Year-End Surplus / (Deficit) by Functional Area **  
**2025 Budget by Function **  
**Projected Year-End Surplus/(Deficit) **  
Corporate Services   
\$1,294,400   
Planning and Community Development   
\$139,500   
Human Services   
\$337,800   
Transportation Services   
\$42,900   
**Total **  
**\$1,814,500 **  
** **  
   
   
FR-CW-07-26    
3   
April 23, 2026   
Page 117 of 165  


**Estimated **  
**Projected **  
**To/(From) **  
**Department/Function **  
**Reserve / Notes **  
**Surplus/ **  
**Reserve **  
**(Deficit) **  
**Amount **  
Corporate Services    
Portfolio Projected Surplus/(Deficit)   
\$1,294,400   
    
Administration – Council Communications   
    
Reserve   
    
\$77,700   
Administration - One-Time Funding   
    
Reserve   
    
\$403,600   
Information Services – One-Time Funding   
    
Reserve   
    
\$(27,800)   
    
Assessment - One-Time Funding Reserve   
    
\$(18,400)   
    
Council - One-Time Funding Reserve   
    
\$(30,700)   
Property - Administration Properties   
    
Reserve   
    
\$(75,900)   
    
POA - One-Time Funding Reserve   
    
\$102,900   
Supplemental Taxes and Write-offs – One-  
    
Time Funding Reserve   
    
\$785,000   
Self-Insured Plans - One-Time Funding   
    
Reserve   
    
\$90,500   
Climate Change – One-Time Funding   
    
Reserve   
    
\$76,300   
    
Climate Change – Energy Audit Reserve   
    
\$31,200   
Court Security – One-Time Funding   
    
Reserve   
    
\$(120,000)   
Planning & Community   
Portfolio Projected Surplus/(Deficit)   
Development    
\$139,500   
    
    
Planning – One-Time Funding Reserve   
    
\$(95,200)   
Civic Addressing – One-Time Funding   
    
Reserve   
    
\$8,000   
    
Agriculture – One-Time Funding Reserve   
    
\$(30,300)   
Forestry and Trails – One-Time Funding   
    
Reserve   
    
\$71,600   
Economic Development & Tourism – One   
    
Time Funding Reserve   
    
\$41,700   
Economic Development & Tourism –   
    
Tourism General Reserve   
    
\$(700)   
Community Transportation – One Time   
    
Funding Reserve   
    
\$82,300   
Grey Roots – Grey Roots Capital Renewal   
    
and Replacements Reserve   
    
\$62,100   
Human Services   
Portfolio Projected Surplus/(Deficit)   
\$337,800   
    
FR-CW-07-26    
4   
April 23, 2026   
Page 118 of 165  


Social Services - Social Services General   
    
Reserve   
    
\$61,600   
Social Services – EarlyON Centre Building   
    
Reserve   
    
\$344,200   
Housing – Housing Capital Renewal and   
    
Replacements Reserve   
    
\$540,800   
LTC – Grey Gables Operating – Grey   
    
Gables Capital Renewal Reserve   
    
\$(503,400)   
LTC- Grey Gables Capital- Grey Gables   
    
Capital Renewal Reserve   
    
\$135,400   
LTC – Lee Manor Operating – Lee Manor   
    
Capital Renewal Reserve   
    
\$(718,000)   
LTC- Lee Manor Capital- Lee Manor   
    
Capital Renewal Reserve   
    
\$14,800   
LTC – Rockwood Terrace Operating –   
    
Capital Renewal Reserve   
    
\$337,200   
LTC – Rockwood Terrace Capital – Capital   
    
Renewal Reserve   
    
\$131,800   
    
LTC – Redevelopment   
    
\$0   
Paramedic Services - Paramedic   
    
Equipment Reserve   
    
\$(6,600)   
Transportation Services   
Portfolio Projected Surplus/(Deficit)   
\$42,800   
    
Transportation Services Operating –   
    
Structures and Major Capital Reserve   
    
\$(1,966,000)   
Transportation Services Capital –   
    
Structures and Major Capital Reserve   
    
\$2,008,800   
**Total Surplus/(Deficit) **  
    
**\$1,814,500 **  
**\$1,814,500 **  
   
Corporate Services   
The Corporate Services operating and capital budget is projected to have a \$1,294,400 surplus.   
This surplus is comprised of an operating surplus of \$1,289,100 and a capital surplus of \$5,300.    
Administration   
The budgets for administration departments (Clerks, CAO, Legal, Finance, Human Resources,   
Communications, IT and General Administration) are projecting an operating and capital surplus   
totaling \$481,300; \$480,500 of this amount is operating surplus.  This surplus is driven primarily   
by surpluses in salaries and benefits due to temporary staffing vacancies throughout the year   
and lower than budgeted benefits costs in the Finance, Communication, CAO, Human   
Resources and IT departments. Additional surpluses are found in the Legal Services and   
Human Resources departmental budgets from lower than budgeted external legal fees.    
FR-CW-07-26    
5   
April 23, 2026   
Page 119 of 165  


Staff recommend that the communications specific surplus of \$77,700 be transferred to the   
Council Communications Reserve to cover potential additional expenses in 2026 for the   
replacement of the council chamber’s audio-visual system.  This adjustment to the reserve   
balance is expected to minimize future annual increases to the reserve contribution. The   
remaining administration budget surplus is proposed to be transferred to the One-Time Funding   
Reserve.   
Investment income in 2025 was \$279,500 higher than budgeted. There is a \$554,200 surplus   
due to higher-than-expected cash balances and higher than budgeted interest rates on bank   
account balances and renewed investments. This surplus revenue is offset by a \$274,700 write   
down of an investment to its actual fair market value; this investment has been in the County’s   
portfolio since 2013 and has been below the book value since 2021. As per the Cash and   
Investment Management Policy, the net revenue budgeted from investment income that   
exceeds 1% of the County’s own purpose levy will be transferred to the One Time Funding   
Reserve to cover any future deficits or to provide funds for special one-time projects. As the   
additional investment revenue is transferred into the One Time Funding Reserve; it does not   
create a surplus or deficit.   
The IT Department is projecting a capital surplus of \$800 due to higher than budgeted revenue   
collected for tower rentals.   
Information Services   
The Information Services budget is projecting a deficit of \$27,800. The budgeted 2025 costs of   
\$1.2M for this department were allocated to the various County departments and therefore it   
has no budgeted levy. However, higher than anticipated software costs have resulted in a deficit   
that staff propose be funded from the One Time Funding Reserve. These cost increases will be   
taken into consideration for future Information Services allocations to departments.    
Assessment   
The costs related to the Municipal Property Assessment Corporation’s (MPAC) services are   
projecting a deficit of \$18,400. Staff budgeted for a 2.5% increase in 2025 over 2024 actuals,   
but the increase was closer to 3.4%.   
   
   
FR-CW-07-26    
6   
April 23, 2026   
Page 120 of 165  


Council   
The Council budget is projecting a deficit of \$30,700. The deficit is caused by higher than   
budgeted professional fees, conferences, travel and meals.   
Property   
The Property budget (which supports repairs and maintenance at the Administration Building   
and the adjacent building that is leased to the Canadian Mental Health Association) is projecting   
an operating and capital deficit of \$75,900. The operating budget is projecting a deficit of   
\$59,200; this deficit is a result of significant overage in repairs and maintenance to the building’s   
heating and cooling systems and elevator as well as overages in the budget for snow removal.   
The capital budget is projecting a deficit of \$16,700 which is the result of overages for the HVAC   
control system upgrades in 2025; this work results in the renovated and original section of the   
building being on the same system. Additionally, there were unbudgeted costs for repairs to the   
admin building roof that were approved through CSR-CW-19-25. The project was scheduled to   
be completed in 2025 and postponed due to weather, this will therefore create a deficit in 2026   
when the work is completed. Staff are proposing the total property budget deficit be funded by   
the Administration Properties Reserve.   
Provincial Offences   
The Provincial Offences budget is projecting a surplus of \$102,900 after cost sharing with Bruce   
County. The surplus is primarily a result of higher ticket revenue than budgeted. Overall ticket   
volume remains consistent, but a few higher value tickets created a surplus in this budget.   
These charges are difficult to budget and forecast based on the variability of when charges are   
laid and when they are paid. Additionally, direct court operating costs continue to increase year   
over year. To offset this impact, the court is continuing to expand collection efforts to collect   
defaulted fines.   
Court Security   
Court Security is projecting a deficit of \$120,000. As presented in CAOR-CW-15-25, there are a   
variety of reasons for this deficit, including increased prisoner transport and higher in person   
court attendance. This deficit will be funded from the overall surplus for Corporate Services.   
   
   
FR-CW-07-26    
7   
April 23, 2026   
Page 121 of 165  


Tax and Other   
Supplemental taxes and write-offs project a surplus of \$785,000, this is made up of an   
additional \$676,300 in supplemental taxes than budgeted and \$108,700 less in write-offs.    
Health Unit, Health Care and Education Funding   
The budget for Grey County’s contribution to Grey Bruce Public Health is projected to end the   
year on budget.    
WSIB and Weekly Indemnity    
Grey County’s self-insured plans are projecting a combined surplus of \$90,500. The WSIB   
budget is projecting a surplus of \$46,500 and the Weekly Indemnity budget is projecting a   
surplus of \$44,000. The number and duration of claims trended lower compared to 2024.   
Climate Change   
Climate Change is projecting an operating and capital surplus of \$107,500. The operating   
budget is projected to have a surplus of \$76,300 due to staffing vacancies throughout the year   
and the ability to use provincial and federal funding to cover operating costs that were budgeted   
to be funded by levy. In addition, an unbudgeted grant from Enbridge totaling \$10,000 has   
assisted this budget. The capital budget is projecting a surplus of \$31,200 due to reduced   
spending in the Support for Sustainable Agriculture projects and the Climate Changes   
Opportunity Fund.  Staff recommend that the capital surplus and \$10,000 Enbridge grant be   
transferred to the Energy Audit Reserve and the remaining balance be transferred to the One-  
Time Funding Reserve.   
Planning and Community Development   
Planning   
The Planning operating budget is projecting a deficit of \$95,200. The deficit is a result of   
overages in salaries and benefits and lower local and subdivision application fee revenue than   
budgeted. Revenue is difficult to budget due to the uncertainty of when applications will be   
submitted. Staff propose using the net surplus between the civic addressing, agriculture and   
forestry and trails departments to offset the deficit and fund the remaining \$45,900 shortfall from   
the One Time Funding Reserve.   
The Planning capital budget is projected to end the year on budget as all projects are funded   
from reserve and do not generate a surplus. The Civic Addressing department is projecting a   
surplus of \$8,000 due to less spending than expected on signage.    
Agriculture and Forestry and Trails   
The Agriculture budget is projecting a deficit of \$30,300 due to increase professional fees as   
Grey Sauble Conservation Authority (GCSA) spent more time on bylaw work in 2025 than   
expected. These overages are offset by reduced fees for GCSA staff spending less time   
FR-CW-07-26    
8   
April 23, 2026   
Page 122 of 165  


working on trails. These overages are also offset by savings from lower than budgeted spending   
on beaver and coyote grants paid by the County.   
The Forestry and Trails budget is projecting an operating surplus of \$71,600. This surplus is   
primarily due to the savings from GCSA spending less time on forestry management as   
mentioned above. Additionally, unbudgeted provincial grants were received to fund a portion of   
the Buckthorn management in County forests that were budgeted to be funded by levy.   
The Forestry and Trails capital budget is projecting to end the year on budget as all projects are   
funded from reserve and do not generate a surplus   
Economic Development and Tourism   
The Economic Development and Tourism budget is projecting an operating and capital surplus   
of \$41,000. The operating budget is projecting a surplus of \$41,700, due to  temporary staffing   
vacancies, lower than budgeted benefit rates and utilizing federal grants to fund a portion of a   
position budgeted from levy. These savings were offset slightly by increased snow removal cost   
at the Sydenham campus.   
The Economic Development and Tourism capital budget is projecting a deficit of \$700 due to   
slightly higher costs than budgeted for the tourism website upgrade project.* *  
Community Transportation   
The Community Transportation program is projecting a surplus of \$82,300 and is the result of   
staff completing the final 2019 to 2025 claim submission for the Grey Transit Route program.   
Grey County’s funding contributions in earlier years were not fully needed based on final   
expenditures over the 6 year grant and results in a surplus. In addition to this surplus, the   
\$178,000 that was budgeted from the One Time Funding Reserve was not needed and   
therefore remained in reserve.   
   
   
FR-CW-07-26    
9   
April 23, 2026   
Page 123 of 165  


Grey Roots   
Grey Roots is projecting an operating and capital surplus of \$62,100 with the operating budget   
projecting a \$86,100 surplus. This surplus is driven primarily by higher than budgeted admission   
revenue due to some very popular exhibits last year. Additionally, there were temporary staffing   
vacancies because of the village LEAN pilot project as well as benefit savings that contributed   
to the overall operating surplus. The Community Cultural Initiatives Fund was not used in 2025   
and was re-budgeted for 2026 to better align with the proposed Indigenous Advisory Circle   
project timeline.    
The Grey Roots capital budget is projecting a deficit of \$24,000 due to higher than anticipated   
costs for the air handling unit, archive upgrade and theatre upgrade projects. The overages for   
the archive project are offset by an unbudgeted donation in the operating budget, with the   
remaining shortall funded by the Grey Roots operating budget surplus.   
Human Services   
Ontario Works   
Ontario Works is projecting a surplus of \$61,600. The surplus is primarily due to lower than   
budgeted expenses for Social Assistance non-shareable costs. These costs relate to funerals   
for non-social assistance recipients. Expenditures to support social assistance recipients are   
under budget as caseload growth was lower than budgeted; these costs are 100% provincially   
funded and do not generate a surplus. There are additional savings in Ontario Works   
Administration due to some temporary staffing vacancies and lower than budgeted benefit rates,   
50% of these costs are funded by the province.   
Early Learning and Child Care   
The budget for Early Learning and Childcare is projecting a surplus of \$344,200. This surplus is   
primarily the result of changes in provincial funding under the new Canada Wide Early Learning   
and Child Care (CWELCC) program. The required municipal cost share is lower than the   
previous model; staff did not have these details when developing the 2025 budget. Additionally,   
an unbudgeted increase to the EarlyON grant resulted in no municipal funding being required   
for the program. Lastly, a funding adjustment was made when the ministry reviewed the 2022   
and 2023 funding years, this resulted in less funding being recovered by the ministry for these   
years than staff had accounted for and created a 2025 surplus. Staff are recommending this   
surplus be transferred to the EarlyON Centre Capital Replacement Reserve to offset the 2026   
higher than budgeted project costs that were approved through CSR-CW-07-26.   
Housing   
Housing in projecting an operating and capital surplus of \$540,800 with \$400,900 from the   
operating budget. The portion of the budget for County owned housing (administration and   
property budgets) combines for an overall surplus of \$175,900 and is primarily the result of:   
  \$250,000 surplus for changes in tenant rent revenue and reduced vacancy unit turnover   
timing    
FR-CW-07-26    
10   
April 23, 2026   
Page 124 of 165  


  \$141,000 surplus for salaries and benefits due to staffing vacancies and lower benefit   
rates, less overages in contracted services for custodial support during vacancies   
  \$221,800 deficit for snow removal due to severe winter and hauling snow   
  \$6,700 surplus from various other budget lines   
The non-profit housing budget has a surplus of \$225,000; this is due to agreements and   
mortgages ending in 2025, as well as annual funding reconciliations that resulted in less   
subsidy required by providers that is being repaid by providers.    
The housing capital budget is projecting a surplus of \$139,800. This surplus is the result of   
three capital projects funded from levy totaling \$264,700 that were not completed in 2025;   
these projects were re-budgeted in 2026. This is offset by an unbudgeted \$100,000 insurance   
deductible for the roof at 248 7th Avenue East; during fire remediation work, damage was   
discovered that was unrelated to the fire. Additionally, the cost of demolition for the Rowes   
Lane property in Dundalk was budgeted in 2024, completed in 2025 and resulted in an in-year   
shortfall. Staff are proposing that the net surplus be transferred to the Housing Capital Renewal   
and Replacements Reserve to cover the costs of the projects in 2026.   
Long Term Care   
As mentioned in the summary, in all three homes there were retroactive wage payments made   
in 2025 that were based on an arbitrated award that affected prior years.     
Estimates of post-settlement wages were budgeted in 2023 and 2024 with costs estimated each   
year; estimates were less than budget and generated surpluses in those years. Surplus was   
transferred to reserve as part of the year end reconciliation for each year.    
Following an arbitrated award in 2025, retroactive payments were made to affected staff across   
all three Long Term Care homes. These retroactive payments exceeded accruals made to date,   
resulting in salary and wage overages in 2025.    
As a result, the balance (difference between the payout and accrual) will be funded by each   
respective homes reserves.    
Grey Gables   
Grey Gables is projecting an operating and capital deficit of \$368,000. The operating budget is   
projecting a deficit of \$503,400; as mentioned above, the deficit is influenced by current year   
and retroactive wage costs.  It is also driven by higher costs for legal and association fees,   
utilities, food and waste removal, as well as lower than budgeted tenant revenue. The capital   
budget is projecting a surplus of \$135,400. The surplus is a result of savings across various   
capital projects and utilizing comprehensive minor capital funding that was announced by the   
province after the 2025 budget was approved.   
Lee Manor   
Lee Manor is projecting an operating and capital deficit of \$703,200. The operating budget is   
projecting a deficit of \$718,000; similar to Grey Gables, the impact of current year and   
retroactive payments is contributing to the deficit. There were additional deficits for higher than   
budgeted legal fees, computer purchases, training, medical supplies, physician on call and   
FR-CW-07-26    
11   
April 23, 2026   
Page 125 of 165  


staffing costs due to higher acuity of residents and increased building maintenance expenses   
that were offset by savings in the budget line for software costs and higher preferred   
accommodation revenue than anticipated. The capital budget is projecting a surplus of \$14,800   
which is due to minor cost savings on various capital projects.     
Rockwood Terrace   
Rockwood Terrace is projecting an operating and capital surplus of \$469,000, of this amount,   
\$337,200 relates to the operating budget. The capital budget is projecting a surplus of   
\$131,800. The surplus is the result of budgeting a provision for building repairs should work be   
required prior to moving into the new building and having the ability to use comprehensive minor   
capital funding that was provided by the province after the 2025 budget was approved.   
Long Term Care Redevelopment   
When the Rockwood Terrace redevelopment budget for 2025 was developed, it assumed that   
almost \$51.2 million in expenditures would occur in the year to be funded by provincial grants,   
levy and an Infrastructure Ontario construction loan.  Due to timing differences, only \$22.1   
million in expenditures occurred during the year. A construction loan was not taken in 2025,   
therefore \$10.6 million of costs are unfinanced at year end and will be rolled into a construction   
loan in 2026. This does not generate a surplus or a deficit.   
Paramedic Services   
Paramedic Services is projecting an operating and capital deficit of \$6,600. The operating   
budget is projecting a surplus of \$94,800. The operating surplus is due to an unbudgeted   
increase to the Community Paramedicine for Long Term Care grant, resulting in a lower   
contribution from the County for the program. There were significant savings within salaries and   
benefits due to lower than budgeted lost time, benefit rates and OMERS enrolment for part-time   
staff. Based on these savings, staff were able to significantly reduce the amount transferred   
from reserve that was budgeted to smooth the levy increases over the 10 year term of the   
Paramedic Services enhancement plan. These savings are offset by overages in medical   
supplies and medications; increased call volumes resulted in increased supply usage and the   
cost of the supplies is also increasing higher than the standard inflation rate.    
Paramedic Services is projecting a capital deficit of \$101,400. This deficit is primarily the result   
of the conversion of 2 duty supervisor trucks that were budgeted in 2024 and due to delays, the   
work was not completed until early 2025.  Staff purchase the base vehicle from dealers and   
then send the vehicles away for conversion to a responding paramedic vehicle based on   
ministry guidelines. Staff are proposing to fund this deficit from the Paramedic Services General   
Equipment Reserve.   
Transportation Services   
Transportation Services is projecting an operating and capital surplus of \$42,800. The operating   
budget is projecting a deficit of \$1,966,000 that is the result of two significantly bad halves of   
winter in 2025 and by far, the largest shortfall in the review of the past five years’ financial   
statements. Significant weather events in the County resulted in overages in staff costs as plow   
operators worked overtime to maintain the roads and mechanics worked overtime to maintain   
FR-CW-07-26    
12   
April 23, 2026   
Page 126 of 165  


the fleet. Overages for materials such as salt, sand and fuel are the result of increased   
consumption and overages in contracted services were seen as external parties were brought in   
to remove snow when needed. Vehicle and machinery budgets also projecting a deficit due to   
increased usage in 2025; additional supply chain delays have required the County to keep   
tandems beyond their expected useful life, this has also contributed to repair costs.  Lastly,   
there is a deficit in the facilities’ operating budget due to damage to depots and storage   
buildings during the winter.    
The transportation capital budget is projecting a surplus of \$2,008,800. The Major Road and   
Bridge Construction budget anticipated \$33.3M in work would be completed in 2025, this budget   
is projected to have a surplus of 9.5% or \$3,152,700. Tendering early in the year resulted in   
competitive bids and cost savings. Higher than expected surpluses were realized due to lower   
than expected costs for contingencies and change orders in 2025, staff typically budget for a   
10% allowance on major road projects. Additionally, there were significant savings in the non-  
project specific capital budgets such as minor capital, bridge design, structure investigations,   
land acquisitions and traffic signal upgrades. These budgets are used on an as needed basis   
and can vary significantly year to year.   
All budgeted projects were completed in 2025 with the exception of Grey Road 19 and 21   
Intersection upgrades, Structure 900-164 Glenelg Road 23 and Structure 900-363 Euphrasia -   
St. Vincent Townline, which have all been re-budgeted. Staff are seeking permission to transfer   
the unused levy funds allocated to \$378,200 for Grey Road 19 and 21 to a project specific   
reserve for use in the 2027 capital budget. The other funding sources for these projects are   
development charges and reserves, therefore they will stay in reserve and do not generate a   
surplus in 2025.   
Facilities, Depots and Domes capital is projecting a deficit of \$1,509,500. The deficit is the result   
of unbudgeted costs for the demolition and reconstruction of the Chatsworth sand storage   
building due to its structural failure in early 2025. Budgeted projects are all funded from reserve   
and federal grants, therefore do not generate a surplus. Most of the budget for a new Patrol D   
Depot has been re-budgeted in 2026; the land was acquired and assessments were completed   
in 2025 with the contract awarded for the design and build in early 2026.   
The Machinery and Equipment capital budget is projecting a surplus of \$365,700. A Gradall was   
sold in early 2025 that was budgeted to offset the purchase in 2024 of a new rubber tire   
excavator. This timing difference created a deficit in 2024 and a surplus in 2025. Five budgeted   
tandems (two ordered in 2023, one ordered in 2024 and two ordered in 2025) were not   
delivered in 2025 and have been re-budgeted in 2026. A payloader was ordered in late 2025   
and will not be received until 2026; this was not re-budgeted as delivery was expected in 2025   
and will create a deficit in 2026. Two electric half tons were ordered in 2025, one was received,   
the second unit was re-budgeted and received in early 2026.   
Donation Transfers to Reserve   
The following table lists the unbudgeted transfers to reserve for 2025 donations to be used for a   
specific purpose.   
FR-CW-07-26    
13   
April 23, 2026   
Page 127 of 165  


**Department/Function **  
**Reserve / Notes **  
**Estimated **  
**Amount **  
Grey Gables   
Grey Gables Donations Reserve\*   
\$25,247.41   
Lee Manor   
Lee Manor Donations Reserve   
\$2,250.00   
Rockwood Terrace   
Rockwood Terrace Donations Reserve   
\$17.103.67   
\*Includes investment income of \$747.41 (condition of a bequest that investment income be   
transferred to the Donation Reserve)   
Financial and Resource Implications   
The information contained in this report provides Council with information on the financial affairs   
of the municipality.  The motion gives staff the authority to transfer surplus funds and donations   
received for specific purposes to reserve, or fund shortfalls out of reserve in order to balance   
year-end against the 2025 amount raised from taxation.   
Relevant Consultation   
☒   
Internal: Department Managers, Senior Management Team, and Finance Staff   
☐   
External: None   
Appendices and Attachments   
None.    
FR-CW-07-26    
14   
April 23, 2026   
Page 128 of 165  


   
Committee Report   
**To**:   
Warden Matrosovs and Members of Grey County Council   
**Committee Date**:   
April 23, 2026   
**Subject / Report No**:   
PDR-CW-18-26   
**Title**:   
County Comments on Bill 98, Building Homes and Improving   
Transportation Infrastructure Act   
**Prepared by**:   
Grey County Staff    
**Reviewed by**:   
Randy Scherzer and Niall Lobley   
**Lower Tier(s) Affected**:   
All member municipalities in Grey   
**Status**:   
   
Recommendation   
**1.  That report PDR-CW-18-26 be received, regarding Bill 98, the Building Homes and **  
**Improving Transportation Infrastructure Act, 2026, and the related Environmental   
Registry and Regulatory Registry postings; and **  
**2.  That report PDR-CW-18-26 be forwarded on to the province as the County of **  
**Grey’s comments on the proposed legislative and policy updates as posted on the   
Environmental Registry through postings \#026-300, #026-301, #026-302, #026-304,   
\#026-305, #026-309, #026-310, #026-311, #026-312, #026-313, #026-314, #026-315,   
\#019-8316, #019-8020, and Regulatory Registry posting #26-MMAH009; and **  
**3.  That this report be shared with; Members of Provincial Parliament Vickers and **  
**Saunderson, the County’s Planning and Economic Development Advisory   
Committee, Agricultural Advisory Committee, and member municipalities in Grey   
County; and **  
**4.  That the County of Grey support the correspondence received from the Municipal **  
**Engineers Association regarding its comments on the Ontario Regulatory   
Registry 26-MTO003 and that County staff submit such support and comments to   
the Province; and **  
**5.  That staff be authorized to proceed prior to County Council approval as per **  
**Section 26.6(b) of Procedural By-law 5134-22. **  
Executive Summary   
On March 30, 2026, the province introduced Bill 98, the *Building Homes and Improving   
Transportation Infrastructure Act.* At the same time, the province provided decisions on past   
Environmental Registry postings and introduced several new Environmental Regulatory   
Registry postings. Bill 98 proposes updates to the *Planning Act*, the *Development Charges Act, *  
PDR-CW-18-26    
1   
April 23, 2026   
Page 129 of 165  


the *Municipal Act,* the *Building Code Act, *the *Metrolinx Act, *the* Fare Alignment and Seamless   
Transit Act,* the *Safe Water Drinking Act*, and the *Water and Wastewater Public Corporations   
Act, *in addition to other pieces of provincial legislation.   
This report provides County Council with a summary of the newly proposed changes, as well as   
some questions and concerns flagged by staff. Based on the timelines associated with Bill 98   
and related postings, it was not feasible to first bring reports to the County’s Planning and   
Economic Development Committee, as well as the Agricultural Advisory Committee. Staff have   
consolidated comments on the legislative and regulatory changes in this report and recommend   
that it be shared with the province as the County’s comments on Environmental Registry   
postings #026-300, #026-301, #026-302, #026-304, #026-305, #026-309, #026-310, #026-311,   
\#026-312, #026-313, #026-314, #026-315, #019-8316, #019-8020, and Regulatory Registry   
posting #26-MMAH009.   
Background and Discussion   
On March 30, 2026, the province introduced Bill 98, the *Building Homes and Improving   
Transportation Infrastructure Act. *Bill 98 proposes updates to the *Planning Act*, the   
*Development Charges Act, *the *Municipal Act,* the *Building Code Act, *the *Metrolinx Act, *the* Fare   
Alignment and Seamless Transit Act, *the *Safe Water Drinking Act*, and the *Water and   
Wastewater Public Corporations Act, *as well as other pieces of provincial legislation. That same   
day, the province also provided decisions on past Environmental Registry postings and   
introduced several new Environmental and Regulatory Registry postings. Staff note that some   
of the decisions and new postings pick up topics introduced in past legislative cycles, including   
but not limited to Bill 23, the *More Homes Built Faster Act*, 2022, Bill 17, the *Protect Ontario by   
Building Faster and Smarter Act, *2025, and Bill 60, the* Fighting Delays, Building Faster Act*,   
2025*.*     
Through this report, County staff offer a summary of the proposed legislative and regulatory   
changes along with some commentary on how the proposed changes could impact the County   
in a positive, negative, or unknown manner.   
Links to the proposed legislative and policy changes, through Environmental Registry postings   
\#026-300, #026-301, #026-302, #026-304, #026-305, #026-309, #026-310, #026-311, #026-  
312, #026-313, #026-314, #026-315, #019-8316, #019-8020, and Regulatory Registry posting   
\#26-MMAH009 are also included in the Attachments and Appendices section of this report.    
County staff also met with local municipal planners on April 10, 2026, to get municipal feedback   
on the proposed changes. There was alignment between County and municipal planners on   
many of the topics covered in this report, but in some instances, there were some divergent or   
nuanced differences of opinion.    
Staff recommend that this report be shared with the province as the County’s comments on the   
above-mentioned Environmental and Regulatory Registry postings.   
Summary of Comments on Bill 98 and Associated Consultations   
A detailed summary of, and staff commentary on, the proposed legislative and regulatory   
changes has been provided in the sections that follow.   
PDR-CW-18-26    
2   
April 23, 2026   
Page 130 of 165  


*1. Proposed Planning Act, Municipal Act, and Building Code *  
*Changes Act, Posting \#026-300  *  
**Streamlining and Standardizing Official Plans** – The province has introduced a draft table of   
contents and standard structure for lower-tier and single tier official plans. In addition, the   
province has shared a standardized set of official plan designations. The province has noted   
that the proposed changes would come* “into force January 1, 2028, for the 29 large and fast-  
growing municipalities, and January 1, 2029, for all other municipalities. The government   
intends to bring these changes into force once additional consultation on secondary plans and   
upper-tier official plan content is complete, and any final refinements are made to the   
framework.” *  
***Staff Comment** *– it’s difficult to comment on this approach for the two reasons as follows:    
1)  There is a related posting on upper-tier official plans and secondary plans. In a Grey   
County context, to understand what’s needed in a lower-tier, one also has to understand   
what the province wishes to see in an upper-tier plan. See additional comments in   
section 12 of this report.   
2)  It remains to be seen what level of autonomy municipalities will have to ‘fill in the details’   
on the various sections of an official plan, and the specific land use designation policies.   
Staff support some degree of standardization of official plans, but note that there needs to be:    
a)  some flexibility on the timing when official plans get updated, particularly for recently   
updated or newly passed official plans, and   
b)  some degree of community specific differentiation and autonomy, particularly in   
settlement areas (i.e., a neighbourhood in Hanover or Meaford may be very different to a   
neighbourhood in Mississauga or Ottawa). In a province as diverse as Ontario, a ‘one   
size fits all’ approach will simply not work, without allowing some level of community   
specific policies.   
As staff have noted in previous reports, staff welcome additional ‘standardized’ provincial   
direction on topics which impact the province, where currently there may be policy gaps at the   
municipal level. A key example of such desirable provincial direction would be energy policies,   
following the repeal of the former *Green Energy Act. *  
Staff would also recommend that the standardized contents, including the designations and list   
of schedules be considered an ‘upset limit’ on the contents of a plan but note that municipalities   
may choose to include less than the upset limit. For example, in smaller municipalities they may   
not have a need for all the schedules listed in the posting and may instead choose just a subset   
of those listed schedules. The draft legislative changes appear to support this approach,   
wherein a municipality could deem a chapter or schedule to be ‘not applicable’ and indicate that   
in their plan.    
Other topics in the draft table of contents may be divided between upper and lower-tier official   
plans (where applicable) as per the comments in section 12 of this report.   
In the list of detailed designations, it appears a ‘hazard lands’ designation has been omitted,   
unless this is meant to be addressed by the ‘Natural Environment and Water Resources Area’   
designation. Hazard lands designations are standard and a necessary tool for municipalities,   
PDR-CW-18-26    
3   
April 23, 2026   
Page 131 of 165  


which are often separate from natural environment designations or overlays. As a result, a   
hazard lands designation should be added to this list. In the Employment Areas designation, it   
may also be worth distinguishing between an urban employment area (on municipal services)   
and a rural employment area (on private individual services).   
As it pertains to the implementation, it’s not clear whether the January 1, 2028, and 2029   
timelines apply in the following manners:   
a)  Any new plan or updated plan passed after those timelines needs to follow the   
province’s new structure, but are not required to be updated until their next regular   
review/update period, or    
b)  Plans need to be updated in advance of those timelines to meet the new structure.   
Staff have assumed that option (a) is intended, but it would be useful for the province to clarify   
as soon as possible. In Grey County, several of Grey’s member municipalities have recently   
updated their official plans or are in the process of a new official plan or plan update. Grey   
County is set to begin its official plan review in 2027 but based on when details are known on   
this new approach, the County may need to delay this start date. Where a plan has recently   
been updated, it otherwise wouldn’t be due for an update for five years. Where there’s a newly   
passed official plan, an update would not be needed for ten years. Having to update an official   
plan outside of a normal review period would be a significant staffing and financial burden to   
municipalities.   
County staff recommend the province consider providing implementation funding for   
municipalities to implement this new provincial direction and updating their plans. It is   
anticipated that bringing the County official plan and each member municipal official plan into   
conformity with an updated standardized structure will require considerable staff resourcing at   
both upper and lower-tier levels, particularly if this is required to occur outside of the existing   
routine review/update cycle.   
Staff further recommend that the province consider adding a ‘no appeal clause’ to these official   
plan updates where a municipality is simply amending their plan to come into conformity with   
the new standardized structure.   
**Complementary Changes to Support Implementation of Streamlining and Standardizing   
Official Plans **– The province plans to:    
1)  remove the requirement for municipalities to include climate change policies in their   
official plans, and    
2)  allow the Minister the ability to exempt lower-tier official plans from the need to conform   
to upper-tier official plans to facilitate implementation of testing for the proposed official   
plan framework.   
***Staff Comment***** **– Staff generally do not support the removal of the need for official plans to   
have climate change policies. Grey County has recognized the need for municipal climate action   
through our Going Green in Grey Climate Action Plan and see land use planning as a key tool   
to realizing a climate-safe future. That said, although the requirement under section 16(14) of   
the Act is proposed to be removed, the province does not appear to be removing the climate   
policies of the Provincial Planning Statement (PPS) or section 2(s) of the Act which provides for   
*“the mitigation of greenhouse gas emissions and adaptation to a changing climate”* as a matter   
PDR-CW-18-26    
4   
April 23, 2026   
Page 132 of 165  


of provincial interest. As such, even if section 16(14) of the Act is removed, official plans will still   
be required to implement matters of provincial interest and be consistent with the PPS, and thus   
still need climate change policies in their local documents.     
With respect to removing the need for conformity of a lower-tier plan to an upper-tier to   
implement the new approach, staff see some merit in this approach provided it’s done on a   
limited basis. This exemption should only apply to those instances where it’s necessary based   
on timing for implementation of the new framework (e.g., municipality ‘x’ needs to update their   
plan in 2030, but upper-tier ‘y’ is not due for an upper-tier official plan update to 2033). The   
stated exemption should not provide for broader general exemptions to upper-tier plans.   
**Site Plan: Prohibit Mandatory Municipal Enhanced Development Standards and Green   
Building Standards **– The province is proposing to remove municipal authority on enhanced   
development standards, remove references to “sustainable design” from site plan control, clarify   
that zoning cannot be used to require sustainable elements, and prohibit green building or   
construction standards.   
***Staff Comment** – *These changes carry forward the provincial direction that municipalities   
cannot implement mandatory green development standards. Grey County has already pivoted   
its green development program to become a completely voluntary recognition program.   
With respect to the changes to both zoning and site plan, staff would note that it is not clear on   
what the province considers these sustainability tools to be. For example, many approvals (e.g.,   
site plans or plans of subdivision) would come with a condition for a tree-retention or planting   
plan. Within these plans, a common requirement would be planting native species or preventing   
the removal of some trees. These are useful tools to have available for the long-term   
sustainability and environmental health of our communities. Staff would not want to lose the   
ability to use such tools. Furthermore, some of these tools commonly implement a proponent’s   
own Environmental Impact Study (EIS). If these tools are stripped from municipalities, then it’s   
questionable as to how the recommendations of an EIS could be implemented, unless done in a   
purely voluntary manner.    
As staff have learned through the work on Grey’s green development program, it is far more   
affordable to ‘build right’ the first time, than it is to have to retrofit after the fact. This applies not   
only to new building construction, but also to site design and infrastructure construction. The   
ability to require a percentage of parking spaces to have electric vehicle charging facilities, or   
even conduit to support future charging, is yet another example of an instance where it may be   
more affordable at the time of initial construction versus a retrofit after the fact. While staff have   
accepted the fact that municipalities cannot have mandatory ‘green development standards’,   
staff have concerns with the provincial direction here if it further erodes municipal abilities to   
require tree preservation or plantings.    
More comments have been provided in sections 6 and 7 below on postings #026-0309 and   
\#026-0310 respectively.   
**Minister’s Zoning Orders (MZOs) **– The changes would remove the legislative requirement for   
the Minister to provide notice on proposed amendments to or revocations of MZOs.   
PDR-CW-18-26    
5   
April 23, 2026   
Page 133 of 165  


***Staff Comment*** – these changes follow other updates to the MZO process through Bill 60. Staff   
recommend that any changes or revocation to an existing MZO only comes after consultation   
with, and consent from, the host municipality.   
**Encumbered Parkland and Privately Owned Public Spaces (POPS)** – These regulatory   
changes follow legislative changes under Bill 23 which allow for both encumbered lands and   
POPS to count towards municipal parkland dedication requirements. Developers could also   
appeal to the Ontario Land Tribunal if a municipality rejects the developer’s proposed parkland   
dedication.   
***Staff Comment ***– although the County does not directly accept parkland dedication, in speaking   
with municipal planners these changes have generated mixed opinions. Some felt that the   
changes help provide additional direction and streamlining, while others worried that it may limit   
municipal abilities to build livable communities with quality outdoor spaces. By further ‘forcing’   
municipalities to take lands of a developer’s choosing, under ‘threat of appeal’, it could lessen a   
municipality’s ability to provide such quality parks for long-term livability or could conflict with   
existing parks and recreation masterplans. The need for additional agreements for encumbered   
lands and potential legal costs adds further process and expenses to municipalities. In some   
cases, a municipality may prefer cash-in-lieu, rather than accept certain pieces of parkland   
dedication. Additional comments on this topic follow in section 9 of this report in response to   
posting 026-0312.* *  
*2. Proposed Water and Wastewater Public Corporations Act *  
*and Safe Drinking Water Act Changes, Posting \#026-301 *  
In the posting the province has summarized the changes to the two pieces of legislation as   
follows:* *  
  *“Explicitly prohibiting private ownership in any new water and wastewater public *  
*corporation to maintain 100% public sector ownership. *  
  *Supporting the continuation of existing contracts so that existing contracts are not *  
*affected by a transfer to a new water and wastewater public corporation. This includes   
contracts such as employment or insurance, or a collective agreement. *  
  *Clarifying that certain rights (such as successor, employment, and pay equity rights) are *  
*carried forward to a new water and wastewater public corporation. This would include   
regulation-making authority to help ensure continuity of services related to contracts and   
employees that are transferred to a new water and wastewater public corporation. *  
  *Prohibiting the transfer of water and wastewater debt from Peel Region to the water and *  
*wastewater public corporation, while creating new regulation-making authority to enable   
future regulations to address all matters related to municipal debt. *  
  *Legislative amendment to the Safe Drinking Water Act, 2002 (SDWA) to clarify that *  
*drinking water systems owned by WWPCs constitute municipal drinking water systems   
and such that applicable SDWA provisions would apply to them. *  
*Through a separate posting, the Ministry will be inviting municipalities interested in adopting the   
water and wastewater public corporation model to submit a comment outlining their detailed   
interest. This input will help the Ministry determine next steps and support future expansion.” *  
PDR-CW-18-26    
6   
April 23, 2026   
Page 134 of 165  


***Staff Comment ***– the County does not own or operate any water or wastewater treatment   
facilities. All nine of Grey’s member municipalities own and operate either a water or wastewater   
treatment facility or both. The costs to operate such facilities, including expansion costs in   
support of growth continues to rise. Additional funding mechanisms in support of this   
infrastructure would be appreciated.   
The initial iteration of *Water and Wastewater Public Corporations Act* received significant   
pushback on the potential for ‘privatization’ of water services, because the Ministry could   
designate corporations incorporated under the *Business Corporations Act* (i.e. for profit, private   
corporations could be designated) as providers. Municipalities would be required to use them if   
designated by the Ministry. There would be asset transfers, etc. and then the corporations   
would then set the fees for water services and municipalities would have to add debts to the tax   
roll, etc. There were concerns with transparency and oversight of the corporations.    
Bill 98 appears to be trying to address the ‘privatization’ concerns by limiting shareholders of   
water corporations to municipalities, the province, the federal government, or an agent of any   
these government entities. There may still be a concern regarding who can be appointed as an   
agent. If municipalities are the sole shareholder, while there may be some operational benefits,   
it will not result in less work for municipalities per se. Resources will need to be spent by   
municipalities to determine how to set up the corporation etc. If regionalization (in that two or   
more municipalities form one water corporation) were to be contemplated, then there will   
significant aspects that the municipalities will need to consider, as it will likely be complex and   
will take significant resources to establish. Bill 98 also adds some clauses regarding transfers of   
assets, liabilities, and employees, etc.   
In speaking with municipal staff, there were also concerns at a municipal level that these   
changes could result in municipalities being ‘required’ to provide services to neighbouring   
communities.   
Staff would request more information on these proposed legislative changes, so that   
municipalities can better consider the practical impacts.    
*3. Proposed Communal Drinking Water and Wastewater *  
*System Municipal Consent Requirements, Posting \#026-302  *  
The proposed changes to the *Municipal Act *would require a new non-municipal communal   
water or wastewater system to first apply for municipal consent. Municipalities would then be   
able to attach conditions and limitations to that consent. The changes also allow the minister to   
pass regulations setting out criteria, which if met, would require municipalities to grant consent   
to such systems. These regulations could provide financial or technical standards, but could   
also prescribe zoning by-law requirements in respect of the lands, or the lands being serviced.   
***Staff Comment** – *staff are aware that the province has been looking at ways to better utilize   
communal water and wastewater systems, particularly in smaller communities or remote parts   
of the province. One of the current obstacles to seeing such systems built is the need for a   
private utility to enter into a responsibility agreement with the municipality. Broadly speaking this   
provides for municipal assumption of the treatment facility if the private utility is unable to   
maintain the facility. Based on this requirement, municipalities are reluctant to sign such   
PDR-CW-18-26    
7   
April 23, 2026   
Page 135 of 165  


agreements, for fear of having to ‘take on’ a new treatment facility that may (a) not be built to a   
municipal standards, and (b) be costly to operate for a small number of users.    
Staff are supportive in principle of the province’s direction of better using communal systems as   
a treatment option. However, staff cannot support such actions where it poses financial risk to   
the municipality, or where it results in decentralized development patterns which conflict with the   
PPS or official plan policies. Rather than setting criteria for municipalities to give to consent to   
such treatment facilities, perhaps the province could simply ‘shift the burden’ such that any new   
private communal facility can only be approved where it has a provincial responsibility   
agreement in place, such that any default on the system by the operator then becomes the   
responsibility of the province.      
*4. Draft Projection Methodology Guideline (PMG) to support *  
*the Implementation of the PPS 2024, Posting \#026-304  *  
The province is looking to update the PMG to assist municipalities with forecasting growth and   
determining land needs. This follows an Environmental Registry posting from 2025 where the   
province shared a new draft PMG (updating the 1995 PMG). An updated PMG would also   
further reinforce direction in the PPS 2024, which requires municipalities to use Ministry of   
Finance projections as the basis for their population forecasts. The province has noted the   
further changes from the 2025 draft are as follows:   
*1)  “Providing increased clarity on when to consider undertaking population and *  
*employment forecast updates, which Ontario Population Projection data to use and how   
to set the planning horizon. *  
*2)  Providing more details on assessing housing needs by considering housing tenure, *  
*housing type and propensities for households to occupy certain types of housing, and   
making adjustments such as to reflect market demand, housing affordability and   
suppressed household formation. *  
*3)  Providing clarity on estimating feasible intensification rates when determining the *  
*amount and type of housing units that can be accommodated through intensification in   
the built-up area. *  
4)  *Streamlining the land needs assessment methods for greater consistency among most *  
*municipalities, while continuing to allow a simplified method that is less data-intensive   
with clearer recommendations on which municipalities may use it.”*   
***Staff Comment ***– Grey County just completed an update to its Growth Management Strategy   
(GMS). As part of the GMS update, staff worked with Hemson Consulting to ensure the work   
met the needs of the PPS 2024, as well as the draft 2025 PMG. In principle staff are supportive   
of the above-described changes, but County staff are not experts on using the current PMG, or   
the draft version from 2025. As such, staff have reached out to Hemson consulting who   
prepared the County’s last few GMS updates. After receiving Hemson’s response, County staff   
will update Council and Municipal staff accordingly, if there are any substantive impacts on the   
County’s recently completed GMS. Should Hemson’s response be received ahead of the   
comment deadline, staff can update the County’s comments accordingly, if the response   
warrants additional considerations on the draft PMG   
PDR-CW-18-26    
8   
April 23, 2026   
Page 136 of 165  


*5. Proposed Changes to Facilitate the Electronic Submission of *  
*Information to Approval Authorities and Allow Notices to be   
given electronically to the Province, Posting \#026-305  *  
The concept of these changes was introduced as part of the Bill 60 consultations. These   
proposed changes would facilitate the electronic submission of information and material to   
approval authorities and would:    
  remove the requirement for information and material to include an original or certified   
copy, and   
  allow required notices to be given electronically to the Ministry of Municipal Affairs and   
Housing.    
***Staff Comment ***– staff support these changes and would note that many municipalities have   
enacted similar digital submission and notice processes. Municipal staff noted that if there was a   
way to provide for electronic commissioning of an application, this would further assist with   
intaking digital application submissions.   
*6.  Proposed Regulation to Prohibit Mandatory Enhanced *  
*Development Standards as a Condition of land Division   
Approvals, Posting \#026-309  *  
These changes are similar to those above in item # 1 of this report (posting #026-300). Posting   
\#026-309 is specific to requiring enhanced development standards as a condition of land   
division (i.e., via plan of subdivision or the consent processes). The proposal would look to   
remove *“enhanced development standards at the lot level (outside of buildings), that are not   
specifically required for health, safety, accessibility or protection of adjoining lands (e.g.,   
stormwater management)...To address the above, a regulation would be created under the   
Planning Act to prohibit “sustainability” conditions as part of land division approvals.”*    
Finally, the ERO posting also notes the following as it relates to costs: *“There could also be   
additional costs to municipalities related to the proposal as a result of limits being placed on   
what municipalities can compel of developers as a condition land division, thus shifting burden   
from the development sector to municipalities for sustainability measures and/or for   
addressing unintended environmental impacts.”*    
***Staff Comment ***– Further to the comments in section 1 above, staff would note the following. In   
order to properly comment on this item, definitions of ‘sustainability’ and ‘enhanced   
development standards are needed. The[ media briefing document ](https://news.ontario.ca/assets/files/20260330/0024d7673bffcdfb29522bf80ad5ec4c.pdf?utm_campaign=%2Fen%2Frelease%2F1007229%2Fontario-introducing-legislation-to-improve-transit-and-build-more-homes&utm_medium=email&utm_source=newsroom)released by the province   
notes examples of *“landscaping and foliage requirements, soil composition and ornamental and   
design considerations”* as items which would be prohibited. If the prohibitions limit municipal   
requirements to those *“required for health, safety, accessibility or protection of adjoining lands   
(e.g., stormwater management)”* then this would appear to limit many environmental protections,   
including those that implement Environmental Impact Studies (e.g., tree preservation, planting,   
and native species requirements). If that’s the case, then (a) an EIS becomes very difficult to   
implement, beyond ‘the developer voluntarily following through with the mitigation measures’,   
and (b) it could have serious impacts on a municipality’s ability to retain tree canopy, protect   
PDR-CW-18-26    
9   
April 23, 2026   
Page 137 of 165  


species habitat, and prevent the spread of invasive species (which may be used in landscaping   
new developments). Staff would request additional clarification here, and note the need for   
‘carve-outs’ as it applies to not only health, safety, and accessibility, but also to the natural   
environment.    
Finally, staff note that placing additional financial burden on municipalities for   
“*addressing unintended environmental impacts”* is unnecessary where there are methods to   
mitigate against such impacts at the approvals stage. Staff would reiterate the need to ‘build it   
right the first time’ versus paying for the costly impacts or retrofits after the fact.   
*7. Proposal to Reform Site Plan Control, Posting \#026-310 *  
Over previous legislative efforts the province has reformed site plan control, including both   
limiting what can be required via this tool, applying complete application requirements, and   
requiring that site plan approvals be staff delegated. The province has noted that in many cases   
site plan processes are still too onerous and take too long to approve. As a result, the province   
is considering the following potential changes.   
1.  Remove site plan control as a tool.   
2.  Require municipalities to have a maximum of three circulations before a mandatory   
meeting is required to work through the issues.   
3.  Further scope site plan approval to a checklist of health and safety items, with the use of   
certified professionals for the acceptance of such studies. Municipalities would not be   
permitted to request additional items, and if the checklist is met, then site plan approval   
is granted.   
4.  Establish or require a municipal arbitration process / site plan review panel for site plan   
applications that have exceeded the government’s 60-day timeline and a specified   
number of circulations. This would be a process outside of the Ontario Land Tribunal   
(OLT).   
5.  Establish or require municipalities to establish different site plan approval streams for   
different kinds of proposed development, with corresponding scope of matters that may   
be controlled. For example, there may be a complex and simplified stream whereby the   
simplified streams may be expedited.   
***Staff Comment*** – Of the five options above, staff do not support option 1. Site plan is a critical   
tool for municipalities and needs to be retained. The ability to register an agreement on title is   
also crucial to municipalities, and not readily available in some other development approvals.    
This opinion was echoed by the municipal planners consulted in preparing this report.    
With respect to options 2 – 5, there were more divergent and nuanced opinions from some   
municipal and County planners.     
Staff could support elements of options 3 and 5. Some level of checklist may be supported to   
scope requirements, particularly for less complex site plan applications. Municipalities may also   
choose to amend their site plan by-laws to critically look at some routine applications which may   
form the basis for exemptions that may not require site plan control. Given the complexity of   
some site plans, and the detailed review needed, it cannot be entirely reduced to a ‘yes/no   
checklist’. Staff would note that most municipalities in Grey have already implemented option 5.   
PDR-CW-18-26    
10   
April 23, 2026   
Page 138 of 165  


With the arbitration or site plan review panel (option 4), staff have concerns that this could add   
another layer of bureaucracy and costs to the process and create additional delays unless   
strictly defined and managed. If the province were to implement option 4, perhaps it would only   
be at the request of the proponent, and not ‘an automatic’ when review exceeds 60 days.   
Automatic arbitration could delay proceedings, which may’ve otherwise been nearing an   
approval. Staff would prefer elements of option 2 to having a separate arbitration panel, but note   
that if the goal is to process site plans in 60 days, that it’s unlikely that a municipality will have   
completed three circulations within 60 days.    
Some staff also flagged the need for the province to better define the objectives of site plan   
control directly within the Act, to ensure there is less confusion amongst municipalities,   
developers, and planners.   
It was also noted that some provincial ministries are required to comment on site plans where   
they are adjacent to provincial infrastructure. In some cases, those ministries have a current   
comment response time of ten weeks (to receive initial comments on an application). The   
impact not receiving comments for ten weeks is that the 60-day timeline for processing site   
plans is already exceeded while waiting for the first round of provincial comments. For   
municipalities to speed up their processes, this provincial service delivery standard needs to be   
improved.   
Finally, municipal staff also flagged the fact that delays in site plan approvals often come from   
servicing or infrastructure deficits. Having additional dependable infrastructure funding would ‘go   
a long way’ towards eliminating delays in the planning approvals process.    
*8. Establish a Minimum Lot Size in Urban Areas, Posting \#026-*  
*311 *  
Following up on a Bill 60 consultation, the province is proposing to establish a minimum   
residential lot size of 175 m2 (1,884 ft2) on urban residential lands (i.e., those lands in a   
settlement area served via municipal water and sewer services). In this proposal the province   
further notes the following:* “any municipal zoning requirement for minimum frontage and/or   
minimum depth that would not allow for the minimum lot size standard to be met would be   
inapplicable. Land owners would retain the ability to apply for the creation of larger or smaller   
lots through the land division process.”*   
***Staff Comment ***– The above-noted minimum lot size is not clear if it’s meant to apply to any   
housing type, or a specific housing type. For example, in most municipal zoning by-laws the   
standard for an interior town or rowhouse unit lot size would be different than a lot for a single   
detached dwelling. Staff have looked at zoning by-laws across the County and could not find   
any that had a minimum residential lot size of 175 m2. The smallest town or rowhouse lots   
permitted in Grey were ~200 m2. Many minimum lot sizes, particularly for other types of   
residential dwelling types, were significantly larger than 200 m2. Staff would note that the   
combination of not having higher-order transit (or any transit in some communities) and high   
amounts of snowfall necessitating a degree of onsite winter snow storage would make a   
minimum residential lot size of 175 m2 very difficult to support. The front yard area and need for   
snow storage becomes further compounded when space for sidewalks are also factored in.    
PDR-CW-18-26    
11   
April 23, 2026   
Page 139 of 165  


Staff also note that lots of this size may not be suitable to accommodate Additional Residential   
Units (ARUs) as are broadly permitted per the *Planning Act* on urban residential lands.    
Staff would generally support the province’s intent here, and suggest the province may wish to   
consider the following:    
a)  Clarify if the 175 m2 is meant to apply to any housing type, or if that minimum lot size   
could only be used for town or rowhouses, and   
b)  Consider a range of minimum lot sizes depending on the characteristics of the urban   
residential land i.e., is there transit, what are the annual snowfall levels, etc.   
Should such minimum lot sizes be implemented, municipalities may also need to adjust other lot   
standards such as setbacks or maximum lot coverage percentages.    
Staff would further flag there are implementation costs to municipalities for such changes. The   
Environmental Registry posting flags the following as it applies to costs. *“The direct compliance   
cost for all 444 municipalities is estimated at approximately \$472,856 and an average annual   
direct compliance cost of approximately \$46,600. These one-time administrative impacts reflect   
staff familiarization and minor updates to internal planning guidance and workflows to apply the   
provincial minimum lot size.”* As such, staff would request that the province provide funding to   
municipalities to cover these implementation costs.   
*9. Standardizing of Parkland Requirements, Posting \#026-312 *  
As per the comments in section 1 above, these changes are intended to implement Bill 23   
changes around parkland dedication and encumbered lands and POPS (privately owned public   
spaces). Through this regulatory change, the province is setting out criteria for which lands are   
ineligible for parkland, which include the following:   
  contaminated lands,    
  natural and human-made hazards,   
  Lands within and adjacent to natural heritage features and areas are eligible on the   
condition that a park would not interfere with or compromise the natural heritage features   
and areas.   
Parkland must also be accessible, visible, and comfortable to facilitate public use, including   
being accessible by all users and of a size/shape which can serve park and recreational   
purposes.   
Developers would need to provide municipalities with details to show that the lands meet the   
above eligibility and accessibility criteria. Municipalities must then make a decision and give   
notice and rationale to the developer within 20 days of the decision, whereafter the developer   
would have appeal rights to the OLT.   
***Staff Comment ***– These changes, when combined with the Bill 23 changes, will mean that   
municipalities will be required to take a broader variety of lands as acceptable parkland   
dedication than previously was the case. The need to take encumbered land will also add   
additional costs to municipalities and result in the need for additional agreements or could result   
in additional requests for cash-in-lieu of parkland. Staff recommend that the province consider   
PDR-CW-18-26    
12   
April 23, 2026   
Page 140 of 165  


providing template agreements to municipalities to offset the costs and workload associated   
with the encumbered lands agreements.   
Staff are supportive of not including hazard lands or contaminated lands in the list of eligible   
parkland dedication. With respect to the natural heritage area eligibility, staff note that this could   
result in the following impacts:    
a)  differences of interpretation as to the impact on a natural feature,   
b)  conflict between human use and habitat use and/or restrictions on use which the   
municipality would need to manage (e.g., the conflict between the public’s use of a   
beach and the endangered piping plovers which nest on those same beaches),    
c)  additional costs and/or liability to a municipality to maintain such an area, and   
d)  added challenges around accessibility both for access and use of those lands.   
As a result, staff would recommend that the province allow for greater municipal discretion with   
respect to parkland dedication of natural heritage areas and their adjacent lands, without the   
threat of appeal.    
*10.  Streamlining the Information that Planning Authorities can *  
*require as part of a Complete Application, Posting \#026-  
313 *  
The province has released a list of core versus contingent studies which municipalities can   
require as part of a complete planning application.   
**Core Studies **  
**Contingent Studies **  
  Environmental Impact Study   
  Aeronautical Report   
  Environmental Site Assessment   
  Aggregate / Minerals / Petroleum   
  Functional Servicing Report   
Resource Impact Assessment   
  Geotechnical Report   
  Agricultural Impact Assessment   
  Hydrogeological Report   
  Air Quality / Odour Study   
  Planning Justification Report    
  Arborist Report   
  Transportation Impact Assessment     
  Archaeological Assessment   
  Contaminant Management Plan   
  Cultural Heritage Impact Assessment    
  Economic Viability Assessment   
  Electromagnetic Field Management   
Plan   
  Financial Impact Analysis   
  Human-made Hazard Impact Study /   
Assessment    
  Lakeshore Capacity Assessment /   
Water Quality Impact Assessment   
  Minimum Distance Separation   
Formulae Assessment   
PDR-CW-18-26    
13   
April 23, 2026   
Page 141 of 165  


  Natural Hazard Impact Study /   
Assessment    
  Noise / Vibration Study   
  Rail Safety and Risk Mitigation Report   
  Servicing Options Report   
  Wildland Fire Assessment   
  Wind Study    
**Table 1: List of Core versus Contingent Studies **  
***Staff Comment*** – the province has asked for answers to the following questions as part of this   
posting. Staff have included the questions (in italics) and answers below.   
*1.  Is the list of the types of information and material identified in this proposal *  
*comprehensive enough for planning authorities to effectively evaluate all planning   
applications they may receive?* * *  
*1.  If not, why? What information or material is missing from the proposed list? *  
Staff recommend also including the following studies to the above contingent list:   
affordable/attainable housing assessment report, parkland assessment/suitability report (or   
perhaps this is a component of the planning justification report), lighting / photometrics plan, and   
a record of Indigenous engagement. Staff would further flag that a visual impact assessment   
(VIA) is not included on either list. VIAs are commonly required by the Niagara Escarpment   
Commission for applications within the Niagara Escarpment Plan. To align with provincial   
electrical grid management objectives, some development review may also benefit from   
requiring an energy strategy study, which could be included on the contingent list.     
*2.  Should any of the types of studies identified in this proposal be removed from the *  
*proposed list? *  
Staff recommend that the archeological assessment be moved from the contingent studies list   
to the core studies list. Staff note that archeological assessments are becoming increasingly   
ubiquitous, and are particularly important to Indigenous engagement.   
*2.  Do you have any feedback on the objectives identified for each of the types of studies *  
*listed in this proposal? Are they broad enough to support planning authorities in   
obtaining sufficient information to evaluate applications, comply with applicable   
legislation, and determine consistency with provincial policies or conformity with   
provincial and municipal plans? Is there anything missing? *  
Staff are generally satisfied with the objectives, but would note the following potential   
adjustments.    
  In the geotechnical, hydrogeological, or hazard assessments, it may worth mentioning   
karst topography.    
  In the arborists report it would be useful to also have tree planting plans included.    
  In the land use compatibility study, it should not be limited to only a proposed major   
facility and should also reference the Ministry’s D-series guidelines (D-6 and D-2).   
PDR-CW-18-26    
14   
April 23, 2026   
Page 142 of 165  


  In the transportation impact study or the geotechnical report, a road assessment should   
also be considered for inclusion (i.e., can the existing road base support the level of   
heavy trucks being proposed).   
  In the economic viability assessment, it should also cover a broader range of   
circumstances and not be limited to only the economic viability of employment uses   
adjacent to employment areas. For example, Grey County currently requires a ‘Farm   
Business Plan’ to be submitted where a farmer proposes to sever a prime agricultural lot   
that is less than the minimum size required by the County official plan. This study would   
ensure that the resultant farm parcel is economically viable to be used for agricultural   
purposes. The viability of extending servicing and mainlining appropriate minimum   
supportive densities could also be a consideration for other types of development   
applications.   
*3.  Should the list identify the types of applications that the information and material could *  
*be required for (i.e., official plan amendment, zoning by-law amendment, site plan   
control, plans of subdivision/condominium, consents)? If so, why? *  
This assessment should generally be left to municipal discretion.   
*4.  Are there studies listed that should only be required for certain types of applications? If *  
*so, which ones and why? *  
This assessment should generally be left to municipal discretion.   
*5.  Should planning authorities maintain the ability to develop terms of reference to specify *  
*the breadth of information required for each of the types of studies included in the   
provincial list? Please elaborate on your response. *  
In absence of a standard provincial terms of reference for each study, municipalities will need to   
maintain the ability to draft their own terms of reference for these studies. Staff would be   
supportive of additional provincial guidance or sample terms of reference for these studies.   
*6.  Do you have any other input or suggestions of relevance to this proposal? *  
Nothing further at this time.   
*11.  Changes to the ‘Prescribed Professions’ as part of a *  
*Complete Application, Posting \#026-314 *  
As part of Bill 17 the province introduced regulation-making authority to require that   
municipalities accept studies from ‘certified professionals’ for the purposes of determining a   
complete application. To date the province has added professional engineers to this list and is   
seeking input on any other professions that could be added to this list.   
***Staff Comment ***– Staff would support adding professional geoscientists to the list of prescribed   
professions (or certified professionals).    
Municipal staff also requested that it be made clear that prescribed professionals can only   
submit reports under their prescribed area of expertise. For example, the regulation should be   
clear that an engineer couldn’t also submit a planning report on behalf of a planner, with the aim   
of ‘sheltering’ under their prescribed profession status.   
PDR-CW-18-26    
15   
April 23, 2026   
Page 143 of 165  


*12. Consultation on Upper-Tier Official Plans, Secondary *  
*Plans, and Site-specific Policies, Posting \#026-315 *  
Further to the information shared in section 1 of this report, and the Bill 60 consultations, the   
province is seeking additional input on upper-tier official plans (for upper-tiers with planning   
responsibilities), secondary plans, and site-specific policies. As part of this posting the province   
has released a summary of the feedback they heard on this topic. Some of the changes being   
considered are as follows:   
1.  For upper-tier official plans, limiting duplication by creating specific land use   
designations that only apply at the upper-tier level.   
2.  For secondary plans or site-specific policies:    
a.  identifying the types of areas where secondary plans could be used,   
b.  separating secondary plans from the primary official plan, so they would exist as   
a standalone document while being subject to the same process requirements,   
and   
c.  exempting secondary plans from Minister’s approval (lower-tier municipalities in   
upper-tier municipalities with planning responsibilities would not be exempt from   
approval by the relevant upper-tier municipality).   
***Staff Comment*** – the province has asked for answers to the following questions as part of this   
posting. Staff have included the questions (in italics) and answers below. Staff have not   
included the questions for secondary plans or site-specific policies, but generally support   
municipalities being able to use secondary plans and site-specific policies as important local   
tools. Secondary plans are not widely used in Grey County, but site-specific policies are more   
broadly used and continue to be a desirable tool. Municipal staff noted examples of secondary   
plans being effective where they didn’t ‘repeat’ policies in the official plan; but rather had policies   
unique to their geography and deferred to the official plan for more generic policies not specific   
to that geography.   
**Upper-tier Official Plans  **  
  *In addition to considering a combined “Community Areas” use designation described *  
*above, are there other designations that would be useful for upper-tier official plans that   
would help avoid duplication with lower-tier official plans? *  
The policies of the PPS are generally fairly prescriptive for agricultural (and to a lesser extent   
rural areas/lands), mineral resources, and the natural environment. Growth management and   
the protection of the environment as well as broad resources such as agricultural or aggregate   
resources likely makes more sense at a regional scale versus a community specific scale. As   
such, in a two-tier planning environment maybe the breakdown of responsibility is generally as   
follows.   
1.  Upper-tier plans should include policies, mapping, and land use designations for the   
lands outside of settlement areas including agricultural, specialty crop, rural, natural   
environment, and natural resources e.g., aggregates and bedrock resources. The   
upper-tier plan would also include growth management elements (e.g., growth   
projections / allocations) and settlement area boundaries, but not have prescriptive   
designations or policies within settlement areas.   
PDR-CW-18-26    
16   
April 23, 2026   
Page 144 of 165  


2.  Lower-tier plans would then focus on the settlement areas and include the detailed   
policies and designations within settlement areas. Lower-tier plans do not need to   
duplicate policies and mapping for agricultural, specialty crop, rural, natural   
environment, and natural resource lands, and would instead defer to the upper-tier   
plan for those areas.   
3.  Where an upper-tier or lower-tier overlaps with a provincial plan, such as the Niagara   
Escarpment Plan, the upper-tier plan could defer to the mapping and detailed policies   
within the provincial plan and lower-tier plan.   
  *Are there any parts of the standardized table of contents, schedules, and land use *  
*designations outlined in ERO 025-1099 that would need to be modified or would not   
apply to official plans for upper-tier municipalities? *  
Where there are both upper-tier and lower-tier plans, there are a number of areas which could   
be exclusive to either the upper-tier or lower-tier official plans, as per the comments above   
regarding policies and mapping for agricultural, specialty crop, rural, natural environment, and   
natural resource lands only in the upper-tier plan, and detailed policies and mapping for   
settlement areas only in lower-tier plans. If the province were to take this approach, it would   
mean that upper-tier plans could eliminate some of what’s in ERO posting 025-1099, but so too   
could lower-tier municipalities eliminate some of the converse.    
  *Are there other considerations we need to take into account regarding the proposed *  
*framework for upper-tier official plans? *  
Another approach to the above, would be to consider a single official plan at the upper-tier level   
with policies for the entire jurisdiction, but include separate municipal-specific policies for each   
lower-tier as chapters within the plan.   
*13. Development Charges Act Changes to Exempt Non-Profit *  
*Retirement Homes, Posting #MMAH009 *  
The proposed change would have the effect of exempting non-profit retirement homes from   
paying development charges. The province is also proposing to correct two cross references to   
front-ending agreements relative to previous changes to the Act on the deferral of development   
charges.   
***Staff Comment ***– Staff generally have no concerns with the proposed changes and would note   
that the County’s current development charges by-laws currently exempt not-for-profit housing   
development.   
Although not directly being consulted on as part of this posting, the provincial[ media briefing   
document ](https://news.ontario.ca/assets/files/20260330/0024d7673bffcdfb29522bf80ad5ec4c.pdf?utm_campaign=%2Fen%2Frelease%2F1007229%2Fontario-introducing-legislation-to-improve-transit-and-build-more-homes&utm_medium=email&utm_source=newsroom)also speaks to a provincial consultation on breaking out the municipal development   
charges in agreements of purchase and sale, to show what such charges go towards. County   
staff are supportive of this initiative and would note the County’s development charges brochure   
already does so for the County’s charges.   
PDR-CW-18-26    
17   
April 23, 2026   
Page 145 of 165  


*14. Consultation on the 2025 National Construction Codes, *  
*Posting \#019-8316 *  
The Environmental Registry posting is a ‘repost’ of a consultation originally conducted in 2024.   
The posting goes on to note that the *“next and future editions of Ontario's Building Code are an   
important step in the process to support increased harmonization with National Construction   
Codes. Approximately 60% of Ontario's Code is currently consistent with the National   
Construction Codes.”*    
The provincial[ media briefing document ](https://news.ontario.ca/assets/files/20260330/0024d7673bffcdfb29522bf80ad5ec4c.pdf?utm_campaign=%2Fen%2Frelease%2F1007229%2Fontario-introducing-legislation-to-improve-transit-and-build-more-homes&utm_medium=email&utm_source=newsroom)further notes *“For the first time in 40 years, the   
government is proceeding with a section-by-section review of the Building Code so it better   
meets modern challenges, while maintaining Ontario’s high health and safety standards.”*   
***Staff Comment*** – Staff would note that there were major changes made to the Ontario Building   
Code in 2024, which took effect in 2025. At that time the changes were billed as the “largest   
ever provincial building code revision”. County staff generally support any initiatives on   
consistency between the National and Ontario Codes and support the opportunity for Ontario to   
adopt the National Building Code (NBC 2020) tiered model to allow greater harmonization of   
energy efficiency elements. Staff are also cognizant however that the impacts of major building   
code reviews have impacts on developers and municipalities, as they both learn the new code,   
and adapt their projects or approvals accordingly. In speaking with one local building official,   
they noted that there could be benefits to condensing some areas of the current Ontario   
Building Code. Similar to the comments later in the report on the pace of change, the Ontario   
Building Code is one more example of cumulative change, which may have the unintended   
consequence of slowing down processes and approvals, at least in the short term.    
*15. Enhanced Monitoring of some Residential MZOs, Posting *  
*\#019-8020 *  
The province has listed a series of previously approved MZOs which they note they will be   
closely monitoring the progress over *“the next 18 months and consider them for potential   
revocation or amendment in the future if there is a lack of significant progress.” *Two of the   
MZOs on the list are in Dundalk (see Maps 1 and 2 below) and had previously been placed on   
the enhanced monitoring list by the province.   
***Staff Comment ***– County staff will generally defer to the comments from the Township of   
Southgate on these two MZOs.    
Staff would however note that for the lands covered by Ontario Regulation 161/22, there is a   
plan of subdivision application currently in process. More information can be found on the   
County’s websit[e here. ](https://www.grey.ca/government/land-use-planning/planning-and-development-projects/ida-street-dundalk-subdivision)* *  
PDR-CW-18-26    
18   
April 23, 2026   
Page 146 of 165  


   
**Map 1: Township of Southgate MZO Lands under Ontario Regulation   
161/22 **  
For the lands covered by Ontario Regulation 162/22, a plan of subdivision application has been   
submitted, which was deemed incomplete. These MZO lands are also linked to the Township’s   
new Eco Parkway extension project. The Township is eager to move forward with this extension   
project, and revoking the MZO could have a negative impact of the Township and proponent’s   
abilities to move forward.    
Should the province amend or revoke these two MZOs, it may mean that this proponent needs   
to apply for zoning by-law amendments alongside these two plans of subdivision.    
PDR-CW-18-26    
19   
April 23, 2026   
Page 147 of 165  


   
**Map 2: Township of Southgate MZO Lands under Ontario Regulation   
162/22 **  
Finally, staff would request that where an MZO is revoked or amended, it only be done after   
consultation with the host municipality. In the case of a revocation, the province should specify   
what the resulting zoning provisions will revert to e.g., if a MZO for Residential-3 (R3) with   
exceptions land is revoked, what is it reverting to i.e., Residential-1 (R1).   
*16. Harmonization of Municipal Road Construction Standards, *  
*Posting \#26-MTO003 *  
Staff would note that the comment deadline for this posting expired on March 30, 2026.   
However, staff wanted to bring this to County Council’s attention, based on Council’s past   
discussion on this topic as part of Bill 60. Under Bill 60, the *Public Transportation and Highway   
Improvement Act* was amended to provide the Minister regulation making authority on the   
following items:   
  *“Govern contracts pertaining to road and bridge construction (including contracts *  
*between municipalities and third-party contractors);*   
  *Establish reporting requirements; and*   
PDR-CW-18-26    
20   
April 23, 2026   
Page 148 of 165  


  *Establish a process for requesting an exemption from the application of a standard.”*   
Under the above-noted registry posting, the province is now proposing a regulation that would   
cover the following items:   
  *“Make Ontario Provincial Standards for Municipal Road Construction (OPSS.MUNI) *  
*mandatory with respect to hot mix asphalt, aggregates, and drainage for municipalities   
throughout the province, *  
  *Mandate the use of standard contractual terms and conditions,   
*  *Establish a transition provision,   
*  *Establish an exemption request process, and   
*  *Establish reporting requirements.”*   
This regulation is proposing a transition provision *“whereby all municipalities would be required   
to comply with standards listed in the proposed regulation effective July 1, 2027.”*   
***Staff Comment*** – Staff note that the County previously provided comments on this topic as part   
of the Bill 60 consultations. The County currently operates using existing engineering standards,   
the Ontario Provincial Standard Specification (OPSS) and the Ontario Provincial Standard   
Drawings (OPSD) for its road contracts. These existing standards and specifications help to   
ensure consistency across projects, yet they allow for professional engineers to be able to   
ensure that roads are designed for the environment that they are in, respecting the local   
topography, traffic volumes, underlying soils and bedrock and drainage patterns and needs. As   
part of the County comments, the County flagged concerns with the following:   
  potential for the standard to require ‘over-building’ roads if a ‘one size fits all’ standard   
was implemented,    
  liability and the application of minimum maintenance standards, and   
  future regulations with respect to contract language, exemptions, and reporting   
requirements which appear to add more bureaucracy to the process.   
The County stands behind these comments. In addition, staff note that the implementation date   
of July 1, 2027, will have serious impacts on both the County and member municipal capital   
budget and construction programs. Road projects are planned years in advance, including the   
designs being completed ahead of the proposed construction year. The County already has   
designs underway or completed for 2027. As such, if the new standard takes effect in 2027, it   
will mean (a) reassessing these designs, and (b) rebudgeting for these projects. This is in   
addition to the work needed to align contract language for road tenders.    
It is further noted that the Municipal Engineers Association has circulated correspondence to   
municipalities to make them aware of the Association’s comments and significant concerns   
regarding this matter. Staff generally concur with the concerns put forward by the Association as   
they relate to governance, limitations in a one size fits all approach, mandatory reporting and   
risks to project delivery.    
If the province is proposing road standard harmonization, municipalities need a much greater   
‘lead time’ to prepare and adjust their budgets and construction programs accordingly. If the   
standards are finalized in 2026, compliance with said standards for new road projects should   
not be compulsory until at least 2028. The province should also consider providing training, as   
well as implementation funding for municipalities to become familiar with the new standards.   
PDR-CW-18-26    
21   
April 23, 2026   
Page 149 of 165  


*17. Bill 98 Proposed Changes to the Fare Alignment and *  
*Seamless Transit Act and the Metrolinx Act  *  
***Fare Alignment and Seamless Transit Act*****, 2026 **  
The *Fare Alignment and Seamless Transit Act* provides the Ontario Minister of Transportation   
with new authority to:   
  Set or regulate transit fares, including prices, discounts, and transfer policies, for transit   
systems prescribed by regulation,   
  Require participation in a provincially approved, unified fare payment system,   
  Establish geographic fare zones across participating transit systems,   
  Apply fare policies across municipal boundaries, rather than limiting them to individual   
municipalities, and    
  Layout a framework that supports provincially led fare and service integration of priority   
routes.   
***Staff comment*** – While the Act does not appear to apply automatically to all transit systems, it   
allows the province to prescribe specific systems through regulation. This authority could extend   
to rural or regional systems, including those currently in Grey County and being considered   
through the Bruce-Dufferin-Grey-Wellington regional transit study.   
The intent of the Act is generally aligned with the direction currently being explored through the   
Bruce-Dufferin-Grey-Wellington Regional Transit Study, particularly with respect to:   
  Creating a more seamless passenger experience,   
  Moving toward common or harmonized fare structures, and   
  Integrating payment systems across jurisdictions.   
While the legislation supports these policy objectives, it also represents a shift toward increased   
provincial oversight without clarity around governance decisions or financial risks to the   
municipality.    
Staff are eager to understand the scope to which these policies may apply, and if there are   
means to support service sustainability if applied. Staff would raise concern if municipalities are   
expected to remain financially responsible for service operations, but the province is prescribing   
the terms of the services including fares, especially in the rural context where systems are   
characterized by lower ridership and higher per-trip costs, thus presenting a tangible financial   
risk.   
***Metrolinx Act*****, 2006 (as amended to 2025) **  
***Purpose and scope of the Act ***  
The *Metrolinx Act* establishes Metrolinx as a provincial Crown agency and assigns it   
responsibility to:   
  Provide leadership on regional transit, planning, coordination and integration,   
  Support unified fare systems and service coordination, and   
  Enter into agreements with municipalities and other partners.   
   
PDR-CW-18-26    
22   
April 23, 2026   
Page 150 of 165  


The Act assigns Metrolinx a role in facilitating unified fare systems and coordinating with   
municipal transit providers in support of regional connectivity, although Metrolinx’s primary   
mandate remains focused on the Greater Golden Horseshoe. This legislative framework   
underpins:   
  PRESTO expansion and other unified fare technologies,   
  One Fare and One Fare 2.0 initiatives, and   
  The potential and by agreement, to extend integrated fare concepts into rural or regional   
corridors over time.   
The *Metrolinx Act* does not appear to transfer responsibility for local or rural transit operations or   
funding to Metrolinx. Rural transit systems remain municipally owned, operated and funded.   
**Staff Comment** – With the *Metrolinx Act*, staff would seek clarity to understand if policies,   
expectations, and standards are to be more broadly applied, will an equitable funding formula,   
similar to that received by GTHA, be available to rural services. Staff are also curious to   
understand if a governance shift towards a provincial entity is also anticipated and the speed at   
which these changes may be proposed.    
Previous Environmental Registry Postings    
Along with the announcement of Bill 98 and the various new Environmental Registry postings,   
the province also updated some previous postings with decisions, or transitions to new postings.   
County staff have included links to these past postings in the Appendices and Attachments   
section of this report, but for the sake of brevity have not summarized the outcome of each   
individual posting.     
Comments on the Overall Pace of Change   
The County supports the province in making changes for the benefit of all Ontarians and the   
provincial economy. Grey County will continue to be a partner in implementing these changes   
and providing input on new provincial initiatives.    
However, the County remains concerned about the pace and scope of changes, as well as the   
ability to monitor the efficacy of such changes. Particularly as it applies to the land use planning   
process, development charges, and conservation authorities, the speed and scale of change   
have been both rapid and impactful. While the changes may appear to have been incremental,   
they’ve also been fairly consistent, occurring a few times each year with little opportunity to   
reflect on how each individual change has impacted the system as a whole. In some cases, the   
legislative and regulatory changes have provided great benefits. In other instances, the   
outcomes are yet to be determined or have had negative impacts on achieving the collective   
goals of the provincial government. Increasingly both municipal staff and councils find   
themselves ‘playing catch-up’ or trying to learn and relearn legislative and regulatory   
frameworks. County staff have heard similar comments from some developers. At times the   
constantly shifting legislative framework has resulted in delays to municipal projects and   
development approvals.    
As a result, the County would respectfully request a ‘pause’ on future changes to the planning   
and development charges frameworks for the next few years, while municipalities adapt their   
plans and processes to address the changes made to date. During this pause period, the   
PDR-CW-18-26    
23   
April 23, 2026   
Page 151 of 165  


province could also work with municipalities and development industry stakeholders to assess   
the impacts of changes, and to determine if any additional tweaks are needed following the   
pause period. Again, the County reiterates its desire to be partner alongside the province on   
enacting change, but requests both time, and in some cases implementation funding, to enable   
this partnership.   
Legislated Requirements   
Should new legislation or regulations pass, the County and member municipalities will be   
required to comply with any legislative changes or associated regulations, subject to any   
transition provisions included.    
Financial and Resource Implications   
At this stage, the financial impact of the proposed legislative and regulatory changes is not   
known. Staff have flagged some potential financial impacts and resource implications in certain   
sections of this report. Staff will continue to monitor Bill 98 and the related postings will keep   
County Council up to date on the status and impacts.    
Relevant Consultation   
☒   
Internal: Legal Services, CAO/Deputy CAO, Clerks, Climate Change, Finance, Economic   
Development, Tourism and Culture, Transportation Services, and Planning   
☒   
Contribution to Climate Change Action Plan Targets – See commentary   
throughout the report   
☒   
External: Member municipalities in Grey   
Appendices and Attachments   
**Correspondence from the Municipal Engineers Association – OPSS Modernization and   
Harmonization Concerns **  
**New or Amended Environmental and Regulatory Registry Postings  **  
[1.  Proposed Planning Act, City of Toronto Act, 2006, Building Code Act, 1992 and ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0300)  
[Municipal Act, 2001 Changes (Schedules 1, 2 and 7 of Bill 98, the Building Homes and   
Improving Transportation Infrastructure Act, 2026) ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0300)  
[2.  Proposed amendments to the Water and Wastewater Public Corporations Act, 2025 and ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0301)  
[consequential amendment to the Safe Drinking Water Act, 2002 ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0301)  
3.  [Communal drinking water and wastewater system municipal consent requirements   
](https://ero.ontario.ca/notice/026-0302)[4.  Draft Projection Methodology Guideline (PMG) to support the implementation of the ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0304)  
[Provincial Planning Statement, 2024 (PPS, 2024) ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0304)  
[5.  Proposed Changes to Various Regulations Under the Planning Act to Facilitate the ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0305)  
[Electronic Submission of Information and Materials to Approval Authorities and Allow   
Notices to be Given Electronically to the Province ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0305)  
PDR-CW-18-26    
24   
April 23, 2026   
Page 152 of 165  


[6.  Proposed Regulation to Prohibit Mandatory Enhanced Development Standards as a ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0309)  
[Condition of Land Division Approvals ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0309)  
[7.  Proposal to reform site plan control under the Planning Act and the City of Toronto Act, ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0310)  
[2006 ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0310)  
[8.  Proposed Regulatory Approach to Establish a Minimum Residential Lot Size in Urban ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0311)  
[Areas ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0311)  
[9.  Proposed Changes to Support Standardizing of Parkland Requirements Under the ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0312)  
[Planning Act ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0312)  
[10. Streamlining the information and material that planning authorities can require as part of ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0313)  
[a complete application ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0313)  
[11. Proposed Changes to Various Regulations Under the Planning Act and the City of ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0314)  
[Toronto Act, 2006 to Specify Additional “Prescribed Professions” for the Purposes of a   
Complete Application ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0314)  
[12. Consultation on upper-tier official plans, secondary plans, and site and area-specific ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0315)  
[policies ](https://ero.ontario.ca/notice/026-0315)  
[13. Changes to the Development Charges Act, 1997 (DCA) to Exempt Non-profit Retirement ](https://www.regulatoryregistry.gov.on.ca/proposal/53553)  
[Homes from Development Charges (DCs) ](https://www.regulatoryregistry.gov.on.ca/proposal/53553)  
14.[ Consultation on the 2025 National Construction Codes   
](https://ero.ontario.ca/notice/019-8316)[15. Enhanced monitoring of certain housing development Minister's Zoning Orders that have ](https://ero.ontario.ca/notice/019-8020)  
[made limited progress ](https://ero.ontario.ca/notice/019-8020)  
16.[ Harmonization of Municipal Road Construction Standards\*](https://www.regulatoryregistry.gov.on.ca/proposal/53294) (closed for commenting)   
**Decisions on Past Registry Postings **  
a.  [Consultation on Minimum Lot Sizes   
](https://ero.ontario.ca/notice/025-1100)b.  [Consultation on Enhanced Development Standards – Lot Level (outside of buildings)   
](https://ero.ontario.ca/notice/025-1101)c.  [Consultation on simplifying and standardizing official plans   
](https://ero.ontario.ca/notice/025-1099)[d.  Proposed Updates to the Projection Methodology Guideline to support the ](https://ero.ontario.ca/notice/025-0844)  
[implementation of the Provincial Planning Statement, 2024 (PPS, 2024) ](https://ero.ontario.ca/notice/025-0844)  
e.  [Developing guidance on section 16 activities under the Species Conservation Act, 2025   
](https://ero.ontario.ca/notice/025-0908)[f.  Proposed legislative and regulatory amendments to enable the Species Conservation ](https://ero.ontario.ca/notice/025-0909)  
[Act, 2025 ](https://ero.ontario.ca/notice/025-0909)  
PDR-CW-18-26    
25   
April 23, 2026   
Page 153 of 165  


      
**Office of the President **  
**1525 Cornwall Road **  
**Oakville ON **  
**L6J 0B2 **  
[president@municipalengineers.on.ca ](mailto:president@municipalengineers.on.ca)** **  
   
**   
March 29, 2026 **  
   
**Municipal Standards Harmonization Office (MSHO) **  
**   
Subject:   MEA Comments to Ontario Regulatory Registry 26-MTO003 **  
** **  
** **  
** **  
** **  
** **  
** **  
** **  
** **  
** **  
** **  
** **  
** **  
** **  
** **  
   
We are writing to respond to Ontario Regulatory Registry 26-MTO003 - Harmonization of   
Municipal Road Construction Standards.     
   
Municipal engineers play a vital role in planning, maintaining, renewing, and constructing   
municipal infrastructure. Their expertise spans all aspects of municipal infrastructure   
services - from design and construction to project management and leadership – ensuring   
the successful delivery of both small and large-scale capital infrastructure projects.   
   
Through its membership, MEA provides specialized knowledge in all areas of municipal   
engineering in Ontario. In partnership with the Ministry of Transportation Ontario (MTO),   
MEA co-manages the Ontario Provincial Standards & Specifications (Municipal) and   
delivers training on Ontario Provincial Standards.   
   
While we support the intent of the regulation to promote consistency, quality, and   
efficiency across municipal road construction projects, we recommend that additional   
consideration be given to the time and administrative burden associated with preparing,   
reviewing, and obtaining exemptions, as well as the cumulative impacts on project delivery   
arising from project‑by‑project assessments.   
   
Exemption requests that require detailed technical justification across multiple evaluation   
criteria can take a considerable amount of time to prepare, particularly for complex or   
large‑scale projects. This work frequently requires the involvement of senior engineering,   
technical, legal, and procurement resources, diverting limited capacity away from active   
project delivery. The time required to assemble a complete exemption request should   
therefore be recognized as a potential schedule, cost, and resourcing risk in its own right.   
   
Equally important is the duration and predictability of the Minister’s review and response   
timelines. When exemptions are assessed on a project‑by‑project basis without defined   
service standards or response timelines, projects may experience material delays while   
awaiting decisions. These delays can produce cascading impacts, including missed   
construction windows, contractor demobilization and remobilization costs, loss of price   
certainty, and increased exposure to supply‑chain volatility. For time‑sensitive or critical   
Page 154 of 165  


      
**Office of the President **  
**1525 Cornwall Road **  
**Oakville ON **  
**L6J 0B2 **  
[president@municipalengineers.on.ca ](mailto:president@municipalengineers.on.ca)** **  
   
infrastructure projects, even relatively short delays in regulatory decision‑making can   
result in disproportionate impacts to project schedules and budgets.   
   
To better reflect these realities, we recommend that the exemption framework explicitly   
consider additional criteria, including:   
•  Administrative and decision‑cycle timelines, including the anticipated time required   
for review and approval and the impact of uncertainty on project planning and   
procurement;   
•  Cumulative impacts across multiple projects, particularly where similar exemption   
requests are repeatedly submitted for comparable project types or conditions;   
•  Schedule dependency and critical path impacts, including whether delays in   
exemption approval would directly affect construction sequencing, seasonal work   
constraints, or contractual obligations; and   
•  Consistency and precedent considerations, whereby prior approvals for similar   
circumstances could support streamlined or standardized decision‑making, rather   
than requiring repetitive project‑level analysis.   
   
Incorporating these considerations would help ensure that the exemption process   
supports timely and efficient project delivery while still meeting regulatory objectives.   
Clear expectations regarding submission requirements and response timelines, as well as   
opportunities for programmatic or category‑based exemptions where appropriate, would   
significantly reduce risk to project schedules and budgets without compromising safety,   
performance, or sustainability outcomes.   
   
Looking ahead, and assuming the Ministry is able to successfully deliver the current list of   
harmonized standards within the proposed timeframe, we agree that the remaining   
OPSS.MUNI standards should be prioritized for future harmonization based on where the   
greatest time, cost, and administrative efficiencies can be achieved. In our view, this   
would include:   
•  Standards with the highest frequency of use across municipalities, where   
harmonization would reduce repetitive project‑specific reviews, municipal   
deviations, and contract amendments;   
•  Standards that routinely generate exemptions, interpretations, or disputes,   
indicating inconsistency or misalignment that drives additional design effort,   
approval cycles, or delays;   
•  Standards that significantly affect project schedules or cost certainty, including   
those related to materials, construction methods, or inspection requirements that   
influence procurement and delivery timelines;   
Page 155 of 165  


      
**Office of the President **  
**1525 Cornwall Road **  
**Oakville ON **  
**L6J 0B2 **  
[president@municipalengineers.on.ca ](mailto:president@municipalengineers.on.ca)** **  
  •  Standards that overlap or interact closely with those already harmonized, where   
alignment would enhance system coherence and reduce unintended conflicts or   
inefficiencies; and   
•  Standards that affect regional or multi‑jurisdictional projects, where inconsistent   
requirements currently increase coordination challenges and administrative   
complexity.   
   
A transparent, phased approach, supported by demonstrated progress on the initially   
harmonized standards, would help ensure that future harmonization efforts are achievable   
and deliver tangible benefits. Clearly articulating how the Ministry will complete the   
current scope, and how lessons learned will inform the prioritization of remaining   
standards, will be essential to achieving intended efficiency gains without overextending   
implementation capacity.   
   
Thank you for the opportunity to comment on this important initiative. We would welcome   
continued engagement as the regulation is refined and implemented.   
   
Sincerely,   
   
**\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ **  
**Penelope Palmer, P. Eng., **  
**MEA President 2025 – 2026 **  
(Manager, Strategic Initiatives   
 Strategic Capital Coordination Office   
 City of Toronto)   
**   
**   
   
** **  
Page 156 of 165  


   
Committee Report   
**To**:   
Warden Matrosovs and Members of Grey County Council   
**Committee Date**:   
April 23, 2026   
**Subject / Report No**:   
ITR-CW-02-26   
**Title**:   
Single Sourcing IT Infrastructure as a Service   
**Prepared by**:   
J. MacEachern, Director of Information Technology   
**Reviewed by**:   
N. Lobley, Deputy CAO   
N. Morrow, Financial Analyst   
**Lower Tier(s) Affected**:   
None   
Recommendation   
**1.  That report ITR-CW-02-26 be received; and   
2.  That staff proceed with purchasing hosted infrastructure services from Stage 2 **  
**Data as a single source purchase, totaling \$175,700 (excluding HST) in 2026, plus   
a one-time implementation fee of \$6,000.  **  
**3.  That action be taken prior to County Council approval as per Section 26.6 (b) of **  
**the Procedural By-law. **  
Executive Summary   
Grey County Staff plan to replace on-premise data center infrastructure with cloud-hosted   
infrastructure during 2026 and have budget approval to do so. After extensive research, staff   
concluded that Stage 2 Data, a Canadian - based company, was best suited to provide off   
premise secure data hosting.   
Competitively sourced services are available through the Ontario Education Collaborative   
Marketplace (OECM) and Stage 2 Data is available through the OECM platform. OECM is one   
of a number of platforms that provide competitively priced products to municipalities that ensure   
compliance with public and municipal procurement best practices. Grey County initiated a   
procurement of Stage 2 Data through OECM via a third party vendor, however despite   
extensive negotiation, the third party vendor and Grey County have been unable to reach a   
mutually acceptable agreement.    
Further delays jeopardize both the project and risk incurring expensive re-licensing fees for the   
County’s current hardware, which is slated to be decommissioned.    
Stage 2 Data have confirmed that they can and are willing to provide the same services at the   
same price as they are currently providing through OECM direct to Grey County, without using   
the third-party vendor. As this would no longer be a procurement through OECM, County staff   
ITR-CW-02-26    
1   
April 23, 2026   
Page 157 of 165  


are seeking single-source approval from council to work directly with Stage 2 Data to negotiate   
their services.   
Background and Discussion   
Grey County staff have traditionally managed four data centers on premise: the primary data   
center hosting most services and applications in the administration building, and smaller data   
centers hosting healthcare-specific applications, including Nurse Call and Wandering Systems,   
in each of the three Long-Term Care homes.    
Grey County IT staff plan on replacing this equipment every five years. IT staff are generally   
following updates and trends in technology and make a thorough assessment when current   
technologies are due for replacement.  Cloud-hosted infrastructure has until recently been more   
expensive than on-premise infrastructure, and justification for the increased investment relied on   
additional benefits, such as having a vendor managing the infrastructure, updates, most of the   
after-hours response, improving cybersecurity, and improved up-time of services.    
In recent years the cost of on-premise hardware has increased to the point where it is now   
generally comparable to cloud-hosted hardware. In particular, renewal costs on the product that   
the County has been using have increased dramatically.   As such, County staff have thoroughly   
evaluated both on-premise and cloud-hosted solutions to replace the infrastructure in its data   
center.    
County staff opted to replace its data centers with cloud-hosted infrastructure (*hardware* or   
*infrastructure as a service*). IT staff presented the County’s cloud strategy to Council in late   
2025 (see ITR-CW-03-25 Cloud Strategy and Infrastructure Replacement), which outlined both   
the benefits to moving to cloud-hosted infrastructure and the guidelines that the County would   
use to choose a provider. Further, County staff included funding in the 2026 Information   
Services budget (see Financial Implications, below) to purchase these services on an annual   
basis.   
Pricing for several competing products was readily available to County staff, including Microsoft   
Azure, which has pricing available publicly. The County chose to pursue services from Stage 2   
Data (S2D).  S2D is a Canadian company with data centers in both Toronto and Vancouver.   
They provide services to other Ontario municipalities for both primary data hosting and disaster   
recovery. Importantly, their products are available through the Ontario Education Collaborative   
Marketplace (OECM).    
OECM is a collaborative procurement platform that allows municipalities and other broader   
public-sector organizations to purchase pre-competitively sourced goods and services through   
vendor agreements established by OECM. Similar to the County’s use of Canoe Procurement,   
OECM provides access to a centralized online marketplace of approved suppliers offering   
products and services such as IT hardware and software, networking, and operational services,   
all procured through an open, fair, and transparent process compliant with Ontario’s Broader   
Public Sector procurement rules. Municipalities can use these agreements to save time, reduce   
procurement effort, and leverage collective buying power, without having to run their own   
standalone RFPs. The County has used OECM to secure competitive pricing, enabling the   
County to proceed to purchase without the need for an internal RFP process, as permitted   
under the County’s Purchasing Policy (section 4.6 – Cooperative Purchasing).    
ITR-CW-02-26    
2   
April 23, 2026   
Page 158 of 165  


The process of procuring services through a listing that is already approved on OECM should   
have been simple. The agreements are essentially available as templates in the form of the   
Master Agreement between participating parties and OECM and a Customer Supply Agreement   
(CSA) between the buyer (the County), and provider. Any specific terms regarding the products   
from Stage 2 Data are included in appendices to the CSA.  These additional terms include not   
only the services being purchased, and at what cost, but contract duration, service-level and up-  
time agreements, how to report issues and targets for having them resolved, data residency,   
and other details specific to Stage 2 Data.   
Despite extensive and ongoing negotiations, the County and third party vendor have not been   
able to negotiate a contract that is acceptable to both parties.  The County has reviewed the   
proposal and specific terms and conditions of its procurement with Stage 2 Data; there is no   
concern regarding those documents.   
At this point due to timelines, County staff are seeking to negotiate directly with Stage 2 Data,   
and as such are seeking Council approve single-source procurement of Stage 2 Data hosting   
and disaster recovery services. Importantly, this is the same company, with the same services,   
and the same price that have been procured through OECM.     
Delays in resolving the contract have already complicated schedules for IT capital projects.   
Hardware licensing in the County’s data center expires in July. If staff have not migrated to a   
new system by then, they will need to purchase another annual license for approximately   
\$60,000 to further extend hardware that is ready for replacement.   
Financial and Resource Implications   
In 2026 county staff included funding in the Information Services budget to purchase   
infrastructure services from a third-party hosting company (*hardware* or *infrastructure as a   
service*).    
The 2026 Information Services budget included \$175,700 for this project, and an additional one-  
time implementation fee of \$6,000. Annual costs for the three-year term of this contract are   
estimated at \$180,600 per year. The cost includes re-distribution of items that have previously   
been included in the IS budget, including:   
  Backup Software (\$18,000)   
  Backup Cloud Storage (\$23,000)   
  Re-distributed Microsoft licensing (\$26,000)   
The County previously contributed \$120,000 per year to the Information Technology capital   
budget to eventually replace on-premise infrastructure. After considering the costs of software   
and services that were previously in the Information Services budget, the remaining (new) cost   
of \$113,000 is comparable to what was being contributed to reserves to replace on-premise   
hardware.   
If migration to a new system isn’t completed before July, the County will face a renewal fee of   
approximately \$60,000 to continue using its on-premise data center for another year. The   
expected life span for this hardware was 5 years. The County has already extended   
replacement to 8 years.    
ITR-CW-02-26    
3   
April 23, 2026   
Page 159 of 165  


Furthermore, on-going delays to starting this project are causing delays and scheduling   
constraints with other planned information technology capital projects.   
Appendices and Attachments   
[ITR-CW-03-25 Cloud Strategy and Infrastructure Replacement ](https://countyofgrey.sharepoint.com/:b:/s/Extranet/IQAnY59qAk3zSZUFdVFwfxG3Ad1FHSGuJISJNP6ISe-rCUQ?e=A7QeeY)  
ITR-CW-02-26    
4   
April 23, 2026   
Page 160 of 165  


   
Committee Report   
**To**:   
Warden Matrosovs and Members of Grey County Council   
**Committee Date**:   
April 23, 2026   
**Subject / Report No**:   
CAOR-CW-13-26   
**Title**:   
Board of Health Appointments   
**Prepared by**:   
Randy Scherzer, CAO    
**Reviewed by**:   
   
**Lower Tier(s) Affected**:   
   
Recommendation   
**1.  That Report CAOR-CW-13-26 regarding appointments to the Board of Health be **  
**received; and **  
**2.  That the following four members be appointed to the Board of Health for the **  
**remainder of the 2022-2026 Council term:   
**  **(to be determined) **  
Executive Summary   
The purpose of this report is to help facilitate Grey County Council’s appointment of members to   
the Board of Health following the application process using a skills-based matrix.   
Background and Discussion   
On February 12, 2026, County Council received a report (CAOR-CW-04-26) outlining the   
background and timelines leading up to the application process for the appointment of Board of   
Health members.    
Throughout 2025, steps were taken by the province, the Board of Health, as well as Bruce   
County and Grey County to establish a skills based matrix that would be used to appoint Board   
members. The matrix includes skills in the following areas: Ethics and Integrity, Community   
Engagement and Responsiveness, Strategic Thinking and Change Management, Health Equity   
and Social Determinants of Health, Epidemiology and Data Literacy, Risk Management, Human   
Resources and Labour Relations, Communications and Media, Emergency Management,   
Indigenous Health and Cultural Competency, Public Health Knowledge, Governance and Board   
Leadership, Finance and Budget Oversight, Legal and Regulatory Compliance, Partnership   
Development, and Political and Government Relations.   
CAOR-CW-13-26    
1   
April 23, 2026   
Page 161 of 165  


At the meeting held February 12, 2026 County Council passed the following resolutions which   
had the effect of rescinding the existing members in the interest of beginning the application   
process for appointments to be considered using the skills based matrix:   
CW26-26   
Moved by: Councillor Boddy   
Seconded by: Councillor Mackey   
**That Grey County’s Board of Health members appointed through   
Resolution CW132-24 be rescinded and that staff be directed to **  
**commence the application process for appointment of municipal **  
**members using the skills-based matrix with application forms being **  
**sent to all of the county council members; and**   
**That action be taken prior to Council approval as per Section 26.6 (b) **  
**of the Procedural By-law.**   
Carried   
CW27-26   
Moved by: Councillor Dobreen   
Seconded by: Councillor Greig   
**That Report CAOR-CW-04-26 regarding the application process for   
appointing Board of Health municipal members using the skills-based   
matrix, be received for information.**   
Carried   
Following the direction from Council, the application period was opened up to Grey County   
council members over the last several weeks.  Applicant information has been initially compiled   
into a closed session package for Council’s review prior to appointing members in open session.    
As per a communique issued by the CMOH Office dated February 4, 2026, board members   
need not possess all of the skills outlined in the matrix. The intention is that the Board will   
collectively hold all the competencies. It is our understanding that additional training   
opportunities will also be provided to the board members.   
Legislated Requirements   
The Health Protection and Promotion Act (the “Act”) establishes boards of health for Ontario   
and sets out the general framework and priorities of said boards. Sections 48 and 49 establish   
that there shall be a board of health for each health unit and that a board is composed of the   
members appointed to it under the Act and regulations. Further, the Act establishes that there   
shall be no fewer than three and not more than thirteen municipal members on each board of   
health. Municipal members are defined as persons appointed to the board of health by the   
CAOR-CW-13-26    
2   
April 23, 2026   
Page 162 of 165  


council of a municipality. Ontario Regulation 559/90 establishes that the Board of Health of the   
Grey Bruce Health Unit shall have seven municipal members; three to be appointed by the   
Municipal Council of the County of Bruce and four to be appointed by the Municipal Council of   
the County of Grey.   
Legal Considerations    
Committee of the Whole is scheduled to meet in closed session April 23, 2026 to discuss legal   
considerations associated with this report.    
Financial and Resource Implications   
None.   
Relevant Consultation   
☒   
Internal: Legal Services, Clerk’s   
☐   
AODA Compliance (describe)   
☐   
Contribution to Climate Change Action Plan Targets (describe)   
☐   
External (list)   
Appendices and Attachments   
Skills Based Matrix   
CAOR-CW-13-26    
3   
April 23, 2026   
Page 163 of 165  


Page 164 of 165  


Page 165 of 165  




# Document Outline

- [Agenda](agenda-01.html#1)
- [4.a. 2026-04-23 Grey County Presentation FINAL.pdf](agenda-01.html#6)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#1)
- [6.a. Award of Tender RFT-TS-13-26 for the Replacement of Structure 900-363 - TR-CW-19-26.pdf](agenda-01.html#25)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#1)
- [6.b. Award of Motor Grader - TR-CW-21-26.pdf](agenda-01.html#30)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#1)
- [6.c. Marlane Farms Minor Exemption - PDR-CW-15-26.pdf](agenda-01.html#33)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#2)
- [6.d. Quarterly Purchasing Report Quarter 1 2026 - FR-CW-09-26.pdf](agenda-01.html#37)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#2)
- [6.e. PSR-CW-03-26 Purchase of Three New Ambulances for 2026  - PSR-CW-03-26.pdf](agenda-01.html#40)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#2)
- [6.f. East Zorra-Tavistock Council Resolution - Township of Oro-Medonte - AORS Request for Provincial Legislation Amendments.pdf](agenda-01.html#43)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#2)
- [7.a. Post-Meeting Minutes - JMS_Apr16_2026 - English.pdf](agenda-01.html#50)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#2)
- [7.b. University of Guelph Student Project – Best Practices in Rural Event Venues - PDR-CW-17-26.pdf](agenda-01.html#53)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#3)
- [7.b. Best Practices in Rural Event Venues_Guelph Student Project_2026 Mar 23.pdf](agenda-01.html#57)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#3)
- [7.c. 2025 Year End Transfers - FR-CW-07-26.pdf](agenda-01.html#115)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#3)
- [7.d. County Comments on Bill 98, Building Homes and Improving Transportation Infrastructure Act - PDR-CW-18-26.pdf](agenda-01.html#129)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#4)
- [7.d. MEA Comments to MTO Regulatory Registry.pdf](agenda-01.html#154)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#4)
- [7.e. Single Sourcing IT Infrastructure as a Service - ITR-CW-02-26.pdf](agenda-01.html#157)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#4)
- [7.f. Board of Health Appointments - CAOR-CW-13-26.pdf](agenda-01.html#161)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#4)
- [7.f. Skills Based Matrix.pdf](agenda-01.html#164)
  - [Back to Agenda](agenda-01.html#4)