Committee - Operations Agenda Preview — April 23, 2026

Summary

One-sentence summary: On April 23, 2026 at 5:30 PM, Council debates shifting freezing pipe repair costs to homeowners while transforming public utilities into privatized revenue streams through excessive security deposits and indemnification waivers.

This Thursday, April 23rd, the City of Owen Sound transforms its public infrastructure into a privatized liability zone, aggressively monetizing municipal assets through upfront security deposits ranging from $1,500 to $20,000 and shifting freezing pipe repair burdens entirely onto homeowners. The upcoming agenda considers a starkly pragmatic climate resilience plan that rejects municipal thawing equipment in favor of neighborly hose connections, forcing residents to trade their right to public safety for contracts filled with indemnification waivers. Council will debate a three-year fee cycle designed to deepen financial extraction while staff capacity limits restrict deep analysis of these charges. The bulk water filling station, now requiring customers to carry $5 million in insurance, exemplifies a distribution of risk where citizens bear the cost of systemic failures caused by inadequate winterization and critical infrastructure decay. Expect discussions on retroactive billing adjustments for shared water usage and new engineering fees that will further erode operating revenue, effectively treating public utilities as revenue streams rather than essential services. This shift forces an extreme frugality that demands community cooperation under duress, accepting that severe freeze events will worsen without promising sustainable municipal overreach or expensive technological fixes.

Top Newsworthy Developments

Key Topics & Sections

Full Transcript

2 CALL FOR ADDITIONAL BUSINESS

CALL FOR ADDITIONAL BUSINESS

3 DECLARATIONS OF INTEREST

DECLARATIONS OF INTEREST

4 CONFIRMATION OF MINUTES

CONFIRMATION OF MINUTES
4.a
Minutes of the Operations Committee meeting held on March 19, 2026

Page 8 of 49  


   
**12. **  
**DISCUSSION OF ADDITIONAL BUSINESS**   
12.a  Precautionary Boil Water Advisory   
Councillor Merton acknowledged the work of City staff and Grey Bruce Public   
Health and thanked them for their efforts in monitoring and communicating the   
events respecting the precautionary boil water advisory that was issued on   
March 14, 2026.   
In response to a question from Committee, Mr. McDonald noted that the Drinking   
Water Quality Management Standards (DWQMS) requires continuous   
improvement and education respecting how emergency events are addressed,   
and that a root cause analysis will be conducted with water treatment plant staff   
and the emergency response plan will be updated if applicable. He noted that a   
corporate formal debrief to improve internal process flows and communication   
processes will also take place.   
In response to a question from Committee, Mr. McDonald noted that water   
treatment staff did a tremendous job at identifying and flagging the unique   
situation.   
In response to a question from Committee, Mr. McDonald noted that 1 of 4 filters   
was taken offline to replace on March 4, and that additional repairs were   
identified once the unit was removed, but that delays were minimal. He added   
that staff then met with the contractor and project consultant to discuss the   
performance of the previous filter and discussed the expectations of the   
contractor to perform acceptable filter run tests. He further added that following   
the advisory, staff had a debrief with the consultant to communicate the urgency   
in getting the filter back online as soon as possible.   
In response to a question from Committee, Mr. McDonald noted that while the   
turbidity levels seen on March 14 have been seen previously, it was the duration   
of the turbidity in the source water that caused the need for the precautionary boil   
water advisory.   
**13. **  
**NOTICES OF MOTION**   
There were no notices of motion.    
**14. **  
**ADJOURNMENT**   
The business contained on the agenda having been completed, Chair Greig adjourned   
the meeting at 7:29 p.m.   
   
7   
Page 9 of 49  


**Staff Report **  
** **  
** **  
**Report To**:    
Operations Committee   
**Report From**:   David Crane, Deputy Treasurer** **  
**Meeting Date**:   April 23, 2026   
**Report Code**:   
CR-26-040   
**Subject**:    
 2026 Operations Fees and Charges Update   
   
**Recommendations: **  
THAT in consideration of Staff Report CR-26-040 respecting the 2025   
Operations Fees and Charges Update, the Community Services Committee   
recommends that City Council receive the report for information purposes.   
**Highlights: **  
   
Fees and charges are reviewed annually in the spring, with the new   
By-law taking effect July 1.   
   
In accordance with Council direction, each standing committee   
reviews departmental fees and charges annually before they go to   
Council for final approval.   
   
Committee feedback will be considered and incorporated into the   
final proposed fees and charges schedules presented to Council for   
approval in May.   
   
User fees and charges will generate approximately 10% of the   
revenue considered in the City’s 2026 operating budget.   
**Vision 2050 - Strategic Plan Alignment: **  
[Strategic Plan ](http://www.owensound.ca/StrategicPlan)Priority: The recommendation contributes to core service   
delivery or a corporate initiative that enables service delivery for one or more   
strategic priorities.   
Staff Report CR-26-040: 2026 Operations Fees and Charges Update   
Page **1** of **5**

6 PUBLIC FORUM

PUBLIC FORUM

7 CORRESPONDENCE RECEIVED FOR WHICH DIRECTION IS REQUIRED There are no correspondence items being presented for consideration.

CORRESPONDENCE RECEIVED FOR WHICH DIRECTION IS REQUIRED
There are no correspondence items being presented for consideration.

8 REPORTS OF CITY STAFF

REPORTS OF CITY STAFF
8.a
General

Page 10 of 49  


**Previous Report/Authority: **  
[Report CR-25-077 Re: Project 4c3 – Process for Annual Fees and Charges ](https://pub-owensound.escribemeetings.com/Meeting.aspx?Id=3aed9dbb-7067-4ff8-b817-bf1c799652c6&Agenda=Agenda&lang=English&Item=16&Tab=attachments)  
[Report CR-25-072 Re: 2025 Fees and Charges ](https://pub-owensound.escribemeetings.com/Meeting.aspx?Id=ffba4dc3-626f-4775-97b8-b971ebb10081&Agenda=Agenda&lang=English&Item=12&Tab=attachments)  
**Background: **  
In June 2023, Council passed a resolution which direct that the annual fees   
and charges updates be presented to the applicable Standing Committees   
prior to final Council approval. This increases transparency and provides   
additional opportunity for Committee input.   
The Operations Committee reviews the following fee schedules:   
   
E. Engineering   
   
J. Public Works   
   
L. Transit   
   
M. Waste   
In 2025, as part of Service Review Project 4c3, all fee schedules were   
divided into three annual cyclical review cycles. This approach ensures every   
fee is reviewed at least once every three years while also considering staff   
capacity and allowing for more in-depth review of fees. 2026 is the first year   
of reviewing fees through the review cycles, as previously all fees were   
reviewed each year.   
The three-year cycle establishes a minimum review frequency, not a fixed   
limit. Fees may still be identified by staff or Committees for a more fulsome   
review at any time due to operational changes, service offerings, Council   
direction, or changes in legislative requirements.   
**Analysis and Options: **  
The 2026 proposed fee scheduled for Operations are attached to this report   
(Attachment 1). For clarity while reviewing proposed changes in the fee   
schedules the following has been highlighted:   
   
Any proposed fee additions or increases that differ from the   
standard 3% have been highlighted in green.   
   
Any proposed fee removals have been highlighted in red.   
   
Administrative changes to fee titles or notes have been redlined.   
Additionally, a summary of changes has been provided as an attachment to   
this report (Attachment 2) for ease of reference.   
Staff Report CR-26-040: 2026 Operations Fees and Charges Update   
Page **2** of **5**   
Page 11 of 49  


**Summary of Updates **  
**Schedule E. – Engineering**:   
   
The majority of Engineering fees increase by approximately the CPI   
annually.   
   
Administrative changes to add a note clarifying total   
development/construction costs.   
   
Addition of fees for servicing agreements that fall under staff   
delegated authority and new agreement types not previously   
captured in the fees and charges by-law.   
   
Addition of a fee for cost recovery of third-party engineering   
verification for CLI-ECA.   
   
Removal of outdated Temporary Encroachment Permit fees and   
addition of new fee structure. The previous fees were outdated and   
referenced a form system no longer used. New fees are in a   
simplified structure and are based on actual average staff time   
spent to ensure cost recovery.   
   
Addition of fees for municipal land occupancy for closures of more   
than 14 days.   
   
Addition of a fee for municipal consents.   
   
Increase the administrative fee for special services applications to   
reflect actual staff time.   
   
Addition of site service securities for installation of servicing by   
contractors (related to the removal of servicing fees in Schedule J. -   
Public Works). These are held during servicing and returned   
following inspection of the works by the City.   
   
Change of fees for oversize/overweight permits to better reflect   
actual costs, and addition of security deposits for these permits.   
**Schedule J. – Public Works: **  
   
Removal of water/sanitary/storm connection and water removal   
fees as these services are no longer offered by the City. A   
contractor is responsible for completing the work and the City   
inspects it once it is complete. An inspection fee has been added for   
this work.   
   
New fees added relating to events where road closure and detour   
set-ups are required from operations staff.   
   
New fees added relating to the use of barrels and barricades for   
events.   
   
   
Staff Report CR-26-040: 2026 Operations Fees and Charges Update   
Page **3** of **5**   
Page 12 of 49  


**Schedule L. – Transit: **  
   
No changes. The fees up for review in 2026 included fees   
respecting the zero charge items for Guide Dog Trainers and   
Support Persons, and no changes are recommended.   
**Schedule M. – Waste: **  
   
Addition of a fee for replacement green bins in cases where the bin   
is damaged due to improper use or is missing. Fee covers the price   
the City pays for the bin.   
   
The bag tag fee was originally listed for review in 2026, however   
with the new green bin program and expanded recycling coming   
into place within the last year, this fee will be reviewed in 2027 to   
allow staff to assess changes in garbage tonnage and other   
patterns.   
**Resource Alignment: **  
**Financial Resources **  
User fees and charges (not including water and wastewater rates) are   
anticipated to generate \$5,385,000 or approximately 10% of the City of   
Owen Sound’s 2026 Operating Budget.   
**Human Resources **  
Implementation of the three-year cyclical review cycles considers staff   
capacity by ensuring that no division needs to perform an in-depth review of   
all departmental fees in a given year.   
Staff from each division work with finance staff to review fees annually.   
**Time and Scheduling **  
Each of the three Standing Committees will receive a fees and charges   
review report in April 2026. Following these meetings, any Committee   
feedback will be incorporated into a final fees and charges report which will   
be presented to Council for approval in May 2026. The 2026 Fees and   
Charges By-law will come into effect beginning July 1, 2026.   
In future years, the fees and charges review will begin in the fall as part of   
the operating budget process to ensure there is sufficient time to perform in-  
depth cost analysis of services and fees. Additionally, considering fee   
changes alongside that process will help to inform the operating budget.   
Staff Report CR-26-040: 2026 Operations Fees and Charges Update   
Page **4** of **5**   
Page 13 of 49  


**Technology and Infrastructure **  
N/A   
**Climate and Environmental Impacts: **  
There are no anticipated climate or environmental impacts.   
**Communication and Engagement: **  
The Fees and Charges Council report in May 2026 will communicate final   
recommended fees to Council and the public. Notice will be provided on the   
City’s website to communicate that the by-law to adopt the 2026 fees and   
charges will be considered by Council in June 2026, in accordance with the   
City’s Notice By-law.   
After adoption, the fees and charges by-law and fee schedules will be   
available on the City’s website. Additionally, any changes to fees will be   
communicated as required by the affected division and in the best method   
for the type of fee, which may include: public notice, posting of rates,   
communication at the point of sale and other methods.* *   
**Report Developed in Consultation With: **  
Operations departmental staff.   
**Attachments: **  
1.  Attachment 1 – 2026 Proposed Operations Fee Schedules   
2.  Attachment 2 – Summary of Changes – Operations   
**Reviewed by:   
**Lara Widdifield, Director of Public Works and Engineering   
Kate Allan, Director of Corporate Services* *  
**Submission approved by:   
**Tim Simmonds, City Manager   
For more information on this report, please contact David Crane, Deputy   
Treasurer at[ dcrane@owensound.ca ](mailto:dcrane@owensound.ca)or 519-376-4440 ext. 1223.   
Staff Report CR-26-040: 2026 Operations Fees and Charges Update   
Page **5** of **5**

8.b Report OP-26-021 from the Director of Public Works and Engineering Re: 4th Avenue West Reconstruction (15th St to

1
Report OP-26-021 from the Director of Public Works and
Engineering Re: 4th Avenue West Reconstruction (15th St to

Page 41 of 49  


**Vision 2050 - Strategic Plan Alignment: **  
[Strategic Plan ](http://www.owensound.ca/StrategicPlan)Priority: The recommendation contributes to core service   
delivery or a corporate initiative that enables service delivery for one or more   
strategic priorities.   
**Background: **  
Water utilities in Ontario have contended with frozen water pipes for   
generations, extreme cold weather and substandard installation depths are   
the most common contributing factors. Secondary causation is due to the   
combination of ambient temperature and depth of snow cover. Both the   
thickness of soil over the pipe and the depth of snow cover offer the same   
protection from frost as snow acts as an insulating blanket and snow removal   
is avoided over known shallowly-buried watermains.   
In this climate, significant frozen pipe events seem to arise from a “one-two   
punch” of sustained cold temperatures and low snowfall amounts. This   
weather phenomenon occurs often enough to require planning and   
monitoring, but not frequently enough to trigger real service level reviews. In   
both 2014 and 2015 the City of Owen Sound, like many other municipalities,   
experienced emergency level frozen pipe conditions which forced staff to   
work around the clock and adapt response procedures on the fly. In both   
years, conditions went from a handful of frozen services to hundreds in a   
matter of days. Staff tried their best to follow existing procedures and   
service level expectations, but the volume of customers without water   
quickly became too much to handle. Staff would often spend all day trying to   
thaw one service, often unsuccessfully, while dozens of new reports came in.   
If staff were unable to thaw a frozen service or volumes didn’t allow time to   
attempt to thaw, then a temporary hose bib to hose bib connection was often   
installed. Many times, new hose bib installations or plumbing alterations   
were required and done by the City (or at the City’s expense) only to have   
these temporary connections freeze at night, leaving staff scrambling to   
replace them day after day. As more customers were directed to run water   
to prevent freezing, and the number of water main breaks increased, staff   
struggled to maintain reservoir capacity. Valuable lessons were learned   
about work prioritization and what was inefficient and ineffective in these   
extreme conditions.   
Staff also had to find alternative ways to provide residents with access to   
potable water for essential need. Challenges included providing the   
Staff Report OP-26-019: Frozen Water – Levels of Service   
Page **2** of **9**   
Page 42 of 49  


vulnerable population reasonable access to shower/bathing facilities, and   
even clothing laundering options, especially for those with physical   
limitations or limited access to transportation. All these challenges will likely   
exist next time, but having an approved documented level of service will   
save significant resources, confusion and frustration.   
**Analysis and Options: **  
Setting approved service levels is strongly recommended to manage   
expectations in the next emergency frozen water situation as focus and   
scrutiny are proven to escalate quickly. Some key operational tools, tasks   
and services to consider include the following items.   
**1 - Cumulative Negative Degree Day Monitoring **  
This tool is commonly used to track the likelihood of frozen pipes through a   
running tally of negative degree day temperatures. This tracker is relatively   
simple to maintain and has proven to be beneficial. This is recommended to   
continue.   
**2 - Frost Depth Monitoring **  
This is generally done by observing and recording frost depths during times   
of excavation, typically watermain breaks. It provides a good indication of   
frost penetration relative to typical water service depth. This is   
recommended to continue.     
**3 - Source water and distribution system temperature monitoring **  
Source water temperature is generally monitored at the treatment plant to   
enable process adjustments. Distribution system temperatures are also   
required for certain sample analyses. This monitoring requires little additional   
effort and is required to continue.   
**4 - Running Water Notifications **  
Water running notifications are sent out in cohorts of customers based on   
historical likelihood of freezing. The cumulative negative degree day tracker   
is used to trigger the tiered notifications. This system has proven to be quite   
reliable and saves a relatively significant volume of non-revenue water.   
Customers notified to run water will be billed their historical monthly   
volumetric average plus the fixed rate. Any customer who chooses to run   
water without being instructed by the City is responsible for all water used.   
This is recommended to continue.   
Staff Report OP-26-019: Frozen Water – Levels of Service   
Page **3** of **9**   
Page 43 of 49  


**5 - No Water Response – Suspected Frozen Internally **  
These are generally the first customers to freeze, before any of the City’s key   
indicators indicate potential frozen pipes. This is due to the wide range of   
uncontrollable factors on the private side of the service, such as shallow/non-  
standard private service, or when the waterline passes through a portion of   
the home that is uninsulated (crawl spaces are the most common   
inadequately heated areas). Staff will generally respond, even after hours,   
and inspect the meter. If there is water supply at the meter, it is a private   
issue. If the meter itself indicates it has been subject to freezing, the   
property owner is responsible for the costs associated with   
repairing/replacing the meter. As needed, the water user is directed to   
contact a plumber to assist with thawing and for advice on preventing   
refreezing. These calls are manageable in moderate volumes, but as   
situations escalate, staff would need to de-prioritize private property issues   
in favour of responding to matters that affect the population at large. This is   
recommended to continue, but with limitations.   
**6 - After-hours No Water (High volume, Suspected frozen) **  
As call volumes and the likelihood of frozen services increase, staff stop   
responding to after-hours “no water” calls. The after-hours call service would   
be told to hold further calls (i.e., not to bother calling through to the on-call   
operator) and simply log them to forward to office staff at the next business   
day. The call service can handle many calls an hour, which quickly becomes   
overwhelming for on-call staff to track and respond to, if corrective action   
that can even be taken at that time. Directing the after-hours dispatch   
service to log these calls for response the next business day ensures staff are   
free to respond to emergencies and can rest for their regular shifts. This has   
proven to be a successful tool to manage and prioritize workload, so this   
procedure is used at other times of higher call volumes, such as low pressure   
in an area of a known main break. It is recommended this procedure   
continue to be employed to manage after-hours call out volumes.   
**7 - Thawing Services **  
Thawing water services via water jet or electrical (heat) means has been a   
common practice for years. It has its applications but is extremely resource   
intensive and risky. Staff do not use this specialized equipment often enough   
to be proficient and plumbing limitations such as pipe material, bends,   
valves, unions and elbows often halt attempts. There is also significant risk   
of damage or injury if equipment is used improperly. Furthermore, this work   
Staff Report OP-26-019: Frozen Water – Levels of Service   
Page **4** of **9**   
Page 44 of 49  


often requires staff to disturb or alter private plumbing, leading to potential   
claims or liability issues. Due to the low success rates, resource requirements   
and liabilities, it is recommended the practice of attempting to thaw water   
services lines be discontinued.   
**8 - Temporary Line Installation **  
Temporary line installations are often utilized to supply a resident with water   
while their underground service is frozen. A hose bib-to-hose bib connection   
is made to back-feed the property’s interior plumbing network with a donor   
source. This can be effective and deliver a near normal water supply, but the   
following important caveats must be noted:    
   
The water supplied through the hose should be deemed non-  
potable. The resident must only use it for cleaning and sanitary   
purposes only, not consumption.   
   
Temporary service lines are only effective if the supplied customer   
leaves a tap running to make sure the hose doesn’t freeze.   
   
Temporary lines have a minimum temperature limitation of about   
negative 10 degrees Celsius. At temperatures below -10oC, even   
running water will not likely prevent freezing.   
It is recommended that staff continue to provide this service, but only if the   
following conditions are satisfied:   
   
Proper plumbing connections (hose bibs) exist.   
   
Nighttime low temperatures are not consistently below -10oC.   
   
Water is deemed non-potable.   
   
Resident is responsible to secure donor property approval.   
   
Frozen temporary lines will not be replaced.   
Lastly, it should be noted that when a property is supplied through a hose   
bib, the supply is bypassing (not flowing through) the water meter.   
Conversely, the donor property’s meter would be registering the water   
consumption of both premises. As such, both the donor property and the   
recipient property would be billed based on average consumption, described   
in more detail in the coming sections.   
**9 - Customer-to-Customer Agreements **  
Any agreements between donor and recipient property owners are strictly   
between those two parties; the City does not facilitate those conversations   
and an occupant at each property must be home at the time of temporary   
line installation.   
Staff Report OP-26-019: Frozen Water – Levels of Service   
Page **5** of **9**   
Page 45 of 49  


**10 - Temporary Line Water Billing **  
When a temporary line is installed by the City, both the donor property and   
receiving property will be billed historical consumption averages plus the   
fixed rate for the duration of time they are connected. Water meter readings   
will be taken for unaccounted water calculations. Any customer that connects   
a temporary line without City approval will be billed for all water used.   
**11 - Private Property Plumbing Alterations **  
This was mentioned above in the temporary line installation section.   
Properties will only be eligible for a temporary line if there are suitable   
plumbing fixtures to connect to. The City is not responsible for any aspect of   
private property plumbing installation or alterations.   
**12 - Supply of Potable Water **  
If a customer is rendered without potable water, the City will ensure that   
suitable locations are made available to fill up customer-supplied   
container(s). The City generally will not supply or deliver pre-bottled water   
but may consider it under extenuating circumstances or in partnership with   
other organizations, or as directed by Senior Management and/or the   
Municipal Emergency Control Group.   
**13 - Shower Facilities **  
In times of extended service disruptions, the City may consider facilitating   
arrangements at local facilities to ensure access for personal hygiene   
reasons. This is primarily arranged at City owned/affiliated facilities during   
regular business hours. Residents will still be encouraged to find their own   
arrangements as this service may have limitations or be paused with short   
notice. It is recommended that the City does not commit to providing these   
services except in the case of a Declared Emergency or other extreme   
scenario.   
**14 - Laundry Facilities **  
Like showering facilities, residents left without water may request access to   
laundering facilities. Being that these are generally pay-per-use laundromat   
type facilities, coordination can be challenging. Generally, no receipts are   
generated for reimbursement and vouchers are unavailable. It is   
recommended that the City avoid committing to this level of service due to   
the logistical and administrative burden.   
Staff Report OP-26-019: Frozen Water – Levels of Service   
Page **6** of **9**   
Page 46 of 49  


**Resource Alignment: **  
**Financial Resources **  
Financial resources required to deal with frozen water emergencies can be   
difficult to predict. Many factors need to be taken into consideration and the   
severity and number of residences affected is often determined by weather   
patterns. However, defining the standard of service prior to an emergency   
will provide a better framework to track these costs.   
**Human Resources **  
Establishing levels of service will help define staff expectations and develop   
efficient processes to manage human resources. Frozen water emergencies   
can escalate quickly; resourcing and training additional support can be   
challenging. It is generally best if existing staff are proactively managed,   
effectively trained, and protected from being overextended.   
The described service levels include a number of direct and indirect impacts   
to Water Billing and Collections staff that should be clearly recognized. Many   
of these practices are already in place today, not just future considerations.   
Several parts of the program require staff to manually adjust accounts,   
including billing customers based on historical averages for the running water   
program, adjusting both donor and receiving properties for temporary   
service lines, and applying charges for unauthorized connections or meter   
damage. These are not standard billing activities. They require staff to step   
outside normal processes, review each case, and make manual changes,   
which is time consuming and increases the risk of error. This also requires   
close coordination with operational staff to ensure the right accounts are   
adjusted at the right time.   
In addition to these direct responsibilities, there is a clear impact on   
workload through increased customer contact. Customers affected by frozen   
services or adjusted billing are more likely to call, question their bill, or   
dispute charges, especially when billing is based on estimates or shared   
arrangements. This results in added pressure on front-line staff and requires   
clear communication, consistent application of policy, and defined escalation   
paths to manage concerns and maintain public trust.   
**Time and Scheduling **  
Once service levels are adopted, Staff can begin to revise existing operating   
and response procedures to align with the refreshed expectations. Staff will   
be trained in the new procedures and expectations, but like most emergency   
Staff Report OP-26-019: Frozen Water – Levels of Service   
Page **7** of **9**   
Page 47 of 49  


procedures they will only really get tested during the next extreme frozen   
service event. Since most current water distribution staff didn’t experience   
the last emergency event, the development of these new procedures will be   
a beneficial part of their training.   
**Technology and Infrastructure **  
No new technologies have been found to assist with frozen water, but the   
recent water meter replacement project will provide remote read capabilities   
and real-time flow data to support the program.   
**Climate and Environmental Impacts: **  
As extreme weather events become more frequent, the likelihood of frozen   
water events may increase.   
The recommendation supports the City's Corporate Climate Change   
Adaptation Plan.   
**Communication and Engagement: **  
This report has been posted to the City’s website with the agenda in advance   
of the meeting. A media release will be issued, and updates to the City’s   
webpages will be completed*.*   
**Report Developed in Consultation With: **  
This report was developed in consultation with water operational staff   
including the Superintendent of Water Distribution and the Water Distribution   
Coordinator who were intimately involved in the last significant frozen water   
event.   
**Attachments: **  
None   
**Reviewed by:   
**Lara Widdifield, Director of Public Works and Engineering   
**Submission approved by:   
**Tim Simmonds, City Manager   
Staff Report OP-26-019: Frozen Water – Levels of Service   
Page **8** of **9**   
Page 48 of 49  


For more information on this report, please contact Bryce McDonald,   
Manager of Water and Wastewater at[ bmcdonald@owensound.ca ](mailto:bmcdonald@owensound.ca)or 519-  
376-4274 Ext 3224.   
Staff Report OP-26-019: Frozen Water – Levels of Service   
Page **9** of **9**   
Page 49 of 49  




# Document Outline

- [Agenda](agenda-01.html#1)
- [4.a. 2026-03-19 Operations Committee Meeting Minutes.pdf](agenda-01.html#3)
- [8.a.1. 2026 Fees and Charges Update - Operations - CR-26-040.pdf](agenda-01.html#10)
- [8.a.1. Attachment 1 - 2026 Proposed Operations Fee Schedules.pdf](agenda-01.html#15)
- [8.a.1. Attachment 2 - Summary of Fee Changes - Operations.pdf](agenda-01.html#24)
- [8.c.1. Bulk Water Sales and Application - OP-26-010.pdf](agenda-01.html#30)
- [8.c.1. Bulk Water User Application.pdf](agenda-01.html#34)
- [8.c.2. Frozen Water - Levels of Service - OP-26-019.pdf](agenda-01.html#41)

Page 14 of 49  


Schedule E. - Engineering  
By-law No. 2026-XXX  
Applicable   
Service or Activity  
2026  
2027  
2028  
Unit  
Notes  
Review Cycle  
Tax  
Engineering Services  
1. Design Review Application - Minor Residential Structures   
\$        1  
  07.00  
\$        1  
  10.00  
\$        1  
  13.00  
each  
Exempt  
2 (2027)  
Design Review Application - Site Plan Developments or   
2.  
\$        6  
  80.00  
\$        7  
  00.00  
\$        7  
  20.00  
each  
Exempt  
2 (2027)  
Plans of Subdivision - Base fee  
Design Review - Site Plan Developments or Plans of   
3. Subdivision - Development Costs less than \$100,000 (Note   
4.3%  
4.3%  
4.3%  
each  
Exempt  
2 (2027)  
1)  
Design Review - Site Plan Developments or Plans of   
4. Subdivision - Development Costs more than \$100,000 (Note   
2.2%  
2.2%  
2.2%  
each  
Exempt  
2 (2027)  
1)  
5. Engineering review - Official Plan Amendments  
\$        6  
  80.00  
\$        7  
  00.00  
\$        7  
  20.00  
each  
Exempt  
2 (2027)  
6. Engineering review - Zoning By-law and Minor Variances  
\$        4  
  07.00  
\$        4  
  19.00  
\$        4  
  31.00  
each  
Exempt  
2 (2027)  
7. Engineering review - Consent to Sever Applications  
\$        4  
  77.00  
\$        4  
  91.00  
\$        5  
  05.00  
each  
Exempt  
2 (2027)  
\*an \$8,000.00 initial deposit is required to be applied towards legal   
expenses. Any costs incurred over this amount will be invoiced   
8. separately. If total expenses are less than the initial deposit, a   
1 (2026)  
refund along with a continuity statement will be issued for the   
remaining balance.  
 \$2,500.00   
 \$2,500.00   
 \$2,500.00   
plus all legal   
plus all legal   
plus all legal   
Master Servicing Agreement Preparation - Council approved   
9.  
fees and   
fees and   
fees and   
each  
Exempt  
 Subject to extensive review in 2028.   
1 (2026)  
agreement - By-law required    
agreement   
agreement   
agreement   
registration\*   
registration\*   
registration\*   
 \$2,000.00   
 \$2,000.00   
 \$2,000.00   
Servicing Agreement Preparation - Under a Master Servicing   
plus all legal   
plus all legal   
plus all legal   
10. Agreement (Site Development Phasing) - Staff approved   
fees and   
fees and   
fees and   
each  
Exempt  
 Subject to extensive review in 2028.   
1 (2026)  
agreement - By-law not required  
agreement   
agreement   
agreement   
registration\*   
registration\*   
registration\*   
 \$2,500.00   
 \$2,500.00   
 \$2,500.00   
Servicing or Pre-servicing Agreement Preparation - Stand   
plus all legal   
plus all legal   
plus all legal   
11. Alone Agreement - Council approved agreement - By-law   
fees and   
fees and   
fees and   
each  
Exempt  
 Subject to extensive review in 2028.   
1 (2026)  
required  
agreement   
agreement   
agreement   
registration\*   
registration\*   
registration\*   
Servicing or Pre-servicing Agreement Preparation - Stand   
12.  
 \$     1,000.00   
 \$     1,000.00   
 \$     1,000.00   
each  
Exempt  
3 (2028  
Alone Agreement - Staff Delegated Minor  
Schedule E. - Engineering  
Page 1  
Page 15 of 49 of 9  


Schedule E. - Engineering  
By-law No. 2026-XXX  
 \$2,000.00   
 \$2,000.00   
 \$2,000.00   
plus all legal   
plus all legal   
plus all legal   
Servicing or Pre-servicing Agreement Preparation - Stand   
13.  
fees and   
fees and   
fees and   
each  
Exempt  
3 (2028  
Alone Agreement - Staff delegated Major  
agreement   
agreement   
agreement   
registration\*   
registration\*   
registration\*   
 \$2,500.00   
 \$2,500.00   
 \$2,500.00   
plus all legal   
plus all legal   
plus all legal   
Capital Contribution or Cost Sharing Agreement Council   
14.  
fees and   
fees and   
fees and   
each  
Exempt  
3 (2028  
approved agreement - By-law required  
agreement   
agreement   
agreement   
registration\*   
registration\*   
registration\*   
Design Review - Servicing Agreement Works Review -   
15. Construction Costs less than \$100,000 (where not included in   
4.3%  
4.3%  
4.3%  
each  
Exempt  
3 (2028  
Development review fees) (Note 1)  
Design Review - Servicing Agreement Works Review -   
16. Construction Costs more than \$100,000 (where not included   
2.2%  
2.2%  
2.2%  
each  
Exempt  
3 (2028  
in Development review fees) (Note 1)  
17. Servicing Agreement - Construction Security  
100%  
100%  
100%  
each  
Exempt  
3 (2028  
 \$2,500.00   
 \$2,500.00   
 \$2,500.00   
plus all legal   
plus all legal   
plus all legal   
Subdivision Agreement Preparation - Council approved   
18.  
fees and   
fees and   
fees and   
each  
Exempt  
 Subject to extensive review in 2028.   
1 (2026)  
agreement - By-law required  
agreement   
agreement   
agreement   
registration\*   
registration\*   
registration\*   
 \$2,500.00   
 \$2,500.00   
 \$2,500.00   
plus all legal   
plus all legal   
plus all legal   
Subdivision Agreement Preparation - Phasing or Amending   
19.  
fees and   
fees and   
fees and   
each  
Exempt  
 Subject to extensive review in 2028.   
1 (2026)  
Agreement - Council approved agreement - By-law required  
agreement   
agreement   
agreement   
registration\*   
registration\*   
registration\*   
MECP CLI-ECA Application - Review and Approval -   
20.  
\$     1  
  ,100.00  
\$     1  
  ,100.00  
\$     1  
  ,100.00  
each  
Exempt  
1 (2026)  
Wastewater Collection System   
MECP CLI-ECA Application - Review and Approval - Storm   
21.  
\$     1  
  ,800.00  
\$     1  
  ,800.00  
\$     1  
  ,800.00  
each  
Exempt  
1 (2026)  
Water Management System   
MECP CLI-ECA Application - Review and Approval Water   
22.  
\$     1  
  ,200.00  
\$     1  
  ,200.00  
\$     1  
  ,200.00  
each  
Exempt  
1 (2026)  
Distribution System  
Based on  Actual costs incurred based on staff time and   
23. CLI-ECA Third party or Peer review verification  
Cost Recovery Cost Recovery Cost Recovery  
each  
3 (2028  
actual costs. expenses not exceeding actual costs.  
Engineering Drawing Request - Plan and Profile - City   
24.  
\$        1  
  00.00  
\$        1  
  00.00  
\$        1  
  00.00  
each  
Exempt  
1 (2026)  
Infrastructure in Road Allowance per 5 drawings  
Schedule E. - Engineering  
Page 2  
Page 16 of 49 of 9  


Schedule E. - Engineering  
By-law No. 2026-XXX  
25. Site Inspection Fee - General - 1 hour on site maximum  
\$        1  
  50.00  
\$        1  
  50.00  
\$        1  
  50.00  
per hour  
Exempt  
1 (2026)  
26. Temporary Encroachment Permit -Review and Admin fee  
\$        2  
  50.00  
\$        2  
  50.00  
\$        2  
  50.00  
Each  
Exempt  
2 (2027)  
27. Temporary Encroachment Permit  90 day extension  
\$        1  
  00.00  
\$        1  
  00.00  
\$        1  
  00.00  
Each  
Exempt  
2 (2027)  
28. Temporary Encroachment Permit Failure to obtain permit  
\$        5  
  00.00  
\$        5  
  00.00  
\$        5  
  00.00  
Each  
Exempt  
2 (2027)  
Temorary Encroachment Permit - Minor Security (Occupancy   
29.  
\$     1  
  ,500.00  
\$     1  
  ,500.00  
\$     1  
  ,500.00  
Each  
Exempt  
2 (2027)  
of space or work in soft surface blvd.)  
Temorary Encroachment Permit -  Standard Security (Work   
30.  
\$     2  
  ,500.00  
\$     2  
  ,500.00  
\$     2  
  ,500.00  
Each  
Exempt  
2 (2027)  
in hard surface bld or driveway)  
Temorary Encroachment Permit -  Standard Security (Work   
31.  
\$     5  
  ,000.00  
\$     5  
  ,000.00  
\$     5  
  ,000.00  
Each  
Exempt  
2 (2027)  
including road cuts and repairs)  
32. Municipal Land Occupancy fees (where closures are required for more than 14 days or at the City's sole discretion)  
a) Use of a lane of a public roadway  
\$            7  
  .00  
\$            7  
  .00  
\$            7  
  .00  
per sq.m/day  
Exempt  
2 (2027)  
b) Use of a Public Sidewalk, trail or Multi use path  
\$            3  
  .00  
\$            3  
  .00  
\$            3  
  .00 Per sq.m/week  
Exempt  
2 (2027)  
c) Use of a Boulavard.  
\$            0  
  .25  
\$            0  
  .25  
\$            0  
  .25 Per sq.m/week  
Exempt  
2 (2027)  
33. Municipal Consent  
\$        1  
  00.00  
\$        1  
  25.00  
\$        1  
  50.00  
Each  
Exempt  
2 (2027)  
Temporary Encroachment Permit - Form 1 - No Security   
\$          7  
  4.00  
\$          7  
  6.00  
Exempt  
2 (2027)  
Deposit Required  
Temporary Encroachment Permit - Form 1A - 90 day   
\$          3  
  7.00  
\$          4  
  2.00  
Exempt  
Up to 3 additional months.  
2 (2027)  
extension  
Temporary Encroachment Permit - Form 1A - Failure to   
\$        1  
  48.00  
\$        1  
  52.00  
2 (2027)  
obtain permit  
Temporary Encroachment Permit - Form 1B - Security   
\$        1  
  24.00  
\$        1  
  28.00  
2 (2027)  
deposit required  
Temporary Encroachment Permit - Form 1B - Security   
\$     1  
  ,500.00  
\$     1  
  ,500.00  
2 (2027)  
deposit   
Temporary Encroachment Permit - Form 1B - 90 day   
\$          6  
  2.00  
\$          6  
  4.00  
2 (2027)  
extension  
Temporary Encroachment Permit - Form 1B - Failure to   
\$        2  
  48.00  
\$        2  
  55.00  
2 (2027)  
obtain permit  
Temporary Encroachment Permit - Form 2 - Security deposit   
New driveway/entrance, driveway widening   
\$        1  
  85.00  
\$        1  
  91.00  
2 (2027)  
required\*\*  
or off-street parking pad  
Schedule E. - Engineering  
Page 3  
Page 17 of 49 of 9  


Schedule E. - Engineering  
By-law No. 2026-XXX  
Temporary Encroachment Permit - Form 2 - Security deposit   
\$     2  
  ,000.00  
\$     2  
  ,000.00  
2 (2027)  
Temporary Encroachment Permit - Form 2 - 90 day extension \$             9  
  2.50 \$             9  
  5.00  
2 (2027)  
Temporary Encroachment Permit - Form 2 - Failure to obtain  \$           3 70.00 \$           3 81.00  
2 (2027)  
permit  
Temporary Encroachment Permit – Form 3 – Security   
\$           1  
  54.00 \$           1  
  59.00  
Scaffolding, Hoarding and/or Refuse Bin   
2 (2027)  
Deposit Required  
Temporary Encroachment Permit – Form 3 – Security   
\$        2  
  ,000.00 \$        2  
  ,000.00  
2 (2027)  
Deposit/Occupation Payment Advance  
Temporary Encroachment Permit – Form 3 – 90 day   
\$             7  
  7.00 \$             7  
  9.00  
2 (2027)  
extension  
Temporary Encroachment Permit – Form 3 – Failure to obtain  \$           3 08.00 \$           3 17.00  
2 (2027)  
permit  
Temporary Encroachment Permit – Form 3 – Daily   
\$               5  
   .28 \$               5  
   .44  
per day  
2 (2027)  
Occupation Fee   
34. Special Services Applications (admin fee)  
 \$           250.00   \$           250.00   \$           250.00   
each  
Exempt  
Plus security deposit.  
1 (2026)  
Security is returned after City inspection of   
35. Site Service Security - Short Side (1 lane of traffic)  
 \$      15,000.00   \$      15,000.00   \$      15,000.00   
each  
2 (2027)  
works. 10% is held for 12 months.  
Security is returned after City inspection of   
36. Site Service Security - Long Side (2 lanes of traffic)  
 \$      20,000.00   \$      20,000.00   \$      20,000.00   
each  
2 (2027)  
works. 10% is held for 12 months.  
Oversize/Overweight Permit - Single move object or load   
37.  
\$          160.00 \$          165.00 \$          170.00  
each  
Exempt  
3 (2028  
(admin fee)  
Oversize/Overweight Permit - Multiple move objects or loads -   
38.  
 \$           285.00   
\$        2  
  90.00  
\$        2  
  95.00  
first month  
Exempt  
1 (2026)  
by month or 30 days (maximum) (admin + road review)  
Oversize/Overweight Permit - Multiple move objects or loads -   
39.  
 \$           120.00   
\$        1  
  25.00  
\$        1  
  30.00  
per month  
Exempt  
1 (2026)  
more than 1 month or 30 days up to 1 year (maximum)  
Oversize/Overweight Permit - Multiple move objects or loads -   
40.  
 \$           150.00   
\$        1  
  55.00  
\$        1  
  60.00  
per km  
Exempt  
For an approved route.  
2 (2027)  
by month or 30 days (maximum) Security  
Oversize/Overweight Permit - Multiple move objects or loads -   
41. more than 1 month or 30 days up to 1 year (maximum)   
 \$           250.00   
\$        2  
  60.00  
\$        2  
  70.00  
per km  
Exempt  
For an approved route.  
2 (2027)  
Security  
Schedule E. - Engineering  
Page 4  
Page 18 of 49 of 9  


Schedule E. - Engineering  
By-law No. 2026-XXX  
Oversize/Overweight Permit - Multiple move objects or loads   
Only applies to bulk fuel/water companies.   
42.  
 \$        1,000.00   
\$     1  
  ,000.00  
\$     1  
  ,000.00  
each  
Exempt  
2 (2027)  
Full City Movement Security for Fuel and Water Contractors  
Does not include an approved route.  
\*Development Charges  
See note.  
See note.  
See note.  
See the City's Development Charges by-law  
3 (2028)  
43. Watermain frontage fee - capital cost recovery or contribution  
\$          8  
  9.00  
\$          9  
  2.00  
\$          9  
  5.00  
per metre  
Exempt  
3 (2028)  
44. Wastewater Sewer fee - capital cost recovery or contribution  
\$          8  
  9.00  
\$          9  
  2.00  
\$          9  
  5.00  
per metre  
Exempt  
3 (2028)  
45. Storm Sewer fee - capital cost recovery or contribution  
\$          7  
  6.00  
\$          7  
  8.00  
\$          8  
  0.00  
per metre  
Exempt  
3 (2028)  
per square   
46. Sidewalk fee - capital cost recovery or contribution  
\$        1  
  36.00  
\$        1  
  40.00  
\$        1  
  45.00  
Exempt  
3 (2028)  
metre  
Urban Roadway with Curb & Gutter fee - capital cost   
47.  
\$          6  
  6.00  
\$          6  
  8.00  
\$          7  
  0.00  
per metre  
Exempt  
3 (2028)  
recovery or contribution  
Rural Roadway (paved) fee with roadside ditches - capital   
48.  
\$          6  
  6.00  
\$          6  
  8.00  
\$          7  
  0.00  
per metre  
3 (2028)  
cost recovery or contribution  
Stormwater Management Cash-in-lieu of construction -   
49.  
\$      4  
  7,828.00 \$      4  
  9,263.00 \$      5  
  0,740.00  
per hectare  
Exempt  
3 (2028)  
capital cost recovery or contribution  
50. For any services not listed but provided, the City will charge incurred costs up to the actual cost incurred by the City based on staff time and materials plus a 7% overhead fee.  
3 (2028)  
Note 1: Total Development/Construction Cost includes estimated construction value of on-site and/or off-site works (excluding dwellings and landscaping), 5% contingency costs, 7% for   
51.  
3 (2028)  
Engineering design, administration and inspection costs, plus HST.  
Schedule E. - Engineering  
Page 5  
Page 19 of 49 of 9  


Schedule J. - Public Works  
By-law No. 2026-XXX  
Applicable   
Review   
Service or Activity  
2026  
2027  
2028  
Unit  
Notes  
Tax  
Cycle  
Downtown Sidewalk Snow Removal  
per standard   
storefront   
1. Downtown Snow Removal Services   
\$           1  
   23.00 \$           1  
  23.00 \$           1  
  23.00  
Exempt  
2 (2027)  
(8m), per   
invoice  
Public Works Division - Water/Wastewater  
2. Water and Sewer After Hours Call  
\$           4  
   50.00 \$           4  
  50.00 \$           4  
  50.00  
each  
Exempt  
2 (2027)  
Sewer Camera Inspections - Private   
3.  
\$           4  
   50.00 \$           4  
  50.00 \$           4  
  50.00  
each  
Exempt  
2 (2027)  
Property  
4. Water Main Tap - 50mm or smaller  
\$           5  
   20.00 \$           5  
  30.00 \$           5  
  30.00  
each  
Exempt  
3 (2028)  
5. Water Main Tap - Greater Than 50mm  
\$        1  
  ,460.00 \$        1  
  ,490.00 \$        1  
  ,490.00  
each  
Exempt  
3 (2028)  
6. Bulk Water Sales - Administration Fee  
\$             7  
   5.00 \$             7  
  5.00 \$             7  
  5.00  
monthly  
Exempt  
Charged on all monthly bulk water invoices.  
3 (2028)  
first block   
7. Bulk Water Sales  
2x  
2x  
2x  
+ HST     Bulk water is measured in cubic meters (m3).  Sales will  3 (2028)  
rate  
be rounded to the nearest cubic metre.  
8. Fire Hydrant Use - Water Meter Deposit  
\$           1  
   50.00 \$           1  
  50.00 \$           1  
  50.00  
each  
Exempt  
1 (2026)  
Fire Hydrant Use - Backflow Preventer   
9.  
\$           1  
   50.00 \$           1  
  50.00 \$           1  
  50.00  
per use  
Exempt  
2 (2027)  
Deposit  
Water & Sanitary & Storm Connection  
\$      2  
  3,150.00 \$      2  
  3,650.00  
each  
Exempt  
1 (2026)  
Water & Sanitary Connection  
\$      2  
  0,000.00 \$      2  
  0,500.00  
each  
Exempt  
1 (2026)  
Sanitary Sewer connection  
\$      1  
  7,450.00 \$      1  
  7,800.00  
each  
Exempt  
1 (2026)  
10. Sewer Connection Inspection  
\$           3  
   50.00 \$           3  
  50.00 \$           3  
  50.00  
each  
Exempt  
For inspection of site servicing or similar.   
1 (2026)  
Water Connection  
\$        8  
  ,700.00 \$        8  
  ,900.00  
each  
Exempt  
1 (2026)  
Water Service Removal  
\$        2  
  ,400.00 \$        2  
  ,450.00  
each  
Exempt  
1 (2026)  
per cubic   
For septage hauled and dumped at the City's   
11. Septage Dumping Fee  
\$             2  
   5.00  
\$            2  
   5.00  
\$            2 5.00  
+ HST      
1 (2026)  
metre  
Wastewater plant.   
Meter and bill at regular water rates. Developer is   
Based on   
Maintaining water quality during phased   
responsible for cost of meter. Incurred costs as   
12.  
Cost Recovery Cost Recovery Cost Recovery  
each  
actual   
1 (2026)  
development  
determined by staff time and materials not exceeding   
costs.  
actual costs.  
Schedule J. - Public Works  
Page 6   
Page 20 of 49 of 9  


Schedule J. - Public Works  
By-law No. 2026-XXX  
Based on  Actual costs incurred based on staff time not exceeding   
13. Contractor/Developer Support  
Cost Recovery Cost Recovery Cost Recovery  
each  
actual   
1 (2026)  
actual costs.  
costs.  
Actual costs incurred as determined by staff time and   
Based on  materials not exceeding actual costs, including cost of   
14. New Build Water Meter  
Cost Recovery Cost Recovery Cost Recovery  
each  
actual   
1 (2026)  
meter by size, radio read box and one visit to turn-on   
costs.  
and inspect.  
Based on  Actual costs incurred as determined by staff time and   
15. Supervision of Sanitary repair or connection  
Cost Recovery Cost Recovery Cost Recovery  
each  
actual   
1 (2026)  
materials not exceeding actual costs.  
costs.  
Events  
16. Road Closure  -Single area set up  
\$           4  
   86.73  
\$          4  
   86.73  
\$          4 86.73  
per event  
+HST  
3 (2028)  
17. Road Closure - Multiple areas set up  
\$           7  
   07.96  
\$          7  
   07.96  
\$          7 07.96  
per event  
+HST  
3 (2028)  
18. Road Closure - Detour set up  
\$           2  
   21.24  
\$          2  
   21.24  
\$          2 21.24  
per event  
+HST  
To set up detour signs  
3 (2028)  
Event fees for road closures and detour set ups are   
19. Road Closures and Detours - After Hours  
2x  
2x  
2x  
per event  
charged at 2x the rate when required outside of regular  3 (2028)  
working hours (7:30 a.m. to 4:00 p.m.)  
20. Event Barrel Usage  
\$               4  
   .42  
\$              4  
  .42  
\$              4 .42  
Each  
+HST  
3 (2028)  
21. Event Barricade Usage  
\$             1  
   3.27  
\$            1  
   3.27  
\$            1 3.27  
Each  
+HST  
3 (2028)  
Schedule J. - Public Works  
Page 7   
Page 21 of 49 of 9  


Schedule L. - Transit  
By-law No. 2026-XXX  
Applicable   
Review   
Service or Activity  
2026  
2027  
2028  
Unit  
Notes  
Tax  
Cycle  
Cash Fares  
1.  
1 - 5 Years  
No Charge  
No Charge  
No Charge  
Exempt  
2 (2027)  
2.  
Students  
\$            2 .75 \$           2 .75 \$           2  
  .75  
each  
Exempt  
2 (2027)  
3.  
All Others  
\$            3 .25 \$           3 .25 \$           3  
  .25  
each  
Exempt  
2 (2027)  
Day Passes  
4.  
Day Pass  
\$            9 .00 \$           9 .00 \$           9  
  .00  
each  
Exempt  
2 (2027)  
5.  
10-day Pass  
\$          2  
  7.00 \$         2 7.00 \$         2 7.00  
each  
Exempt  
2 (2027)  
Monthly Passes  
6.  
Pre-School  
No Charge  
No Charge  
No Charge  
Exempt  
3 (2028)  
7.  
Elementary Students  
\$          3  
   7.50 \$         3 7.50 \$         3 7.50  
per month  
Exempt  
Subject to current reduced rate as approved by Council  
3 (2028)  
8.  
High School, College or Mature Student  
\$          3 7.50 \$         3 7.50 \$         3 7.50  
per month  
Exempt  
Subject to current reduced rate as approved by Council  
3 (2028)  
9.  
Senior Citizen (65+)  
\$          5  
  7.50 \$         5 7.50 \$         5 7.50  
per month  
Exempt  
3 (2028)  
10. Adult  
\$          7 2.50 \$         7 2.50 \$         7 2.50  
per month  
Exempt  
3 (2028)  
Requires current ODSP or OW statement or verification   
11. Affordable Fare  
\$          5  
   7.50 \$         5 7.50 \$         5 7.50  
per month  
Exempt  
3 (2028)  
letter for proof of income support  
Semester Pass  
12. Semester Pass  
\$        1 65.00 \$       1 65.00 \$       1  
  65.00  
each  
Exempt  
3 (2028)  
Other Fares  
13. Trainers of Dogs from Canine Vision Canada  
No Charge  
No Charge  
No Charge  
each  
Exempt  
1 (2026)  
14. Support person accompanying a person with a disability  
No Charge  
No Charge  
No Charge  
each  
Exempt  
1 (2026)  
Schedule L. - Transit  
Page 8   
Page 22 of 49 of 9  


Schedule M. - Waste  
By-law No. 2026-XXX  
Applicable   
Review   
Service or Activity  
2026  
2027  
2028  
Unit  
Notes  
Tax  
Cycle  
Waste Management Fees  
Individual bag tags sold at City Hall, Public Works or the   
1. Bag Tag  
\$            3  
  .00 \$          3  
  .00 \$          3  
  .00  
each  
Exempt  
1 (2026)  
Library, otherwise tags must be sold in strips of five.  
2. Earth Machine Composter   
\$          3 0.98  
\$        3  
  0.98  
\$        3  
   0.98  
each  
+HST  
2 (2027)  
3. Kitchen Compost Container  
\$            6  
   .30  
\$          6 .30  
\$          6 .30  
each  
+HST  
2 (2027)  
Fee for a replacement green bin. Applies if the bin is not   
4. Replacement Green Bin   
\$          3  
  0.98 \$        3  
  0.98 \$        3  
  0.98  
+HST  
2 (2027)  
stored properly or is missing.  
Schedule M. - Waste  
Page 9   
Page 23 of 49 of 9  


Summary of Fee Changes - Operations  
E. Engineering  
E. Engineering - Summary of Fee Changes  
Service or Activity  
2025 Fee  
Proposed Fee 2026  
Rationale and Additional Information  
ADMINISTRATIVE  Servicing Agreement and Subdivision   
Note added that these will be substantially reviewed in   
CHANGE  
Agreement Preparation Fees  
2028 as they are still relatively new fees.  
Now that there is delegated approval for select simple   
Servicing or Pre-servicing Agreement   
servicing agreements, these lower fees for these   
NEW FEE  
Preparation - Stand Alone Agreement -   
\$              -   
\$                  1  
  ,000.00 instances reflect that there is less staff time required for   
Staff Delegated Minor  
these as they do not require a council report and   
execution.  
Now that there is delegated approval for select simple   
 \$2,000.00 plus all   
Servicing or Pre-servicing Agreement   
servicing agreements, these lower fees for these   
legal fees and   
NEW FEE  
Preparation - Stand Alone Agreement -   
\$              -   
instances reflect that there is less staff time required for   
agreement   
Staff Delegated Major  
these as they do not require a council report and   
registration\*   
execution.  
New agreement types that capture items not included in   
 \$2,500.00 plus all   
Capital Contribution or Cost Sharing   
the previously noted servicing agreement fees. Formalizes   
legal fees and   
NEW FEE  
Agreement Council approved agreement -  \$              -   
the fees and provides clarity to developers by having them   
agreement   
By-law required  
listed separately as they were charged under other   
registration\*   
agreements/fees previously.  
New agreement types that capture items not included in   
Design Review - Servicing Agreement   
the previously noted servicing agreement fees. Formalizes   
Works Review - Construction Costs less   
NEW FEE  
\$              -   
4.3% the fees and provides clarity to developers by having them   
than \$100,000 (where not included in   
listed separately as they were charged under other   
Development review fees) (Note 1)  
agreements/fees previously.  
New agreement types that capture items not included in   
Design Review - Servicing Agreement   
the previously noted servicing agreement fees. Formalizes   
Works Review - Construction Costs more   
NEW FEE  
\$              -   
2.2% the fees and provides clarity to developers by having them   
than \$100,000 (where not included in   
listed separately as they were charged under other   
Development review fees) (Note 1)  
agreements/fees previously.  
Servicing Agreement - Construction   
Formalizes security in the fees and charges by-law. This   
NEW FEE  
0%  
100%  
Security  
was collected previously as it is best practice.  
CLI-ECA Third party or Peer review   
New fee to recover costs where any third party   
NEW FEE  
\$              -   
Cost Recovery  
verification  
engineering verification is required.  
1 o  
Page 24 of 49 f 6  


Summary of Fee Changes - Operations  
E. Engineering  
E. Engineering - Summary of Fee Changes  
Service or Activity  
2025 Fee  
Proposed Fee 2026  
Rationale and Additional Information  
New fee structure for temporary encroachment permit   
fees, replacing the previous fees that are being removed   
(as noted below). The new fee structure simplifies the fees   
NEW FEES  
Temporary Encroachment Permit Fees  
and ensures cost recovery. These fees were determined   
based on recorded average staff time spent   
(approximately 3-4 hours per permit issued).  
For use of a public roadway, sildewalk, trail, or boulevard   
where closures are required for more than 14 days or at   
NEW FEES  
Municipal Land Occupancy fees  
the City's sole discretion. Occupancy fees have been   
charged in the past but this is formalizing the process.   
These proposed fees are similar to other municipalities.  
A new fee which has not been charged in the past. There   
has been an increase of requests coming in in recent   
NEW FEE  
Municipal Consent  
\$              -  
\$                     1  
  00.00 years. This fee is cost recovery to cover staff time, and will   
be reviewed in 2027 to ensure it is aligned with actual   
costs.  
Removal of previous fee structure for temporary   
encroachment permits as they were an outdated fee   
Previous Temporary Encroachment   
structure and no longer relevant as the listed forms for   
FEE REMOVAL  
Permit Fees  
each fee are not used. These fees are replaced with a   
new fee structure for temporary encroachment permits as   
noted above.  
Special Services Applications (admin   
Fee increased to reflect actual costs and support cost   
FEE CHANGE  
\$        1  
  21.00 \$                     2  
  50.00  
fee)  
recovery.  
These securities are held during site servicing and   
returned once the City has inspected the works, except for   
NEW FEE  
Site Service Security - Short  
\$              -   
\$                1  
  5,000.00 10% which is held and returned after 12 months in case of   
issues arising.   
2 o  
Page 25 of 49 f 6  


Summary of Fee Changes - Operations  
E. Engineering  
E. Engineering - Summary of Fee Changes  
Service or Activity  
2025 Fee  
Proposed Fee 2026  
Rationale and Additional Information  
These securities are held during site servicing and   
returned once the City has inspected the works, except for   
NEW FEE  
Site Service Security - Long  
\$              -   
\$                2  
  0,000.00 10% which is held and returned after 12 months in case of   
issues arising.   
Oversize/Overweight Permit - Single   
Fee increased to reflect actual costs and support cost   
FEE CHANGE  
\$          7  
  2.00 \$                     1  
  60.00  
move object or load (admin fee)  
recovery.  
Oversize/Overweight Permit - Multiple   
Fee increased to reflect actual costs and support cost   
FEE CHANGE  
move objects or loads - by month or 30   
\$        1  
  10.00 \$                     2  
  85.00 recovery. This includes patrol checking the road no less   
days (maximum) (admin + road review)  
than 4 times.  
Oversize/Overweight Permit - Multiple   
Fee decreased as the increased fee above includes the   
move objects or loads - more than 1   
administrative fee This fee is applied per month for   
FEE CHANGE  
\$        1  
  45.00 \$                     1  
  20.00  
month or 30 days up to 1 year   
subsequent months and does not capture an   
(maximum)  
administrative fee.  
Oversize/Overweight Permit - Multiple   
New security deposit, charged per kilometre for an   
NEW FEE  
move objects or loads - by month or 30   
\$              -   
\$                     1  
  50.00 approved route.  
days (maximum) Security  
Oversize/Overweight Permit - Multiple   
move objects or loads - more than 1   
New security deposit, charged per kilometre for an   
NEW FEE  
\$              -   
\$                     2  
  50.00  
month or 30 days up to 1 year   
approved route.  
(maximum) Security  
Oversize/Overweight Permit - Multiple   
move objects or loads Full City   
New security deposit. This one is for bulk fuel or water   
NEW FEE  
\$              -   
\$                  1  
  ,000.00  
Movement Security for Fuel and Water   
contractors and does not include an approved route.  
Contractors etc.   
3 o  
Page 26 of 49 f 6  


Summary of Fee Changes - Operations  
E. Engineering  
E. Engineering - Summary of Fee Changes  
Service or Activity  
2025 Fee  
Proposed Fee 2026  
Rationale and Additional Information  
Note 1: Total Development/Construction   
Cost includes estimated construction   
value of on-site and/or off-site works   
ADMINISTRATIVE  (excluding dwellings and landscaping),   
Note added.  
CHANGE  
5% contingency costs, 7% for   
Engineering design, administration and   
inspection costs, plus HST.  
4 o  
Page 27 of 49 f 6  


Summary of Fee Changes - Operations  
Schedule J. - Public Works  
J. Public Works - Summary of Fee Changes  
Service or Activity  
2025 Fee  
Proposed Fee 2026  
Rationale and Additional Information  
Fees for Water/Sanitary/Storm connections to be removed   
as the City no longer offers these services. Instead,   
FEE REMOVALS  
Water/Sanitary/Storm Connection fees  
\$                           -   
contractor is responsible for work and the City inspects it   
once complete.  
NEW FEE  
Sewer Connection Inspection  
\$              -   
 \$                     350.00  For inspection of sewer services installed by contractor.  
FEE REMOVAL  
Water Service Removal  
\$                           -   
Fee removed as this service is no longer offered.  
New fee for setting up road closures for events to recover   
costs. Fee is for events that require the set up of a single   
NEW FEE  
Road Closure - Single Area Set up  
\$              -   
\$                     5  
  50.00 area/road closure. Typically this takes 2 staff   
approximately 3-4 hours as well as vehicle usage.  
New fee for setting up road closures for events to recover   
NEW FEE  
Road Closure - Multiple Area Set up  
\$              -   
\$                     8  
  00.00 costs. Fee is for events that require the set up of multiple   
areas/road closures.  
New fee for events that require staff to set up detours due   
NEW FEE  
Detour Required  
\$              -   
\$                     2  
  50.00 to event road closures.  
Event fees for road closures and detour set ups are   
NEW FEE  
Road Closures and Detours - After Hours \$              -   
2x charged at double the regular rate if required outside of   
the regular working hours of 7:30 a.m. to 4:00 p.m.   
Charged per barrel for events. Barrels were previously   
NEW FEE  
Event Barrel Usage  
\$              -   
\$                         5  
  .00 provided free of charge.  
Charged per barricade for events. Barricades were   
NEW FEE  
Event Barricade Usage  
\$              -   
\$                       1  
  5.00 previously provided free of charge.  
5 o  
Page 28 of 49 f 6  


Summary of Fee Changes - Operations  
M. Waste  
M. Waste - Summary of Fee Changes  
Service or Activity  
2025 Fee  
Proposed Fee 2026  
Rationale and Additional Information  
Fee for a replacement green bin in cases where the bin is   
improperly stored and becomes damaged, or is   
missing/stolen. The fee does not apply if the bin is   
NEW FEE  
Green Bin  
\$              -   
 \$                       30.98  damaged by contractor or during snow maintenance by   
the City. The fee of \$30.98 plus HST (\$35.00) recovers   
the price that the City pays for the bin.   
6 o  
Page 29 of 49 f 6  


**Staff Report **  
** **  
** **  
**Report To**:    
Operations Committee   
**Report From**:   Bryce McDonald, Manager of Water and Wastewater** **  
**Meeting Date**:   April 23, 2026   
**Report Code**:   
OP-26-010   
**Subject**:    
 Bulk Water Sales and Application   
   
**Recommendations: **  
THAT in consideration of Staff Report OP-26-010 respecting Bulk Water Sales   
and Application, the Operations Committee recommends that City Council   
receive the report for information purposes.   
**Highlights: **  
   
The City is implementing a new bulk water sales application which   
helps to:   
o   
Define roles and expectations   
o   
Clarify established service levels   
o   
Provides an opportunity to clean up non-active accounts   
o   
Updates user contact information for future communications   
o   
Addresses outstanding liability concerns   
**Vision 2050 - Strategic Plan Alignment: **  
[Strategic Plan ](http://www.owensound.ca/StrategicPlan)Priority: The recommendation contributes to core service   
delivery or a corporate initiative that enables service delivery for one or more   
strategic priorities.   
**Previous Report/Authority: **  
N/A   
Staff Report OP-26-010: Bulk Water Sales and Application   
Page **1** of **4**   
Page 30 of 49  


**Background: **  
The City of Owen Sound offers bulk water sales to registered customers via   
an automated bulk water fill station located at the Public Works Yard (1900   
20th St. East). Customers who set up an account can access the filling station   
during regular business hours by using a magnetic key fob and unique PIN   
code. Outside of business hours, the yard gate is locked and therefore the   
station cannot be accessed. Registered customers are billed monthly for   
consumption plus an administrative fee to cover the invoicing process. The   
filling station has become quite popular and is utilized by a variety of   
customers from bulk drinking water haulers to sewer inspection/cleaning   
services, directional drilling, hydroseeding, landscaping, paving and many   
others. Although the bulk water fill station provides a valuable service and   
helps control unauthorized water taking and unnecessary use of hydrants,   
the current set-up poses several challenges including:   
   
User Account Management    
   
Insurance/Liability   
   
Location and congestion   
   
Connection size and fill rate   
   
Access limited to facility operating hours   
   
Cross-Contamination Risks      
It is in the City’s best interest to maintain a bulk water filling station as this   
ensures:   
   
Maximization of revenue generation (minimizes use of non-revenue   
water sources);   
   
Reduces the need/justification for contractors to use fire hydrants;   
and   
   
Reduces the potential of contamination and damage to the   
distribution system.   
The City earned \$18,000 in bulk water revenue in 2025.   
**Analysis and Options: **  
Success in delivering this service includes maintaining an up-to-date   
customer database to ensure timely communications, for example for billing   
and out-of-service notifications. As part of the implementation of this   
program, all existing customers will be asked to complete the application,   
thereby ensuring current contact information. Facilitating communication will   
also increase customer satisfaction.   
Staff Report OP-26-010: Bulk Water Sales and Application   
Page **2** of **4**   
Page 31 of 49  


Staff have developed a new, straightforward application form that reflects   
the provider-customer relationship.   
Developed with legal review, the new application form clearly defines the   
filling station conditions of use and termination provisions to manage the   
City’s risk and liability.   
The application includes disclaimers requiring users to carry liability   
insurance naming the City as an additional insured. It also describes the   
limitations of the City’s responsibility with respect to disinfection of the filling   
connection and that the City cannot guarantee water quality once it is being   
dispensed. This is due to the current filling method being via direct   
connection, similar to the way a fire truck would connect to a hydrant;   
because the City has no control over the level of disinfection the various   
customers apply to their vehicles and equipment, the City must protect itself   
from liability should the load be affected as a result. The new bulk water   
sales application will help address these concerns.   
Challenges related to location, connection size, fill rate and access are   
growing concerns that are being monitored as use of the filling station grows   
and the Public Works Yard becomes more congested. City staff have been   
investigating off-site solutions that would provide better service and access.   
**Resource Alignment: **  
**Financial Resources **  
No additional financial resources were required to develop the new   
application, and existing resources are adequate to support its   
implementation. Future facility upgrades will be presented for consideration   
during the capital budget review process.   
**Human Resources **  
No additional Human Resources are needed to execute the new application   
process.   
**Time and Scheduling **  
Customers with email addresses on file will receive new applications; for   
those without email addresses on file, they will need to complete the   
application in-person at Public Works before their account is re-activated.   
**Technology and Infrastructure **  
Staff Report OP-26-010: Bulk Water Sales and Application   
Page **3** of **4**   
Page 32 of 49  


No new technology or infrastructure is required at this time.   
**Climate and Environmental Impacts: **  
There are no anticipated climate or environmental impacts.   
**Communication and Engagement: **  
Customers with email addresses on file will receive an email with new   
application form and information will be post on the City of Owen Sounds   
Water page.   
**Report Developed in Consultation With: **  
The new application form was developed in consultation with Kristen Van   
Alphen, Manager of Legislative Services, and Lauren Stewart, Purchasing and   
Claims Coordinator.   
**Attachments: **  
Bulk Water User Application   
**Reviewed by:   
**Lara Widdifield, Director of Public Works and Engineering   
**Submission approved by:   
**Tim Simmonds, City Manager   
For more information on this report, please contact Bryce McDonald,   
Manager of Water and Wastewater at[ bmcdonald@owensound.ca ](mailto:bmcdonald@owensound.ca)or 519-  
376-4440 x 3224.   
Staff Report OP-26-010: Bulk Water Sales and Application   
Page **4** of **4**   
Page 33 of 49  


**BULK WATER SALES PROGRAM APPLICATION **  
Water Department – City of Owen Sound   
808 2nd Avenue East, Owen Sound ON N4K 2H4   
[bulkwaterusers@owensound.ca ](mailto:bulkwaterusers@owensound.ca)   
    
   
   
   
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_   
   
(the “**Customer**”)   
   
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_   
   
(Date of Application)    
   
   
**Background **  
1.   
The City owns and operates the Bulk Water Filling Station located at   
1900 20th Street East, Owen Sound Ontario (the “**Station**”) at which   
authorized customers can purchase large volumes of water.    
2.   
Customers who wish to purchase water in bulk from the Station are   
required to enrol in the City’s Bulk Water Sales Program by completing   
a Bulk Water Sales Program Application.    
3.   
This application sets out the terms and conditions of enrolling into the   
Bulk Water Sales Program.  By signing and submitting this application,   
the Customer agrees to be bound by these terms and conditions while   
enrolled in the Bulk Water Sales Program.   
** **   
**Definitions  **  
4.   
In this application:   
   
“Backflow Preventor” means a backflow prevention device designed to   
prevent the reverse flow of water into the potable water supply. The   
Station’s Backflow Preventor is the point where the system connects to   
the Customer’s water taking system;   
“Deposit” means any applicable deposit or prepayment in respect of   
the purchase of water in bulk, in accordance with the City’s Fees and   
Charges Bylaw;    
“PIN Code” means the confidential, unique code that identifies the   
Customer, comprising a Customer ID account number and a personal   
identification number;    
Potable Water Hauler” means a person or entity engaged in bulk   
vehicular transportation of water for drinking, culinary, or other   
purposes involving a likelihood of the water being ingested by humans;   
“Rate” means the price per cubic metre of bulk water under the City’s   
Fees and Charges By-law;    
“Safe Drinking Water Act” means the *Safe Drinking Water Act*, S.O.   
2002, c. 32, as amended from time to time or any successor   
legislation;    
“Station” is defined in the background of this application;   
“Term” means the Initial Term and any Extension Term;    
Page **1** of **7 **   
** **   
    
    
Page 34 of 49  


“Terms of Use” means the conditions for use of the City’s Bulk Water   
Sales Program, including requirements related to use of the Station,   
customer accounts, vehicle infrastructure, maintenance, record   
keeping and submissions;   
“Water Hauler” means a person or entity engaged in bulk vehicle   
transportation of water for purposes other than potable water used for   
drinking, culinary, or other purpose involving a likelihood of water   
being ingested by humans;   
“Water Taker” means a person or entity that is a Potable Water Hauler   
or a Water Hauler that is not the Customer.     
   
**Purchase of Bulk Water  **  
5.   
The Customer is permitted to purchase water in bulk at the Station,   
subject to the terms and conditions provided in this application.    
    
**Role of the City  **  
6.   
The City shall:    
a.   
following execution of this application and enrollment of the   
Customer in the Bulk Water Sales Program, issue an   
Identification Code to the Customer to allow the Customer   
access to the City’s licensed software to enable the Customer’s   
water taking;    
b.   
test the water at the Station, up to the Station’s Backflow   
Preventor, for potability and ensure compliance with the   
applicable provisions of the Safe Drinking Water Act;    
c.   
provide a 3” male camlock fitting on the pipe that provides the   
water at the Station;    
d.   
record the amount of water (in cubic metres) taken by the   
Customer;    
e.   
calculate the costs of water taken by the Customer, based on the   
quantity of water taken and the Rate; and     
f.   
obtain payment from the Customer for the costs of water taken.    
   
7.   
The City may:    
a.   
define and, from time to time, amend or restate, the terms and   
conditions of the Bulk Water Sales Program;   
b.   
require the Customer to provide copies of inspection or testing   
records applicable to the Customer’s water taking; and   
c.   
take such further or other action as reasonably necessary in   
order to carry out the intent of the Bulk Water Sales Program.    
    
**Role of the Customer  **  
8.   
The Customer acknowledges and agrees that:    
a.   
the Customer’s right to access the Station and purchase water is   
conditional on the Customer’s compliance with the terms and   
conditions of the Bulk Water Sales Program as detailed in this   
application;    
b.   
the City only tests the water at the Station before its Backflow   
Preventor and does not test the water beyond the Station   
Backflow Preventor. Beyond the Station Backflow Preventor,   
contamination or cross-contamination of the water may occur   
and, as such, the water taken beyond the Station Backflow   
Preventor may not be potable;     
Page **2** of **7 **   
** **   
    
    
Page 35 of 49  


c.   
the Customer uses the water at their own risk;    
d.   
the City does not guarantee any aspect of its bulk water sales   
service and water may not be available at the Station;    
e.   
the City does not provide any alternative bulk water fill station in   
the event of Station closure or water unavailability;    
f.   
the City is not liable for any losses, costs, or damages of any   
kind in respect of the quality, potability, quantity, or availability   
of water at the Station;    
g.   
the City may conduct 24-hour video surveillance of the Station;   
and    
h.   
the City may inspect any vehicle seeking to access or use the   
Station for compliance with these terms and conditions.     
   
9.   
The Customer shall:    
a.   
upon enrollment in the City’s Bulk Water Sales Program, pay any   
applicable Deposit and obtain an Identification Code from the   
City;     
b.   
protect the confidentiality of the Customer’s PIN Code, and not   
share it with any third party including any other Water Taker;    
c.   
pay for all water taken in connection with the use or misuse of   
the Customer’s Identification Code, including any water taken by   
any third party or other Water Taker using the Customer’s PIN   
Code;    
d.   
not modify, tamper, or otherwise alter the Station fill pipe’s three   
inch (3”) male camlock fitting;    
e.   
pay all applicable fees and charges levied by the City in respect   
of the use of the Customer’s Identification Code, the Station, and   
water-taking;    
f.   
pay for any costs, losses or repairs resulting from the Water   
Taker’s improper use of, or damage to, the Station;    
g.   
follow all instructions given by the City in respect of use of the   
Station and the purchase of the water, whether such instructions   
are posted at the Station, or provided orally or in writing to the   
Customer;    
h.   
not damage the Station, litter, wash vehicles or make any use of   
the Station other than the purchase of bulk water in accordance   
with these terms and conditions;    
i.   
promptly notify the City if the Customer causes, observes, or   
becomes aware of any actual or threatened damage,   
malfunction, backflow (back-siphon) event or contamination to   
the water system at the Station by immediately contacting the   
City’s Public Works division by phone or email.     
     
10.  The Customer may:    
a.   
when the Station is open, enter the Station and use the   
Customer’s Identification Code to obtain water; and     
b.   
at Customer’s own cost and expense, have the water the   
Customer obtains at the Station tested to determine the quality   
and/or potability of the water.    
    
**Representations and Warranties   **  
11.  The Customer represents and warrants that:     
a.   
if the Customer is a corporation, that it is duly incorporated,   
amalgamated, or continued under the law of its jurisdiction of   
incorporation, amalgamation or continuance, is in good standing,   
Page **3** of **7 **   
** **   
    
    
Page 36 of 49  


and all has all necessary corporation power and capacity to   
submit this application, enroll in the Bulk Water Sales Program   
and comply with its terms and conditions; and     
b.   
the Customer shall comply with applicable laws, rules and   
regulations.     
    
12.  The City makes no representation and gives no warranty:     
a.   
about the quality of water at the Station beyond the backflow   
preventor;     
b.   
that any actions, measures or steps will be taken by the City to   
prevent any adverse effects on the quality of water at the   
Station, after its taking by the Customer;    
c.   
that the water taken by the Customer is potable or suitable for   
any purpose (whether or not it is a purpose to which the City   
knows the Customer may put the water).     
    
**Suspension or Termination  **  
13.  The City may:    
a.   
with or without prior notice to Customer, temporarily close the   
Station at any time for maintenance, repair, or any other reason   
in the City’s sole discretion, in each case without any obligation   
to provide any alternative bulk water filling station. In the event   
of Station closure, the Customer’s rights under the Bulk Water   
Sales Program shall be suspended for the duration of the   
closure. Unless terminated in accordance with the provisions of   
this section 14, the term of enrolment in the Bulk Water Sales   
Program shall continue to run during a Station closure;    
b.   
terminate the Customer’s enrollment in the Bulk Water Sales   
Program for convenience upon at least thirty (30) days’ notice to   
Customer;    
c.   
terminate the Customer’s enrollment in the Bulk Water Sales   
Program upon at least seven (7) calendar days’ notice to   
Customer if:    
i.  in the City’s discretion, the Station becomes incapable of   
supplying water, or it is commercially impracticable or   
impossible for the City to perform its obligations under the   
Bulk Water Sales Program;    
ii.  the Customer fails to comply with any provision of the   
Water Management By-law, including any provision   
regarding payment of fees and charges; and    
d.   
terminate the Customer’s enrollment in the Bulk Water Sales   
Program effective immediately, and without notice, if:    
i.  a change in law after the date of this application imposes   
any restriction or requirement that has or will have a   
material impact on the obligations or liability of the City   
under the Bulk Water Sales Program or makes it unlawful   
for the City to perform its obligations under the Bulk Water   
Sales Program;    
ii.  the Customer is in default or fails to comply with any of   
the terms and conditions of the Bulk Water Sales Program   
and such default or non-compliance, in the City’s   
discretion, is incapable of cure or is not cured to the City’s   
satisfaction within the time period set out in a notice to   
Customer;    
iii.  the Customer causes any damage to the Station, litters,   
washes vehicles, or makes any use of the Station other   
Page **4** of **7 **   
** **   
    
    
Page 37 of 49  


than the purchase of bulk water in accordance with these   
terms and conditions;    
iv.  the Customer causes, observes, or becomes aware of any   
actual or threatened damage, malfunction, backflow (back-  
siphon) event or contamination to the water system at the   
Station and fails to promptly notify the City in accordance   
with these terms and conditions;    
v.  the Customer:   
1.  becomes insolvent, admits its inability to pay its   
debts generally as they become due, makes an   
assignment for the benefit of creditors or is the   
subject of any proceedings under any bankruptcy or   
insolvency law;    
2.  winds up, dissolves, liquidates or takes steps to do   
so or otherwise ceases to function as a going   
concern; or    
3.  if a receiver or other custodian, interim or   
permanent, of any of the assets of the Customer is   
appointed by private instrument or by court order, or   
if any exertion or other similar process of any court   
becomes enforceable against the Customer or its   
assets, or if distress is made against any of the   
Customer’s assets.    
    
**Indemnification  **  
14.  The Customer shall indemnify and save harmless the City, its elected   
officials, officers, employees, volunteers agents, contractors,   
administrators, executors, successor and assigns from and against any   
and all claims, actions, losses,  expenses,  cost or damage of every   
nature and kind (including legal fees) whatsoever which the   
indemnified persons may suffer as a result of any negligence, breach,   
violation or non-performance of the terms, covenants, or obligations of   
the Bulk Water Sales Program on the part of the Customer, its agents,   
employees and sub-consultants.     
    
**Insurance  **  
15.  The Customer shall, without restricting the generality of the provisions   
in this application related to indemnification, at its own expense,   
purchase and maintain the following insurance, with insurers licensed   
to transact insurance business in Ontario in each case in the amount   
specified, or such other amount as the City agrees in writing, and in a   
form satisfactory to the City throughout the term and for a period of   
one (1) year after termination or expiry of enrollment in the Bulk   
Water Sales Program:   
a.   
Commercial General Liability insurance providing coverage for   
bodily injury (including death), property damage, personal injury   
liability and advertising injury liability, and shall also include, but   
not be limited to, Products and Completed Operations Liability,   
Non-owned Automobile Liability, Tenant’s Legal Liability, Blanket   
Contractual Liability and Owner’s and Contractor’s Protective   
Liability. The insurance shall be written on a comprehensive   
occurrence based form with minimum inclusive limit of not less   
than Five Million ( \$5,000,000) per occurrence. The policy shall   
include a cross-liability clause and severability of interests   
provision, naming The Corporation of the City of Owen Sound as   
an Additional Insured with respect to the Customer’s operations   
Page **5** of **7 **   
** **   
    
    
Page 38 of 49  


and obligations under the Bulk Water Sales Program. All such   
insurance shall be maintained in full force and effect throughout   
the Customer’s enrollment in the Bulk Water Sales Program; and    
b.   
automobile (motor vehicle) insurance covering all liabilities for   
bodily injury and property damage arising from the use of such   
vehicles, with limits of liability of not less than Two Million   
(\$2,000,000) for each occurrence, and including:    
i.  standard owner’s form automobile policy providing third   
party liability and accident benefits insurance; and   
ii.  coverage of licensed vehicles owned or operated by or on   
behalf of the Customer.    
**MFIPPA  **  
16.  The Customer acknowledges that the City is bound by the *Municipal *  
*Freedom of Information & Protection of Privacy Act, *R.S.O. 1990, c.   
M.56 (“MFIPPA”)* *and that all information in the control and custody of   
the City with respect to enrollment in the Bulk Water Sales Program is   
subject to MFIPPA.    
    
**Notices  **  
17.  Any notice required to be given by the City shall be in writing and shall   
be sufficiently given by personal delivery or, if other than the delivery   
of an original document, by email to the other party at the address   
below in which case such notice or document shall be deemed to have   
been received the day that it was sent.    
    
    
    
For Customer:      
Attention:     
   
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_    
Name of Customer:   
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_    
Mailing Address:      
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_    
    
   
   
   
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_   
    
   
   
   
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_   
Email Address:      
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_   
   
18.  A Customer may from time to time change its address or designee for   
notification purposes by giving the City prior written notice of the new   
address or designee and the date upon which it will become effective.      
    
**General  **  
19.  This application embodies all the terms and conditions with regard to   
the Bulk Water Sales Program, and no understandings or agreements,   
verbal, collateral or otherwise exist between the parties. These terms   
and conditions may be amended unilaterally by the City upon notice to   
the Customer. No amendment of any of the terms or conditions of   
enrollment in the Bulk Water Sales Program shall be deemed valid   
unless it is in writing.    
    
20.  The Customer is acting as an independent contractor with respect to   
the City’s Bulk Water Sales Program and shall not be deemed to be the   
employee, agent, partner of, or in joint venture with the City and the   
Customer’s officers, directors, employees and agents shall not be   
deemed to be the employees, agents, partners of, or in joint venture   
with the City.    
     
Page **6** of **7 **   
** **   
    
    
Page 39 of 49  


21.  The Customer shall not assign any of its rights or obligations under the   
Bulk Water Sales Program to any third party without express written   
permission of the City, which may be withheld.    
    
22.  No waiver or any breach of these terms and conditions shall operate as   
a waiver of any subsequent breach or of the breach of any other terms   
and conditions.  No provision of these terms and conditions shall be   
deemed to be waived, and no breach excused, unless such waiver or   
the consent excusing the breach is in writing and signed by the City   
official that is purported to have given such waiver or consent.    
    
23.  These terms and conditions shall extend to be binding upon and enure   
to the benefit of the Customer and their respective successors and   
permitted assigns.    
    
24.  The invalidity or unenforceability of any term or condition shall not   
affect the validity or enforceability of any other term or condition. Any   
invalid or unenforceable provision shall be deemed to be severed.    
   
   
      
**Witness (to individuals) **  
**THE CUSTOMER   
 **  
    
    
Per:   
Per:    
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_   
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_    
Name:   
Name:    
Title:      
    
    
Per:   
Per:    
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_   
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_    
Name:   
Name:    
Title:     
   
    
I am/we are authorized to bind the   
Customer.      
 ** **   
** **   
Page **7** of **7 **   
** **   
    
    
Page 40 of 49  


**Staff Report **  
** **  
** **  
**Report To**:    
Operations Committee   
**Report From**:   Bryce McDonald, Manager of Water and Wastewater** **  
**Meeting Date**:   April 23, 2026   
**Report Code**:   
OP-26-019   
**Subject**:    
 Frozen Water – Levels of Service   
   
**Recommendations: **  
THAT in consideration of Staff Report OP-26-019 respecting Frozen Water –   
Levels of Service, that the Operations Committee recommends that City   
Council direct staff to create and update any related procedures to include   
the recommended defined service levels for frozen water as outlined in the   
report.   
**Highlights: **  
   
The last time the City experienced widespread and severe frozen   
water services was in 2014 and 2015; historical trends indicate this   
weather pattern generally occurs every 10-20 years.   
   
Although much was learned during these emergency events and   
service levels were adjusted at the time, few formal procedures   
were developed/updated.   
   
Staff annually track data that helps determine the likelihood of   
frozen pipes, including “negative degree days”, frost depths and   
distribution water temperatures.   
   
Freeze prevention initiatives such as the “Running water program”   
do not guarantee efficacy, increase administrative burden, and   
impact plant capacity and operations.   
   
In mid-February 2026, tracked trends indicated a potential for   
frozen pipes which triggered a review of approved procedures. Gaps   
and outdated procedures were identified as a result.   
Staff Report OP-26-019: Frozen Water – Levels of Service   
Page **1** of **9**

9 MATTERS POSTPONED There are no matters postponed.

MATTERS POSTPONED
There are no matters postponed.

10 MOTIONS FOR WHICH NOTICE WAS PREVIOUSLY GIVEN There are no motions for which notice was previously given.

MOTIONS FOR WHICH NOTICE WAS PREVIOUSLY GIVEN
There are no motions for which notice was previously given.

11 CORRESPONDENCE PROVIDED FOR INFORMATION There are no correspondence items being presented for information.

CORRESPONDENCE PROVIDED FOR INFORMATION
There are no correspondence items being presented for information.

12 DISCUSSION OF ADDITIONAL BUSINESS

DISCUSSION OF ADDITIONAL BUSINESS

13 NOTICES OF MOTION

NOTICES OF MOTION

14 ADJOURNMENT

ADJOURNMENT

20 th St) Request for Direction (report to follow)

th St) Request for Direction (report to follow)
8.c
Water and Wastewater